Всем известно, что документы должны заполняться грамотно, в соответствии с утвержденными положениями и правилами. В статье наглядно будет продемонстрирован образец заполнения трудовой книжки, а также показаны способы внесения исправлений при возникновении ошибок.
Трудовая книжка - что это и для чего она необходима
Трудовая книжка - это главный документ, подтверждающий работу и стаж работника. Именно от правильности его заполнения и ведения будет зависеть, войдут ли проработанные годы в стаж, который необходим для назначения пенсии. Несмотря на простоту бланка, кадровики, редко заглядывающие в Правила заполнения трудовой книжки, допускают ошибки.
Как их грамотно исправить, будем разбираться далее.
Структура трудовой книжки
Документ имеет следующую структуру: обложка с надписью «Трудовая книжка», титульный лист, в котором отражаются имя, фамилия и отчество работника, его образование, подтвержденное дипломами, специальность и профессия, а также имеется два раздела.
Первый называется «Сведения о работе», в нем содержатся следующие графы:
- номер по порядку;
- дата записи;
- данные о приеме на работу, сведения о переводе на иную работу, являющуюся постоянной, данные о квалификации, сведения об увольнении со ссылками на пункт статьи и закона, указание причин увольнения;
- дата, номер и название документа, из которого вносятся записи.
Второй раздел называется «Сведения о награждении», в него вносятся все виды награждений и поощрений, кроме регулярных.
Новая трудовая книжка и записи в нее
При поступлении на основное место работы следует предъявить трудовую книжку. По правилам работодатель на сотрудников, которые проработали у него более пяти дней, ведет трудовые книжки. Если же человек до прихода на предприятие ранее нигде не работал, трудовую ему выдают и заполняют на первом месте работы. Не являются исключением и индивидуальные предприниматели, которые обязаны вести книжки на наемных работников.
В первую очередь при оформлении нового документа необходимо заполнить все имеющиеся графы титула – Ф. И. О. полностью, число, год и месяц рождения, образование, специальность. Сведения берутся из документов, которые приносит сам работник. Обязательно нужно поставить подпись должностного лица, наделенного полномочиями по ведению книжек; печать предприятия. Без них документ будет считаться недействительным. Далее на основании приказа, которым принят работник, вносятся соответствующие данные.
Образец заполнения трудовой книжки приводится ниже.
Общество с дополнительной ответственностью «Самый лучший работодатель»
ОДО «Самый лучший работодатель»
1. 01. 02. 2015 принят на работу на должность специалиста отдела по работе с проблемной задолженностью, приказ № 26 от 02. 02. 2015.
Как показывает практика, ошибка при заполнении трудовой книжки чаще всего встречается именно при внесении сведений в третью графу. Название организации записывается перед данными о приеме на работу. Запись об организации не нумеруется и не датируется. Нумерации подлежат только данные у приеме, увольнении, переводе, прохождении обучения на курсах повышения квалификация и другие данные. Как внести исправления в трудовую книжку, смотрите ниже. Таким же образом вносятся записи об исправлении ошибок.
Работа по совместительству. Образец заполнения трудовой книжки
Должностные лица кадровых служб часто ошибаются при внесении записей о работе по совместительству. Как говорит Инструкция по заполнению книжек, сведения о совместительстве работника указываются по его желанию. Причем запись делает должностное лицо предприятия, на котором работа для владельца книжки считается основной. Сведения о совместительстве переписываются из принесенных работником справок.
В случае возникновения ситуации, когда работник-совместитель переходит на эту работу как на основную, вначале оформляется увольнение на основном рабочем месте, затем - увольнение на должности по совместительству. Далее вносятся сведения о приеме человека на работу, которая ранее была для него совместительством. Если в трудовой не было записи о такой работе, то здесь еще проще. На листе трудовой будут фигурировать только две записи: увольнение с основной работы и прием на новое место. Наиболее часто при переходе работника с работы по совместительству на основное место кадровики оформляют перевод работника. Исправление ошибки в трудовой книжке в этой ситуации выглядит так.
Ошибочно внесенная запись:
13. Переведена с должности кассира на должность бухгалтера-экономиста, распоряжение № 126 от 15. 08. 2015 г.
Грамотное исправление:
14. Запись под номером 13 считается недействительной. Уволена с работы с должности кассира по собственному (личному) желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, распоряжение № 127 от 15. 08. 2015 г.
Записи производятся работником кадровой службы или лицом, назначенным руководителем, которое отвечает за трудовые книжки и их ведение.
Увольнение работающего по собственному желанию. Примеры заполнения трудовых книжек
Записи об освобождении от должности (разрыве трудового договора) должны производиться следующим образом:
- вначале указывается номер записи по порядку;
- ставится дата увольнения (прекращения трудового договора);
- вносятся сведения (данные) о причине увольнения;
- в последней графе записывается наименовании документа (приказ или распоряжение), являющегося основанием для прекращения действия трудового договора (увольнения), дата этого документа и его номер, причем датой освобождения от должности (увольнения) считается последний рабочий день.
Необходимо знать, что в ситуации, когда в трудовую книжку вносятся сведения ошибочно, зачеркивание неточных или неправильных, а также недействительных записей недопустимо. Далее показано, как правильно делаются исправления в трудовой книжке. Образец дает представление об исправлении записи в случае внесения некорректной даты увольнения.
Общество с дополнительной ответственностью «Заря»
(ОДО «Заря)
2. 02. 05. 2015. уволена по собственному (личному) желанию, пункт 3, часть 1 ст. 77 ТК РФ
Делопроизводитель Петров В. И. (печать)
Сидоренко В. И.
Общество с дополнительной ответственностью «Заря»
(ОДО «Заря»)
3. 03. 05. 2015 г. Запись под номером два недействительна.
4. 03. 05. 2015. уволена по собственному желанию, пункт 3, часть 1 ст. 77 ТК РФ
Делопроизводитель Петров В. И. (печать)
Сидоренко В. И.
Когда инициатива увольнения принадлежит работодателю
Наиболее часто возникают ошибки при формулировке причины увольнения. Ниже приводятся правильные примеры заполнения трудовых книжек:
«Действие трудового договора прекращено по инициативе работодателя (сокращение штатов), п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
«Действие трудового договора прекращено по инициативе работодателя по результатам испытательного срока, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации».
Как заполняется трудовая книжка в случае восстановления бывшего работника на прежнем месте
Если сотрудник решением суда был признан незаконно уволенным, запись о восстановлении производится по тем же правилам исправления ошибок, которые были рассмотрены, с добавлением в графу 4 разворота книжки (сведений о работе), реквизитов решения суда. Образец заполнения трудовой книжки в этом случае приведен ниже.
«Запись под номером пять недействительна. Приказ №12 от 13. 06. 2015, решение Пресненского суда г. Сыктывкара от 10.06.2015 по делу № 123/32353».
Как заполняется трудовая книжка в случае предоставления отпуска, за которым следует увольнение
В этом варианте датой увольнения (освобождения от должности) считается последний день отдыха (отпуска). Исправление ошибки в трудовой книжке (образец формулировки) выглядит таким же образом, как и при разрыве трудового договора (освобождении от работы по личному (собственному) желанию работающего), с той лишь разницей, что дата документа, на основании которого работодатель увольняет работника, и дата увольнения совпадать не будут.
Вместо заключения
В одной статье просто невозможно привести все примеры внесения записей и устранения ошибок в трудовой книжке. Здесь приведены только стандартные ситуации внесения исправлений в эти документы в случае обнаружения ошибки. Работнику кадровой службы просто необходимо пользоваться Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Не лишним будет заглянуть и в Трудовой кодекс. В наиболее сложных ситуациях рекомендуется обращаться к юристу.