Во время пандемии коронавируса многие компании отправили своих сотрудников на удаленную работу из дома. Вместо личных встреч используются передовые средства связи. Видеоконференции в настоящее время являются частью повседневной жизни многих сотрудников.
Как избежать неловких ситуаций
Но для успешной видеоконференции требуется нечто большее, чем просто работающая камера и микрофон. Без необходимой подготовки видеоконференцсвязь может даже привести к крайне неловким ситуациям.
Примером этого является интервью журналистов телекомпании "Би-би-си" с политологом Робертом Келли. Во время онлайн-интервью один из его детей вошел в его кабинет и станцевал перед камерой. Затем в кадре появился второй ребенок. Разруливать ситуацию пришлось жене политолога, которая ворвалась в комнату во время интервью и вышвырнула детей, не церемонясь в выражениях. Видео стало хитом интернета.
Если не хотите стать очередным мемом на просторах Сети или потерять лицо в глазах коллег, прислушайтесь к советам специалистов. Чтобы защитить вашу видеоконференцию от поломок, а репутацию - от имиджевых потерь, исполняйте следующие 8 пунктов.
Настройте оборудование
Согласитесь, не очень приятно, когда ваши коллеги во время трансляции будут видеть половину вашего лица или только лоб. Перед началом видеоконференции протестируйте оборудование, посмотрите, помещаетесь ли в кадр. Поверните камеру или ноутбук, выберите правильное положение.
Также не забывайте, что люди будут видеть все, что попадает в кадр. В том числе обстановку на заднем плане. Вы фанат аниме и скрываете это? Снимите на время постер «Евангелиона» или выберите другое местоположение для съемок.
Приберитесь на рабочем столе
Имеется в виду не кухонный стол или письменный, а содержимое на экране монитора. Существуют программы, которые транслируют весь рабочий стол, а не только окошко конференцсвязи. Собеседники могут прочесть названия некоторых программ или папок, которые им знать не положено.
Подчиненных наверняка позабавит, если узнают, что босс рубится в «Контр Страйк» или «танчики». Кроме того, неопрятный рабочий стол, заваленный иконками, говорит о не лучших чертах характера человека и подрывает его профессионализм.
Домашний дресс-код
Одно из главных преимуществ удаленной работы, что можно не следовать строгому дресс-коду, работая дома в любимом халате или футболке. Однако во время официального видеочата неприемлемо находиться в неопрятном виде, особенно перед начальством. Необязательно надевать галстук и разглаживать складки на штанах, но надеть рубашку или блузу, помыть волосы и припудрить носик крайне желательно.
Выключайте микрофон, если молчите
Чем больше людей участвует в видеоконференции, тем громче фоновый шум и обратная связь. Это может значительно снизить качество конференции. Поэтому вам следует отключить микрофон, когда вы не разговариваете, и попросить своих коллег сделать то же самое.
Также можно временно отключать видеосвязь, оставляя только звук, когда выступают другие люди. Это поможет снизить нагрузку на Сеть. Уже сейчас ресурсы интернета перегружены из-за увеличившегося на треть трафика.
Краткость – сестра эффективности
То, что обычно можно уточнить при личном разговоре в офисе в течение нескольких минут, часто затягивается во время видеоконференций и отнимает слишком много времени. Убедитесь, что вы формулируете свои проблемы кратко и лаконично, чтобы не задерживать коллег слишком долго. Речь идет об уважении друг к другу – чужое время надо ценить так же, как и свое.
Убедитесь, чтобы вас не беспокоили дети
Не только сотрудники компаний сидят по домам. Занятия отменены в школах, детских садах, других учебных учреждениях. Чтобы дети вас не беспокоили во время видеоконференции, постарайтесь уединиться в отдельном тихом помещении и попросите кого-нибудь за ними присмотреть.
Старайтесь не отвлекаться
Конференция, хоть и видео, - дело скучное. Так и тянет попутно прочитать новости, проверить электронную почту, початиться в социальной сети. Но то, что другие не видят напрямую, что вы делаете на своем ноутбуке или в телефоне, не означает, что ваша невнимательность осталась незамеченной. Вы наверняка потеряете нить обсуждений и можете оказаться в неловкой ситуации. Или того хуже, неверно поймете задание и провалите порученную работу.
Делайте заметки
Для людей, которым впервые приходится работать удаленно в условиях домашнего офиса, видео-конференц-связь может стать серьезной проблемой. Речь идет не только о технической стороне дела: установке программного обеспечения, настройке оборудования и правилах пользования.
Непривычен сам формат подачи и получения информации. Некоторые вещи из-за волнения можно упустить. Поэтому специалисты советуют первое время делать заметки в блокноте. Также имеет смысл ответственным лицам разослать журнал видеоконференции всем участникам, чтобы они могли перечитать или пересмотреть важные моменты.
