Рубрики
...

Представительские расходы: как оформить, пример и требования

Компании, корпорации и другие субъекты хозяйствования стремятся улучшить свою деятельность и увеличить показатели доходности. Прибыль - основная цель работы организации. Для того чтобы расти и развиваться, предприятия устанавливают тесные связи друг с другом. Совместные усилия помогают добиться больших высот и процветания.

Обеспечение достойной встречи деловых партнеров требует значительных финансовых затрат. Эта статья расходов предполагает достаточно обширный перечень мероприятий. В налоговом учете их относят на "Представительские расходы". Каждый бухгалтер знает, что подобные затраты привлекают наибольшее внимание Государственной налоговой службы. Это связано с тем, что статья уменьшает величину налогооблагаемой чистой прибыли хозяйственной единицы.

Представительские расходы содержание

Организационные траты распространяются на гостей и на представителей встречающего предприятия. Местом, где проводится встреча или прием деловых партнеров, может быть ресторан, кафе, встреча может состояться и в офисе компании. Все зависит от предпочтений встречающей стороны и характере уже налаженных партнерских отношений. Деловой прием определяется НК РФ как мероприятия по обеспечению комфортной обстановки для проведения переговоров или заседаний. Обслуживание подразумевает следующие затраты:

  • подача автомобиля;
  • сопровождение иностранных партнеров;
  • услуги переводчика;
  • ресторанный сервис;
  • оплата услуг наемного водителя.
Транспортные представительские расходы

Вне зависимости от чего формируются траты?

Существует целый ряд факторов, которые не играют роли в процессе образования затратной статьи в бухгалтерии, которая относится к налаживанию партнерских отношений при личных встречах.

К ним относятся:

  1. Время приема. Не важно в котором часу дня происходит встреча, рабочее это время или нет. Траты относятся к представительским и в случае проведения мероприятий или заседаний вне рабочей недели.
  2. Место организации встречи. В выборе предприятия ограничиваются офисом или рестораном. Если формат заведения не соответствует важности приема, то к затратам представительским подобные расходы относить нельзя.
  3. Участниками переговоров могут быть лица должностные и частные, а также клиенты компаний.
  4. В случае если размер трат не выходит за пределы нормы, количество участников не имеет значения.
  5. Результат встречи не может повлиять на величину трат. Будет ли налажено сотрудничество или нет, выплаты производились. А значит, признаются представительскими.

Соблюдение норм и правил ведения учета представительских расходов, как оформить, пример представлены в статье.

Представительские расходы на ужин в ресторане

Место трат в налоговом учете

Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства. Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций. Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.

Траты указаны в письмах Министерства финансов от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 носят название представительских расходов. И подлежат четкому контролю. Все определения указаны без внесения в них видоизменений и отклонений. Каждый из видов затратной части на встречи и переговоры подлежат четкому контролю, поэтому на представительские расходы оформляем документы правильно.

Перечень документов предшествующих формированию статьи затрат

Документальное подтверждение выделения средств на проведение встреч и переговоров служит основой для списания затраченных сумм.

Основанием для трат служит:

  • Приказ вышестоящего руководства, директора или лица, его замещающего. Этот документ включает конкретные время и дату проведения встреч, место переговоров, перечень всех участников.
  • Смета затрат на проведение мероприятия. Составляется раздельно по каждому этапу возникновения трат: транспорт, обслуживание в ресторане. Документ утверждается в обязательном порядке директором предприятия.
  • Перечень, указывающий на последовательность проведения мероприятий. Действует только с приказом.
  • Отчет о результатах встреч. Составляет его ответственное лицо, он имеет схожую структуру с приказом. Отражает результат встречи.
  • Акт списания расходов. Отражает полную картину в денежном выражении. Подписывается руководителем и главным бухгалтером.
  • Первичные документы, подтверждающие траты: акты выполненных работ, чеки и т. д.
Пример приказа о проведении встречи с партнерами

Стоит отметить, что законодательно утвержденного перечня внутренних распоряжений не существует. Это остается на рассмотрение руководства.

Нормирование части прочих расходов

Существует четкое определение суммы затрат на организацию встреч и приемов. Этот показатель на может превышать 4 % от фонда заработной платы сотрудникам предприятия за период отчетности. Величина трат на представительство отражается нарастающим итогом в годовом отчете.

Дата, когда утвержден авансовый отчет на представительские расходы, считается точным временем их осуществления. В случае если хозяйственная единица использует метод начисления, то расходы относят к косвенным в пределах отчетного периода.

Кассовый способ отражения трат отражает свершенные выплаты только по предоставлению документации, подтверждающей их осуществление. Это чеки, акты выполненных работ.

Организация встречи деловых партнеров

НДС в учете представительских расходов

Очень важным является списание сумм налога на добавленную стоимость предприятий, организующих приемы и встречи с партнерами. За все товары и услуги, которыми пользовались представители организации, начисляется обязательный налог. Сумму его можно вычесть их налогооблагаемой прибыли организатора мероприятия. Регламентируются подобные расчеты статьями 171-172 НК Российской Федерации. Возможно снижение изымаемых сумм в определенных случаях:

  • если в наличии счет-фактура с указанием сумм НДС;
  • расходы на представительство принадлежат тому виду деятельности предприятия, который налогом облагается;
  • расходы должным образом оформлены в бухгалтерии.

Когда при организации переговоров и встреч проводится ряд мероприятий, ответственные лица имеют представление о том, как издержки могут повлиять на дальнейшее обложение налогами прибыли. Поэтому оформляют заказы только у тех исполнителей, которые могут предоставить счет-фактуру. Например, розничные магазины не всегда выдают чеки с отдельно выделенной суммой НДС. А значит, ее нельзя вычесть в дальнейшем налогообложение прибыли.

Пример расчета представительских расходов

Важно, что учитывается только сумма НДС нормируемых представительских расходов. Если траты произошли сверх нормы, то они относятся к прочим внереализационным расходам и не влияют на величину прибыли при налогообложении. Отражаются на счете 91, субсчете 2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы НДС представительских затрат сверх нормы никак не отражаются.

Возможно, что разница в учете бухгалтерском и налоговом составит сумму НДС от сверх расходов, ее учитывают в постоянном налоговом обязательстве.

В бухучете НДС на представительские расходы, как оформить пример:

Продукция ООО "Рост" облагается НДС. В марте 2018 г на предприятие была организовывана встреча с партнерами.

Сумма представительских расходов, руб НДС, руб Фонд заработной платы за период, руб Норма расходов представительских, 4% от ФЗП, руб
1 5950 907 140000 5600

По итогу, 5950-5600 = 350 р - переходят на списание прочих расходов.

Списание расходов в 1С: Бухгалтерия

Учет представительских расходов в бухгалтерии

В отличие от налогового, в бухгалтерском учете траты на представительство не имеют отдельной статьи отражения. Их относят:

  • на отчисления на амортизацию;
  • материальные затраты;
  • на оплату труда;
  • социальные выплаты;
  • прочие расходы.

В П. 8 ПБУ 10/99 указывается, что предприятие самостоятельно распределяет траты на внутреннем учете. Чаще всего их относят к прочим, на промышленных предприятиях это счет 26, а на торговых - 44.

Покажем, как оформить представительские расходы. Пример бухгалтерской проводки при списании сумм на услуги.

Дебет Кредит
26 "Общехозяйственные расходы" 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

Учет материальных ценностей (продукты и т. д)

Дебет Кредит
44 «Расходы на продажу» 10 «Материалы»​

Проведение операции в программах по бухгалтерскому учету

Как оформить представительские расходы, пример в 1С.

Пример учета затрат

Программа для ведения учета 1С, позволяет создавать авансовые отчеты, на основании которых проходит списание сумм трат на представительство. В 1С Бухгалтерия 8 оформление представительских расходов происходит по схожему алгоритму, что и в более ранних версиях программы.

Сущность учета заключается в создании банковской выписки или выдачи денег из кассы, а после на основании этих документов создается "Авансовый отчет", в котором указываются все расходы. Подробности вы можете узнать в размещенном далее видео.

Требования к списанию представительских расходов

Расходная часть на организации приемов и встреч с партнерами всегда интересует налоговую службу. Руководство фирмы часто старается уменьшить сумму налогооблагаемой прибыли, списывая часть затрат на представительские. Поэтому представители фискальной организации тщательно проверяют всю документацию подтверждающую достоверность трат.

Основным требованием к списанию является наличии основательных документов:

  • внутреннего приказа;
  • договора с фирмой, которая обеспечивает обслуживание переговоров;
  • первичных документов: актов выполненных работ, счет из ресторана или чеки из розничных магазинов.

Кроме прочего, предприятия обязуются включать в перечень расходов только те, которые утверждены законодательно.

Представительские расходы

К представительским расходам нельзя относить:

  • путевки и оплату отдыха в санаториях;
  • траты на развлекательные мероприятия;
  • деньги на подарки и сувениры партнерам;
  • проживание партнеров в гостинице;
  • возмещение медицинских услуг, если они имели место;
  • затраты на корпоративные мероприятия.

Нередко возникают спорные вопросы между представителями Налоговой службы и сотрудниками организации о правильности отнесения расходов на представительские. Эти споры решает арбитражный суд. Поэтому, прежде чем проводить списание, необходимо удостовериться в том, что оно соответствует Приказу Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н.