Трудовая книжка - документ, несколько десятков лет сохраняющий ключевую значимость с точки зрения процедур оформления человека на работу. Во многом в силу его высокой важности законодатель издал сразу несколько правовых актов, регулирующих то, как должны вестись и заполняться книжки.
Каким образом корректно осуществлять и то, и другое? Имеет ли место эволюция законодательства в этом направлении? Каковы особенности использования в текущем году официального документа, которым является инструкция по заполнению трудовых книжек (2014)? Россия, как известно, - страна с часто меняющимися правовыми актами в разных сферах.
Историческая справка
Инструктаж, касающийся заполнения книжек, в России издан на уровне федерального законодательства. Форма, процедуры ведения и хранения такого документа, как трудовая книжка, отнесены, согласно нормам ТК РФ, к компетенции Правительства России. Далее мы рассмотрим сущность правовых актов, изданных данным органом исполнительной власти, подробнее (собственно, они и будут главным источником информации для нас), но пока - небольшой исторический экскурс.
Трудовые книжки российского, нового, образца (заменяющие советские) были введены только в начале 2000-х. До этого правила, по которым осуществлялось их ведение и хранение, были закреплены (подумать только!) в Постановлении Совета Министров от 6 сентября 1973 года. Также этот документ дополнялся специальной инструкцией, обязательной к применению на советских предприятиях. Ее издал Государственный комитет по труду 20 июня 1974 года. По версии ряда исследователей, советское наследие прослеживается не только в России. Страны, где есть подобная нашей инструкция заполнения трудовых книжек, - Украина, Беларусь.
В 2003 году, однако, российское законодательство претерпело значительные изменения. Вместо источников права, принятых еще во времена СССР, правительство РФ издало новые, отражающие реалии современного устройства экономики акты. К тому моменту обновился также и сам Трудовой кодекс.
Основной источник права
Инструкция по заполнению трудовых книжек, используемых российскими работодателями, имеет, как мы уже сказали, полностью официальный статус. Он закреплен в соответствующем документе, изданном Правительством РФ - "О трудовых книжках", а также в специальном постановлении Минтруда РФ. Первый документ утвержден 16.04.2003 года, но после вступления в законную силу он претерпел некоторое количество изменений в рамках отдельных редакций. Второй правовой акт, в котором, собственно, излагается инструкция по заполнению трудовых книжек, - от 10.10.2003, 69 ФЗ, согласно официальному реестру. Рассмотрим основные выдержки из этих законов.
Законы не менялись?
Многие кадровые специалисты задаются вопросом: "Неужели за более чем 10 лет с момента принятия вышеуказанных правовых актов ничего не изменилось в поле регулирования работы с трудовыми книжками?" Да, все факты говорят о том, что никаких существенных новшеств инструкция заполнения трудовых книжек 2014 года, которая фигурирует в новейших выпусках кадровых СМИ, онлайн-источниках, не имеет в сравнении с той, что действовала в 2003-м. Некоторые эксперты полагают, что это связано с относительной простотой и логичностью предписаний, изложенных Правительством в начале 2000-х.
Год, который дал экспертам повод говорить о некоторых корректировках в таком документе, как инструкция по заполнению трудовых книжек, - 2013-й. Дело в том, что с 1 сентября этого года вступил в силу новый ФЗ "Об образовании". Согласно нему, существенно изменились формы прохождения обучения в вузах и некоторых средних учебных заведениях. Были, в частности, законодательно закреплены такие понятия, как "бакалавриат" и "магистратура".
Только в тот год, когда прошло 10 лет после того, как появилась инструкция по заполнению трудовых книжек (2013), образец заполнения главного кадрового документа претерпел изменения. Стало необходимо, таким образом, в разделе "Об образовании" вписывать корректные наименования соответствующих форм обучения.
Но в целом и в прошлом, и в текущем году (подумать только, сколько лет уже действует инструкция заполнения трудовых книжек!), 2014-м, работа HR-менеджеров и кадровиков идет фактически в полном следовании предписаниям, установленным еще в 2003-м.
Что предписывает Постановление "О трудовых книжках"
Согласно первому из двух названных выше правовых актов, работа с трудовыми книжками сводится к соблюдению работодателями ряда общих положений. Также в Постановлении отражается алгоритм корректного ведения документа, используемого при официальном трудоустройстве.
В числе полезных выдержек данного правового акта:
- трудовая книжка - основной официальный документ для наемных работников;
- компания-наниматель обязана вести книжку для каждого сотрудника, который работает в ней более пяти дней (при условии, что это основное место осуществления человеком трудовой деятельности);
- в документ, о котором идет речь, записываются сведения о сотруднике, характере функций, которые он выполняет в фирме, информация о перемещении между организациями, увольнениях, награждениях;
- трудовая книжка может вестись на русском или, если ее использует работодатель, зарегистрированный в одной из национальных республик, на втором государственном языке субъекта Федерации;
- работодатель должен по факту письменного обращения сотрудника в течение трех дней передать копию трудовой книжки или выписку из нее, которая корректным образом заверена.
В акте "О трудовых книжках", изданном Правительством, как мы уже сказали, в подробностях изложены алгоритмы ведения этого документа. Однако нас в данном случае интересует инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003. 69 - его порядковый номер. Согласно данному нормативному акту, работодатель получает руководство, в соответствии с которым он обязан заполнять книжки, вкладыши в них, а также дубликаты даного рода документа.
Как и чем писать
Официальная инструкция по заполнению трудовых книжек требует от компании-нанимателя производить запись дат ручкой (гелевого типа или же перьевой, роллером, шариковой). Слова в документе должны быть полными, без сокращений. Нельзя, например, писать "расп." как сокращение от "распоряжение".
Если речь идет о таком разделе, где указывается информация о местах работы человека, то зачеркивать или исправлять какие-либо данные (если они, к примеру, были внесены неправильно) нельзя. Если в написанном надо что-то поменять, то все, что необходимо сделать - внизу страницы ввести новую строчку с порядковым номером и датой, в которую вписать (в графе 3-й): "Запись за номером (указываем его) недействительна".
Затем тут же добавить корректную формулировку, отражающую принятие человека на должность, а в графе 4-й - основания для внесения поправок (это может быть, к примеру, дата и номер приказа работодателя). Аналогичным способом производится корректировка неверных сведений об увольнениях, перемещениях между компаниями-нанимателями.
Инструкция по заполнению трудовых книжек также предписывает работодателям выдавать сотрудникам по письменному запросу дубликат соответствующего документа, в котором недостоверные сведения будут отсутствовать. Правда, в этом случае трудовая книжка будет содержать надпись вида "дубликат" на первой странице.
"Легальная копия" документа, к слову, так же, как и оригинал, обладает собственным серийным номером.
Внесение в книжку персональных сведений
Рассмотрим то, как инструкция по заполнению трудовых книжек предписывает работодателям вносить в соответствующий документ данные о нанятых сотрудниках.
Что касается ФИО, то они в обязательном порядке фиксируются полностью, без каких-либо сокращений и использования инициалов.
Вписывать сведения о полученном работником образовании (в любого типа учебном заведении - школе, лицее, вузе) можно, только если есть оригинал или же надлежащим способом заверенная копия диплома, аттестата (или другого аналогичного документа).
Если новый сотрудник учился где-то, но не окончил учреждение, то соответствующую запись можно вносить, если будет показан какой-то документ, свидетельствующий об этапах прохождения обучения (студенческий билет или, например, "зачетка", или их копии).
Схожие правила - относительно профессии, специальности, квалификации. Все должно быть подтверждено документами - в оригинале или в виде надлежаще заверенных копий.
Не забываем, разумеется, о том, в каком году были внесены изменения в ФЗ "Об образовании", согласно которым на практике немного изменилась инструкция по заполнению трудовых книжек (2013). Исправления или новые данные, вносимые кадровиками, если в дипломе нового сотрудника сказано "бакалавриат" или же "магистратура", должны быть корректны соотносительно формулировкам профильного правового акта.
Изменение ФИО (например, после вступления сотрудника в брак) фиксируется на первой странице трудовой книжки. Прежние сведения можно зачеркивать одной линией и сразу вписывать корректные данные. При этом на обложке книжки (внутренней ее стороне) нужно указать, на основе каких документов вносятся изменения.
Заполняем сведения о работе
Какого рода предписания касательно внесения записей в раздел "Сведения о работе" содержит инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 (69 Положение Минтруда)?
Важно, чтобы в 3-й графе всегда указывалось полное название фирмы-работодателя (а если есть - то и сокращенное). Справа от этой записи указывается дата, когда человек вышел на работу на новом месте, слева - порядковый номер строки.
Если сотрудник в процессе осуществления деятельности в организации переходил с одной должности на другую, то это также надо фиксировать в данном разделе. В этом случае в 3-й графе указывается название отдела или иной структуры в рамках компании-работодателя, а также то, как звучит должность или новая профессия.
В обоих случаях, что отмечены выше, необходимо указывать основание для внесения соответствующих записей, всякий раз - в графе 4-й. Как правило, пишется дата и номер распоряжения или же приказа, по которому человек принимается на работу (или переходит с одной должности на другую).
Фиксируем работу по совместительству
Согласно предписаниям, которые содержит инструкция по заполнению трудовых книжек (и вкладышей к ним, кстати говоря), сведения о других местах работы человека вносятся в соответствующий документ по его желанию. Нужно только показать основной компании-нанимателю бумагу, подтверждающую выполнение трудовых функций по совместительству.
Информация фиксируется в "Сведениях о работе". Ставится новый порядковый номер строчки, во 2-й графе фиксируется дата, когда человек стал работать по совместительству, в 3-й - запись о том, в какой компании он стал работать, должность. В 4-й графе отражаются ссылки на документы, дающие основания вносить информацию о дополнительном месте выполнения человеком трудовых функций.
Стоит отметить, что совместительство и совмещение - не одно и то же. Первое подразумевает, что человек работает на компанию-нанимателя, являющую собой, во-первых, другое юридическое лицо, а во-вторых, выполняет свои трудовые функции в другом офисе (такова наиболее распространенная трактовка термина "совместительство" в среде российских юристов). В свою очередь, совмещение - это работа на двух и более должностях в одной компании. Поэтому кадровым специалистам, заполняя трудовую книжку наемного сотрудника, следует иметь в виду, что есть такой нюанс.
Награда - официально
Интересен тот факт, что сведения о награждении сотрудника (к примеру, грамотами) также должны отражаться в трудовой книжке. Для этого есть особый раздел. Он так и называется - "Сведения о награждении". Его структура также представлена 4 графами. Принцип заполнения каждой из них аналогичен алгоритмам для "Сведений о работе" - сначала порядковый номер, затем - дата награждения, после - описание награды и название документа, дающего основания делать соответствующую запись в книжке.
Уволиться по букве закона
Если человек увольняется, то этот факт также необходимо корректно зафиксировать в трудовой книжке. Для этого нужно произвести соответствующую запись в документе, отражающую, как правило, прекращение действия договора между сотрудником и компанией-нанимателем. Алгоритм ее внесения наверняка покажется нам знакомым - он также состоит из последовательной работы с 4 графами. В первой пишется порядковый номер строки, во второй - дата увольнения, в третьей указывается причина прекращения действия трудового договора, а в четвертой отмечаются сведения о документах, дающих основание делать соответствующую запись в трудкнижке (как правило, это приказ руководителя).
По каким основаниям можно увольнять наемных работников? Довольно часто сотрудники российских компаний освобождаются от занимаемой должности, исходя из такого формального основания, как "сокращение штата". Этот термин, между тем, имел широкую популярность уже в 2003 году, когда были изданы те самые правовые акты, регулирующие работу с книжками.
Вместе с тем правила остались актуальными и для года, знаменовавшего собой десятилетие реформ в трудовом законодательстве, когда появились акты, в которых содержалась инструкция по заполнению трудовых книжек (2013). С примерами увольнений по сокращению штатов российские кадровики имеют дело и сейчас, несмотря на "прогрессивность" законодательства во многих областях.
Не теряет актуальности увольнение "по соглашению сторон". Что в 2003 году, что сейчас эта формулировка использовалась кадровиками регулярно. Однако и сегодня, и, к примеру, в году, который знаменовал собой десятилетие принятия Постановления, в котором излагается инструкция по заполнению трудовых книжек (2013), краткое содержание инструктажа по корректному оформлению увольнения - очень нужный источник. Поэтому мы изложим то, как нужно вписывать соответствующие данные в книжке по двум отмеченным основаниям прекращения деятельности.
Если речь идет о "сокращении штата", то в графе номер 2 мы пишем последний отработанный увольняемым сотрудником день в компании. В третьем столбце неизменной будет формулировка: "уволен по сокращению штата". Она должна быть дополнена фразой: "пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
"Увольнение по сокращению штата" - актуальный и для 2003-го, и для года, знаменовавшего 10 лет с момента, когда была принята инструкция по заполнению трудовых книжек (2013), образец формулировки. Не нужно опасаться, считают эксперты, следования инструкциям десятилетней давности. Термин "сокращение штата" и тогда понимался, и сейчас понимается совершенно одинаково.
Если же человек увольняется по соглашению сторон, то пишем следующее: "уволен по соглашению сторон", ссылаясь на тот самый пункт 1 статьи 77-й ТК РФ. Кстати, есть другой вариант, он вполне корректен и часто практикуется. А именно: "уволен по собственному желанию". Это основание, в свою очередь, пишем со ссылкой на 3-й пункт ст. 77.
Работа с дубликатом, вкладышем
Как мы уже сказали выше, в некоторых случаях наемный сотрудник может запросить у кадровиков дубликат трудовой книжки. Это правило было установлено в 2003-м, не исчезло оно в году, что знаменовал собой 10 лет, прошедшие с тех пор, как появилась "федеральная" инструкция по заполнению трудовых книжек (2013). Вкладыш в трудовую книжку, к слову, - еще один важный и востребованный, наряду с дубликатом, дополнительный документ. То, как работать с ним, мы также сегодня изучим.
Сначала о том, как правильно заполнять дубликат.
Если нанимаемый сотрудник уже имеет опыт работы, то необходимо как-то зафиксировать длительность имеющегося у него трудового стажа. Это делается в графе 3-й раздела, где указываются сведения о работе. Длительность стажа фиксируется суммарно в годах, месяцах, а также днях работы, но без указания компаний-нанимателей и должностей. Однако "расшифровать" данные все же нужно, имея при этом документы, подтверждающие работу там-то. В каждой новой строчке указывается наименование предыдущих фирм-нанимателей, должности, сроки выполнения трудовых функций.
Теперь о вкладыше. Этот элемент добавляется в трудовую книжку, если все страницы в каком-либо из разделов заполнены. Структура вкладыша совершенно идентична основному документу. Правила заполнения абсолютно те же. Важно знать, что без трудовой книжки он недействителен. Вкладыш, между тем, - такой же официальный документ. Он изготавливается на специальном бланке, обладающем элементами защиты от подделок. На работодателей законом возложена обязанность иметь в наличии достаточное количество бланков (равно как и пустых образцов трудовых книжек).
Двуязычный официоз
Выше мы сказали о том, что при оформлении сотрудников работодателями, прописанными в национальных республиках, данные в книжках указываются не только на русском, но так же и на языке субъекта Федерации. Главное требование здесь - единообразие внешнего вида (стиля заполнения, цвета чернил и т. д.) записей. Смысловое содержание информации на русском и на национальном языке республик должно полностью совпадать. Некоторые юристы говорят о необходимости заполнения сведений на обоих наречиях одним кадровым специалистом, чтобы почерк был одинаковый.
Примерно такова структура и основные правила работы с таким документом, как инструкция заполнения трудовой книжки. 2013 - год, когда изложенный в ней алгоритм внесения записей был дополнен формулировками из смежных источников федерального законодательства. Однако в целом правила, установленные Правительством РФ в 2003-м, остаются актуальными до сих пор.
Конечно, перед нами не стояла задача отобразить эволюцию законов, касающихся работы с трудовыми книжками, результаты которой имели бы место в году, обозначившем 10 лет с момента появления такого источника права, как инструкция по заполнению трудовых книжек (2013). В картинках и схемах его ключевые положения, как это требуется при изучении многих других законодательных актов, отображать, вероятно, также нецелесообразно. Но мы убедились в простоте и логичности предписаний, излагаемых в Постановлениях Правительства РФ и подконтрольных ему ведомств. И потому у современных кадровиков не должно быть сложностей в работе с трудовыми книжками.