Умение правильно организовывать рабочий процесс по времени прямо влияет на продуктивность современного человека. Тот, кто успевает выполнять все запланированное, не просто обеспечивает успех в своей сфере деятельности, но и поддерживает свое психологическое состояние на должном уровне. Ведь высокая эффективность труда – это еще и чувство удовлетворения от полученного результата.
К сожалению, похвастаться подобными успехами могут далеко не все. Есть масса препятствий, которые мешают людям раскрывать их потенциалы в полной мере. И зачастую этому мешает всего лишь неправильно выбранная стратегия выполнения запланированных дел.
Важность тайм-менеджмента
Организация порядка выполнения дел в итоге определяет, насколько эффективно мы распределяем свои ресурсы. Каждый день человек просыпается с новым зарядом энергии, которая к вечеру исчерпывается. Эффективное управление этим ресурсом с распределением по времени позволяет оптимально расходовать энергетические ресурсы, в итоге добиваясь наилучших результатов.
Однако влияние на нашу эффективность оказывает и фактор распределения дел по приоритетности. Какие дела лучше выполнять в первую очередь, а какие во вторую и т.д.? В ответе на этот вопрос и заключается один из секретов достижения оптимальной продуктивности.
Что такое «теория лягушки»?
Как гласит старая мудрость, если с утра вы съели лягушку, то самое плохое за этот день с вами уже произошло. Из этой нехитрой отчасти шутки, а отчасти правды жизни вытекает и смысл данной теории.
Под лягушкой в данном случае подразумевается самое тяжелое, неприятное и трудоемкое дело. И облегчить рабочий процесс в перспективе всего предстоящего дня поможет простое решение – «съесть лягушку» в первую очередь. Иными словами, утро нужно начинать с самой сложной задачи из запланированных.
Достижение счастья на работе
При любом темпе жизни будет действовать простая связь между продуктивностью и той самой удовлетворенностью достижениями в трудовой деятельности. Эффективность, с которой мы выполняем намеченные дела и задачи, будет влиять в конечном счете на уровень счастья. Это значит, что даже такие мелочи как система упорядочения дел будут иметь большой смысл.
Ощущение прогресса
В «теории лягушки» есть свой секрет, который объясняет ее ценность именно с точки зрения влияния на удовлетворенность работой. Для понимания его сути стоит обратиться к противоположной точке зрения.
В прежних исследованиях ученые приходили к выводу о том, что гораздо полезнее начинать рабочий процесс с легких и простых дел, постепенно переходя к сложным. Они объясняли такой порядок пользой от получения приятного вознаграждения. Каждое выполненное дело приносило дополнительное удовольствие и заряд мотивации, что помогало в дальнейшем браться за более сложные дела.
Но такое представление исключало другие важные факторы влияния на работника, которые в итоге и определяют вышеупомянутый секрет «теории лягушки». Выполнение более сложного дела хоть и требует большего объема ресурсов, но в результате успех его завершения приносит гораздо больше удовлетворения. Ощущение прогресса гораздо острее, а вместе с этим человек испытывает чувство выполненного долга и профессиональный рост. Чем сложнее задача, тем сильнее эти ощущения.
Важность раннего начала
Заслуживает внимания и сам по себе акцент на утреннем времени выполнения сложных дел. Согласно последним исследованиям, именно в утренние часы человек пребывает на самом пике мобилизации когнитивных функций. Его естественные биоритмы настраивают организм на максимальную производительность в дообеденное время. Например, он может демонстрировать интеллектуальные способности в лучшем виде, легче запоминать информацию и меньше времени тратить на концентрацию внимания. Очевидно, что и сложные дела в такие моменты выполнять легче.
В то же время откладывание ответственных и тяжелых задач условно на вечер изначально может вызвать чувство вины и страха, что мы не успеем все выполнить. Намеченные сложные дела висят в сознании тяжелым грузом еще до того, как к их выполнению приступили.
Удержание темпа
Мысли о трудных задачах тоже давят, усиливая желание отодвинуть дела на потом. Чем дольше мы выдерживаем эту паузу, тем сильнее чувства вины и страха перед возможной неудачей. Так возникает приятное желание вовсе отвлечься и перенести мысли на другой объект внимания. Действует механизм прокрастинации, то есть уже системная привычка откладывать дела.
Если человек отодвигает тяжелые дела на второй план, риск необязательных отвлечений и длительных пауз на отдых увеличивается. Теряется темп, и рушатся рабочие планы на день. Но если на первом плане стоит наша «лягушка», то подобные риски изначально минимизируются и заданный темп сохраняется.
Применение «теории лягушки» на практике
Есть несколько базовых рекомендаций, которые позволят внедрить данную концепцию в практику трудового дня. Начать стоит с признания того факта, что страхи и неприятные мысли о тяжелых делах невозможно побороть и полностью устранить. Но с ними можно жить, не снижая продуктивности. В этом и помогут упомянутые вознаграждения – не внешние наподобие заработной платы, а внутренние, которые выражаются в личном прогрессе и ощущении выполненного долга.
Для облегчения практического применения «теории лягушки» желательно утвердить четкий график. Например, во сколько должна начинаться работа над самыми сложными задачами и во сколько заканчиваться. Чрезмерно громоздкие дела, которые требуют много времени, желательно делить на части, вновь выделяя самые тяжелые блоки.
