Рубрики

Пять навыков, без которых не может обойтись организатор мероприятий: способность к самоорганизации и не только

Организация мероприятий – весьма доходный бизнес. Однако им может заниматься далеко не каждый. От ведущего или руководителя проекта требуется определенный набор деловых и общечеловеческих качеств. Какими навыками необходимо обладать в первую очередь?

Самоорганизованность

При планировании мероприятий успех кроется в деталях. Необходимо следить в реальном времени, как решаются поставленные задачи, работать с поставщиками, составлять и придерживаться графика работ. При этом быть на связи с клиентом и на ходу включать в составленные планы его пожелания.

Необходимо соблюсти два принципиальных момента: мероприятие должно состояться, при этом заказчик - остаться довольным. То есть требуются навыки как организатора, так и психолога. Не будет лишним умение считать, чтобы вписаться в отведенный бюджет.

Если у вас есть способность к самоорганизации, значит, у вас остаются шансы стать неплохим организатором мероприятий. Определить задатки несложно. Вы в повседневной жизни составляете список покупок, рассчитываете бюджет хотя бы на месяц вперед, легко находите общий язык с людьми? Это плюс.

Живете от зарплаты до зарплаты, одалживаете деньги, забываете вовремя оплатить коммуналку или кредиты? Явно прослеживаются проблемы с самоорганизацией. Это не хорошо и не плохо, просто таков ваш характер, неподходящий для менеджмента и организационной сферы.

Рядовые организаторы обычно планируют и ведут одно событие. Наиболее талантливые способны вести несколько проектов одновременно, не путаясь в переплетении планов, поставок, пожеланий, финансовых расходов. Некоторые мероприятия, такие как ежегодные конференции, могут планироваться более года. Каждый божий день необходимо следить, не изменились ли условия, не появились ли форс-мажорные обстоятельства. Надо заранее договариваться об аренде конференц-зала, спланировать размещение иногородних гостей, продумать вопросы питания и гигиены и много многое другое.

К счастью, сегодня существует множество компьютерных программ, позволяющих оптимизировать организаторские задачи и документооборот. Список планирования событий, настроенный для каждого проекта, является одним из наиболее ценных инструментов. Необходимо подобрать схему, наиболее оптимальную для вашей специализации.

Представительный вид

Импозантность организатора – важный инструмент при разговоре с потенциальным клиентом. Если вы выглядите солидно, уверенно держитесь, вежливо общаетесь, приятно пахнете, в конце концов, то человек будет испытывать к вам большее расположение. Рубашка с засаленным воротником, джинсы с протертыми коленями и грязная обувь хороши для фермы. Но для деловых переговоров давно выработан свой дресс-код.

Естественно, необязательно быть в костюме от Версачи или в маленьком черном платье от Коко Шанель. Элементы демократической одежды приветствуются, но в разумных пределах. Можно не завязывать галстук или надеть классные джинсы, но в «трениках» и майке встречаться с заказчиком недопустимо.

Услышьте собеседника

Каким бы талантливым и опытным организатором вы ни были, необходимо учитывать мнение клиента. Конечно же, он может мало смыслить в современных тенденциях, технологии, моде. Но он вправе ожидать выполнения своих пожеланий, даже если они застряли в прошлом веке.

Например, заказчик на званом ужине желает видеть на столах белые скатерти с вензелями, или украшенное надувными шариками помещение а-ля «90-е в деревенском клубе», или грифельную доску для презентации вместо проектора. Это его ностальгическое право. В конце концов, он платит деньги. Задача талантливого организатора подсказать, мягко намекнуть, посоветовать более интересные и эффективные решения, о которых клиент в силу возраста, интересов или круга общения не знает.

Креативность идей

Слово «креативить» слышали многие, но что это такое, вряд ли кто-то может объяснить на 100%. Креатив – это некий полет фантазии, свежая идея, не использовавшаяся ранее. Нынче креативными называют творческих людей современного мира, вращающихся в среде бизнеса, развлечений, искусства, медиапространства. Они способны воплощать интересные вещи, которые выделяют компанию по организации мероприятий среди других.

Будьте креативны, придумайте свои фирменные фишки. Это может быть связано с дизайном помещений, организацией встречи в необычном месте, предложенным меню, рекламно-информационной акцией и прочее.

Многозадачность

Хороший организатор мероприятий – это человек-оркестр. Он должен обладать базовыми знаниями, навыками и умениями во множестве областей: логистике, бухгалтерии, менеджменте, психологии, IT-сфере, гостиничном и ресторанном бизнесе, сфере услуг. Например, как действует механизм предзаказа конференц-зала, ресторана, номеров в отеле. В какой период цены ниже, как лучше расплачиваться, каковы могут быть препятствия на пути к цели. Все эти вопросы решаются в режиме реального времени, все они сводятся к определенной дате и связаны друг с другом.

Успех в планировании мероприятий заключается в способности расставлять приоритеты и фокусироваться на каждой важной задаче, не отвлекаясь на другие вещи и не перегружаясь многочисленными деталями, требующими вашего внимания. Сохраняйте спокойствие, сосредоточенность и гибкость.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание