Перечисление заработной платы на карту работника – распространенный способ выплаты среди предприятий и предпринимателей. В связи с этим возникает ряд вопросов, касающихся процедуры перевода на карточную систему и его организации.
Законодательное регулирование
Базовые законы – это ТК и ГК. Первый затрагивает права работника в части выбора способа получения заработанных денег. Второй регулирует систему расчетов, в частности, затрагивает тему платежных поручений.
Еще можно сослаться на закон о национальной платежной системе. Основной источник нормативной документации – это положения ЦБ и Минфина, регулирующих систему организации платежей на подзаконном уровне.
В частности ЦБ принял правила осуществления денежных переводов № 383-П в 2012 году. В документе полностью раскрывается тема того, как выплатить зарплату на банковскую карту.
Банки, чья инфраструктура обеспечивает систему денежных переводов, вправе в рамках положения устанавливать свои правила.
Каким образом выплачивается зарплата?
Законодательство предлагает два способа:
- выдавать деньги по месту работы;
- перечислять их на карту в банке.
В России серьезное внедрение карточной системы началось примерно 10-12 лет назад. Тогда бюджетные организации стали постепенно переходить на выплаты путем перевода денег на карты.
Перечисление заработной платы на карту работника - выбор не только работодателя, но и работника. То есть закон запрещает решать данный вопрос в одностороннем порядке.
Благодаря этому, некоторые работники продолжают получать деньги в наличной форме. Закон предоставляет им такое право, и никто не вправе их ограничивать в нем. Конечно, работодателю выгоднее осуществлять перевод на карточную систему, в связи с чем принимаются разные меры, вынуждающие работника согласиться на получение денег через карту.
Кроме того, в крупных организациях, при трудоустройстве, сразу сообщают, что деньги будут переводиться на карту. И у человека, по сути, не остается выбора. Поднимать же этот вопрос при трудоустройстве - не лучший вариант начать отношения с новым начальством.
Есть ли преимущества?
Часть граждан сейчас продолжают считать, что перечисление заработной платы на карту работника является рискованным делом. Однако сложности с деньгами возникают, в первую очередь, из-за экономических причин и действий руководства предприятия. Банки как раз не являются причиной проблем с получением денег, особенно если речь идет о государственных финансовых учреждениях. Тем более, что карта дает доступ к деньгам в течение суток без ограничений с помощью Интернета или банкомата. Система электронных платежей позволяет произвести часть расходов, не посещая кассу или почту.
На карту перечисляется не только зарплата, но и компенсационные и гарантийные выплаты. Если сотрудник оказывается в состоянии временной нетрудоспособности, выплаты производятся тем же образом.
Время от времени возникает вопрос: "Вправе ли работодатель перечислять на карту деньги, выдаваемые под отчетность, выделенные на хозяйственные нужды предприятия?". Законом не установлено какого-либо запрета на этот счет. Как и ранее, работнику надо составить авансовый отчет, предоставив квитанции и иные документы, подтверждающие факт расходов.
Где оформляют карты?
Юридические лица, по закону, обязаны почти все свои операции проводить в безналичной форме. ИП это затрагивает в той мере, в какой они сотрудничают с организациями. Да и наличие счета в банке придает некоторую солидность.
Перечисление заработной платы на карты работников организуется в том же банке, в котором открыты и расчетные счета.
Компания-клиент получает некоторые преференции, пользуясь дополнительными услугами банка. Таким образом, работодатель ничего не теряет, упрощая жизнь своим сотрудникам и себе.
Не так давно закон разрешил работникам самостоятельно выбирать кредитное учреждение, в котором они желают открыть счет для получения заработанных средств. Но здесь процедура несколько иная.
Какие документы подаются в банк?
Издается приказ о перечислении заработной платы на карты работников. Кроме этого, форма выплаты указывается или напрямую в трудовом договоре, или в коллективном договоре. Если ранее в договоре не имелось специальной оговорки на этот счет, она вносится путем подписания дополнительного соглашения.
Вот, какие документы нужны дополнительно:
- перечень сотрудников;
- заявления сотрудников на открытие карточного счета;
- копии их паспортов
Если ранее организация не обслуживалась в банке, с ней заключается соглашение о сотрудничестве и подается заявление на оформление зарплатного проекта от имени организации.
Бумаги подаются либо представителями организации, либо каждый сотрудник посещает банк и предоставляет документы. Для получения зарплаты на карту, образец заявления можно взять в отделении банка или скачать его с сайта.
Компания, ранее не имевшая отношений с банком, предоставляет дополнительный пакет документов:
- учредительные документы (устав, учредительный договор);
- приказ о назначении директора, бухгалтера.
Внутренним положением банка могут требоваться и иные документы.
Лицо, предоставляющее их, должно обладать полномочиями, переданными по доверенности, либо заниматься этим согласно должностным обязанностям. С банками обычно работает или бухгалтер, или сотрудник отдела кадров.
Немного о заявлениях сотрудников
В каком случае на перечисление заработной платы на карту образец заявления не нужен? Ведь все же подготовка целого пакета дополнительных документов - излишняя нагрузка на сотрудников, особенно, если на предприятии работают десятки людей.
Комплект заявлений не нужен, если в договоре с сотрудником оговорено получение денег через банк. Хотя банк может и не согласиться на оформление карточек, не имея подтверждения согласия сотрудников.
Перечисление в пользу третьих лиц
Закон не запрещает осуществление перевода в пользу третьих лиц. Но делаются отчисления согласно заявлению. Отсутствие последнего может вызвать сложности в случае проверки или жалобы со стороны сотрудника.
Каким образом организовываются выплаты?
Порядок перечисления зарплаты на карту не отменяет установленного законодательством. Деньги продолжают выдавать 2 раза в месяц: аванс и зарплата. Максимальный срок между выплатами не может составлять более 15 дней.
Регулярно в банк передается пакет документов:
- реестр на перечисление денежных средств;
- платежные поручения.
Сведения передаются в электронной или письменной форме. Конкретные правила и требования к документам устанавливаются банками на собственно усмотрение.
На практике важно, чтобы платежные поручения и реестр совпадали по итоговому размеру денежных средств.
Кроме того, задержка с выплатами зарплаты из-за перехода на карточную систему или открытия счетов в другом банке, не считается допустимой с точки зрения закона. Работодатели должны без исключения придерживаться принципа «выплачиваем зарплату на банковские карточки вовремя». А нарушение сроков выплат обязывает надзорные органы привлекать нарушителей к административной ответственности.
Бухгалтерские нюансы
Что представляют собой бухгалтерские проводки при перечислении заработной платы на карту работника? Отметка делается в дебетовом счете 70, согласно ПБУ. Отметки производятся в следующем порядке:
- общая сумма перевода;
- сумма начисленной зарплаты;
- сумма отчислений в счет уплаты НДФЛ;
- суммы отчислений в социальные страховые фонды, пенсионный фонд;
- отчисления в профсоюз;
- возмещение ущерба.
Напротив каждого пункта отмечается документ, служащий основанием для отчислений:
- платежная ведомость;
- платежное поручение;
- справка-расчет, договор с банковской организацией;
- акты служебных проверок на предприятии;
- приказ о возмещении ущерба.
В качестве основания служат еще и решения судов о взыскании алиментов, ущерба и т. д. Платежные ведомости и поручения – это основание получения средств. Справка-расчет составляется для налоговой службы и социальных страховых фондов.
Вышеперечисленные пункты присутствуют не во всех ситуациях. Отчисления в профсоюз имеют место, если работник состоит в нем. Аналогично с возмещением ущерба и иными выплатами согласно решению судов.
Как правило, весь пакет документов - это платежные поручения и справки-расчеты, обосновывающие отчисления в государственную казну. Их, при должном оформлении отношений с банком, достаточно, чтобы обеспечить перечисление заработной платы на личную карту.
Какие действия предпринимаются банком?
Банк принимает распоряжение клиента о переводе средств, оформленное в виде поручения, ордера или иного документа, предусмотренного законодательством.
Формы документов представлены в положении № 383-П. Особенность их в электронной форме в ограничении числа символов, которые используются при составлении.
Клиент направляет банку распоряжение, дальше деньги переводятся на указанный счет или счета. Но иногда его недостаточно, и дополнительное распоряжение оформляется уже в отделении банка. Его необходимость предусматривается уже внутренними правилами учреждения. Распоряжение на выплату средств может прилагаться к реестру.
Все сложнее, если получатели одновременно обслуживаются в нескольких банках. Если сотрудник пользуется услугами банка, к которому предприятие не имеет отношения, возникают иные вопросы. И здесь трудно найти образец перечисления заработной платы на карту работника.
В реестре также отмечаются сведения о получателях, суммы, которые причитаются каждому из них, даты и номера распоряжений.