Штатное расписание предприятия составляется в виде таблицы. В нее включается 10 граф. Она используется для оформления штатной численности, состава и структуры предприятия. 
Специфика документа
Утверждение штатного расписания осуществляется распоряжением руководителя организации. Данный акт может быть также подписан и уполномоченным на это лицом. Необходимо отметить один важный нюанс. Поскольку приказ о штатном расписании закрепляет сводную таблицу, то и все корректировки в ней выполняются на основании аналогичного распоряжения руководителя или уполномоченного лица. Рассмотрим этот момент подробнее.
Штатное расписание
Образец может корректироваться в разном объеме. В зависимости от этого будет осуществляться полная либо частичная переработка документа. Так, если будет большое количество изменений, то удобнее перепечатать все расписание целиком (составить новое). В любом случае для выполнения корректировок нужно будет издать новое распоряжение.
Основания
В практике достаточно часто возникают ситуации, когда необходимо изменение штатного расписания. В частности, это может быть в таких случаях:
- Создание новых подразделений в структуре компании.
- Введение должностей.
- Корректировка тарифных ставок, надбавок.
- Изменение названий должностей.
- Ликвидация подразделений (отдела).
- Сокращение штатных единиц, должностей.
ТК РФ
Внесение изменений в штатное расписание влечет за собой корректировку трудового договора, которая, в свою очередь, должна быть зафиксирована надлежащим образом. Как правило, для таких случаев необходимо соблюдение установленных сроков, согласие работника и исполнение прочих требований, предусмотренных в ТК. В качестве примера выступает сокращение штата либо численности сотрудников предприятия. По ст. 180, части 2 ТК предусмотрена гарантия работникам, которые увольняются по указанному основанию. В частности, идет речь о том, что они должны быть уведомлены о предстоящей процедуре персонально под роспись не меньше, чем за 2 месяца до ее начала. В этой связи внесение изменений в штатное расписание осуществляется с определенной даты в соответствии с установленным периодом. 
Разработка сводной таблицы
По Квалифицированному справочнику о должностях руководителей, специалистов и прочих служащих, штатное расписание (образец таблицы приведен в статье) может составлять экономист по труду. В связи с тем что такой сотрудник есть далеко не на каждой фирме, то руководство самостоятельно выбирает служащего, на которого будет возлагаться эта работа. В случае если составление расписания вменяется в обязанности сотрудника, у которого данная функция не прописана в трудовом контракте или инструкции, то назначение осуществляется посредством издания соответствующего приказа. Данным распоряжением эта работа вводится в основную деятельность служащего.
Форма штатного расписания
В ТК не содержится прямое требование о наличии сводной таблицы в каждой компании. Но по Постановлению Госкомстата предусматривается, что бланки учетной первичной документации по учету деятельности сотрудников и ее оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), действуют для организаций всех видов собственности. До апреля 2001-го года в законодательстве не было установлено требований к составлению сводной таблицы. С введением унифицированных бланков учетной (первичной) документации работодателями может использоваться новая готовая форма штатного расписания. В 2004-м году был издан новый Альбом унифицированных бланков. В соответствии с ним, форма Т-3 (штатное расписание) была откорректирована. 
Соответствие данных
Должности в штатном расписании должны соответствовать тем, которые указаны в трудовых договорах. Если по ФЗ с исполнением работ по специальностям или профессиям предусматривается наличие ограничений или льгот, то названия их должны согласовываться с наименованиями и требованиями, приведенными в квалифицированных справочниках, утвержденных в порядке, который установлен Правительством. При установлении должностей можно использовать следующие специальные издания:
- ЕТКС.
- Квалификационный справочник по должностям служащих, специалистов и руководителей.
- ОКПДТР.
Порядок корректировки
Изменение штатного расписания может осуществляться двумя способами. Первым является полная переработка таблицы. Новое расписание, имеющее следующий регистрационный номер, должно утверждаться распоряжением по основной деятельности. Однако корректировки могут быть незначительными. В этом случае они оформляются приказом. В данном распоряжении, в отличие от типового по основной деятельности, нет констатирующей части. Акт можно сразу начинать со слова "Приказываю", поскольку дополнительных комментариев для утверждения и введения в действие расписания не требуется. При необходимости можно указать причины данной процедуры. Ими могут стать:
- Совершенствование структуры компании.
- Реорганизация.
- Проведение мероприятий, которые направлены на улучшение работы отдельных подразделений.
- Сокращение либо расширение производственной основы.
- Оптимизация управленческой деятельности.
- Изменение законодательства.
- Планово-экономический расчет отдела кадров, устранение дублированных функций и так далее.
При замене прежних должностей в расписании новыми, изменении их наименований, формировании отделов необходимо вносить корректировки в кадровую документацию сотрудников. Они, в свою очередь, будут зависеть от новшеств табеля. В частности, это может быть:
- Возложение дополнительной обязанности.
- Перевод.
- Изменение оклада.
Переименование специальности
Такое внесение изменений в штатное расписание не влечет корректировки трудовых функций или графика работы. Название специальности, профессии выступает обязательным условием трудового контракта. В ст. 73 ТК предусмотрено, что по основаниям, касающимся изменения технологических или организационных факторов деятельности, по инициативе нанимателя допускается корректировка существенных пунктов договора, определенных сторонами. Однако при этом должно соблюдаться обязательное условие. Трудовая функция служащего должна остаться прежней. Кроме этого, в ст. 73 установлен особый порядок, в соответствии с которым сотрудник должен быть предупрежден о предполагаемых нововведениях не позже чем за 2 месяца. Внесение изменений в штатное расписание осуществляется в данном случае по письменному согласию работника. После его получения корректируются данные личной карточки и трудовой книжки. 
Новое название подразделения
Если наименование отдела присутствует в контракте с сотрудником, то его изменение осуществляется аналогично приведенному выше порядку. В этом случае также корректировка не должна затронуть непосредственные рабочие функции или существенные условия осуществления деятельности по специальности. К примеру, изменение может быть таким: вместо отдела маркетинга введен отдел по маркетинговым исследованиям.
Перевод
По ст. 72, им считается изменение существенных условий договора или трудовой функции. Имеются в виду, в частности, место деятельности, если данный пункт зафиксирован в контракте, обязанности и права, характеристики условий деятельности, компенсации и льготы, условия оплаты, режим отдыха и работы. Постоянный перевод в той же компании по инициативе нанимателя разрешен с письменного согласия служащего. В качестве первого документа в процессе оформления выступает предложение. Следующими будут являться изменения к договору, оформленные письменно и заверенные работодателем и сотрудником. После издается распоряжение о переводе (форма Т-5). В качестве его основания выступает изменение пункта контракта. Далее корректируются данные личной карточки и трудовой книжки. 
Новые оклады, надбавки
При принятии решения об увеличении ставок издается соответствующий приказ, в соответствии с которым изменяется расписание. В распоряжении устанавливаются:
- Размер повышения.
- Перечень должностей, к которым применяются изменения.
- Дата вступления в силу корректировок.
Согласно ст. 57 ТК, условия, в соответствии с которыми оплачивается труд работников, вносятся в контракт с ними. В этой связи изменения, которые касаются надбавок и ставок, следует оформлять так же, как и прочие корректировки существенных пунктов в договоре. В данном случае с сотрудниками, которых коснулось распоряжение, необходимо заключить дополнительное соглашение. Соответственно, с приказом об этих изменениях должны быть ознакомлены все служащие, которые ответственны за ведение соответствующей документации. 
Важный момент
Выше рассмотрено увеличение надбавок и ставок. Данная ситуация считается бесконфликтной – в таких случаях не возникает сложностей с получением одобрения служащих на такие корректировки. Однако вследствие ухудшения экономического положения наниматели зачастую пытаются уменьшить ставки сотрудникам в одностороннем порядке, руководствуясь ст. 74. Нормы данной статьи, тем не менее, могут применяться только при условии, что изменения обуславливаются корректировками технологических либо организационных факторов. Причины экономического характера к ним не относятся. Исходя из этого, в одностороннем порядке наниматель не вправе снижать тарифные ставки. Руководитель, конечно, может попытаться получить одобрение служащих, составить дополнительное соглашение к договору. Однако следует помнить, что любые действия сотрудников по принуждению работодателя всегда чреваты конфликтами, спорами и финансовыми последствиями для компании.