Личное дело, как правило, включает специальную документацию, отражающую информацию о сотруднике и его трудовой деятельности на протяжении конкретного периода времени, или о студенте и его обучении в том или ином высшем учебном заведении. Обычно формирование и ведение личных дел работников осуществляется на протяжении длительного временного периода. Они, так или иначе, включаются в число документов по личному составу. Каков порядок данного мероприятия на сегодняшний день? Какую информацию содержит образец ведения личного дела работника? Почему? На эти и иные не менее серьезные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения данной статьи.
Общие вопросы
Для начала все-таки следует заметить, что ведение личных дел работников – не обязательный процесс в отношении абсолютно всех категорий нанимателей. В соответствии с российским законодательством личные дела необходимо вести только на граждан, которые замещают должности госслужбы. Необходимо дополнить, что соответствующий порядок регламентируется Указом Президента «По поводу порядка в отношении ведения дел лиц, которые замещают государственные должности России в порядке назначения, а также госдолжности относительно федеральной службы» от 01.06.1998 года.
Обязанность, включающая формирование и ведение личных дел работников, может возлагаться на работодателя – государственное предприятие (организацию) также посредством отраслевого нормативного акта. К примеру: приказ Российского потребительского надзора от 16.03.2005 года, которым утверждается Регламент Федеральной госслужбы, относящийся к надзору в области защиты потребительских прав и человеческого благополучия (по пункту 7.7 этой бумаги ведение личных дел возложено именно на управление делами), а также постановление «По поводу Федеральной таможенной службы» от 21.08.2004 года, посредством которого утверждается Положение о ФТС. На основании данного документа сформировано и введено в оборот Положение о ГУК (главное управление кадров). В соответствии с пунктом пятнадцатым Положения, на ГУК ФТС возлагается ведение личных дел всех сотрудников службы.
Кроме того, процедура ведения личных дел сотрудников может быть предписана управляющей компанией (иными словами, вышестоящей организацией). На остальных же предприятиях и в организациях руководство наделено правом принятия решения по поводу необходимости исполнения рассматриваемого процесса, а также (в случае решения в положительную сторону) – на какие категории сотрудников целесообразно вести дела личного характера. Положение о ведении личных дел работников предписывает, что анализируемая процедура, как правило, касается следующих категорий граждан:
- Сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность на руководящих должностях (непосредственный руководитель структуры, его помощники (заместители), руководство в отношении структурных подразделений и так далее).
- Сотрудников компании, на которых по действующему российскому законодательству устанавливается материальная ответственность (например, главный бухгалтер, его заместители, кассир и так далее).
Правила ведения личных дел работников, как выяснилось, не подразумевают некоторой обязательности. Однако многие частные компании предусматривают ведение дел личного характера в отношении абсолютно всех своих сотрудников. Это не зависит от статуса и ранга, а также от выполняемой рабочей деятельности (кстати, именно поэтому сюда включается даже технический персонал). Почему? Дело в том, что ведение личных дел работников – весьма удобный источник получения информации. Кроме того, данное положение касается абсолютно каждого работника. В единой папке собраны важнейшие копии приказов по сотруднику, его личная документация, а также иные необходимые бумаги. Важно отметить, что именно инструкция по ведению личных дел работников, носящих личную природу, служит инструментом закрепления сведений.
Создание личного дела
Сегодня создание дел личностной природы осуществляется для организованной группировки документированных данных по поводу работника, переданных им нанимателю при переводе или приеме на ту или иную должность. Инструкция о порядке ведения личных дел работников предполагает, что все соответствующие операции, так или иначе, возлагаются на специально уполномоченного специалиста или на кадровый орган, несущий индивидуальную ответственность за организацию добросовестного обращения с подобной документацией.
Создание дел личностного характера осуществляется сразу же после приема или перевода сотрудника на руководящую должность или должность, в соответствии с которой по законодательству обеспечивается установка материальной ответственности. Порядок ведения личных дел работников не исключает и другую должность тогда, когда это предписано посредством инструкции по поводу порядка произведения тех или иных операций над личными делами работников.
По методическим рекомендациям Московского городского архива, а также ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела, так или иначе, входит документация, представленная сотрудниками при трудоустройстве, а также формирующаяся в процессе их последующей профессиональной деятельности на определенном предприятии или в организации. Так, сюда относятся следующие бумаги:
- Личный лист в соответствии с учетом кадров или же соответствующая анкета.
- Дополнение к анкете или личному листу.
- Автобиография сотрудника.
- Копии документации об образовании.
- Второй экземпляр трудового договора.
- Договор по поводу материальной ответственности.
- Рекомендательные письма с прошлых мест работы (характеристики).
- Заявление по поводу приема на работу (перевода на соответствующую должность).
- Копии приказов или выписки из них, соответствующие приему на работу или перемещению на иную должность.
- Выписки из документации (или же копии бумаг) по поводу награждения или привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.
- Копии (выписки) документации об аттестации (аттестационные листы, отзывы и так далее).
Сохранность личного дела
Положение о ведении личных дел работников предполагает, что с целью организации абсолютной их сохранности и удобства обращения с ними в процессе формирования бумаги помещаются (а именно, подшиваются посредством нитки и иглы на четыре прокола) в обособленную папку.
Важно отметить, что кроме перечисленной выше документации в личных делах могут размещаться и некоторые иные бумаги (к примеру, документы по поводу прохождения работником конкурса, относящегося к замещению вакантной должности; копии бумаг по поводу награждения сотрудника, присвоения ему званий почета и так далее). Помимо этого, в личные дела помещаются заверенные фотографии справки работника, однако они не подшиваются.
Порядок ведения личных дел работников подразумевает и первичное их оформление. Таким образом:
- Каждому личному делу присваивается индивидуальный учетный номер.
- Осуществляется заполнение соответствующих позиций на корешке личного дела и лицевой обложке.
- В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись.
Ведение трудовых книжек и личных дел работников
Нужно отметить, что ведение дела личностного характера не прекращается на протяжении всего периода работы каждого из сотрудников той или иной структуры тогда, когда ее правила не противоречат этому. Таким образом, ведение личного дела в любом случае предусматривает следующие пункты:
- Ведение записей в необходимых разделах дела.
- Помещение документации, которая подлежит хранению в составе личного дела.
- Изъятие документации, надобность в которой миновала.
- Периодическая проверка состояния личного дела в соответствии с предметом сохранности включенных в него бумаг.
Ведение личного дела работника в организации предполагает, что внесение записей в документацию личного дела производится на основании определенных документов или же их заверенных копий. Важно дополнить, что необходимые нюансы по исполнению процедуры уполномоченное должностное лицо может уточнять до внесения конкретных записей при личной беседе с работником. Абсолютно все записи, которые уместны в отношении документации при ведении личного дела, производятся шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цвета от руки. Положение о порядке ведения личных дел работников подразумевает исключение в документации исправлений, а также уместность разборчивого почерка. Тогда, когда возникает действительная необходимость, данные записи заверяются посредством подписи уполномоченного должностного лица из службы управления персоналом. Помимо этого, ставится печать предприятия.
Дополнительные сведения
Предполагающее приказ, ведение личного дела работника обеспечивается по следующему правилу: тогда, когда документация накапливается, она подлежит обязательному распределению в личном деле в соответствии с разделами. Кроме того, внутри разделов бумаги располагаются в последовательности хронологии. Важно отметить, что отдельные документы, подшитые в личное дело, так или иначе, подлежат нумерации. Информацию о данных бумагах (с учетом нумерации страниц), в границах которых она располагается в личном деле, в любом случае отражает внутренняя опись.
Стандартная инструкция о ведении личных дел работников РБ говорит, что сотрудники обязуются своевременным образом предоставить сведения в кадровую службу. Данная информация, как правило, трактует изменения в индивидуальных данных, которые включены в состав личного дела. Обычно оформляется это в письменном виде как заявление. Помимо того, документация, подтверждающая изменения, служит приложением. Несколько позже, когда все записи внесены в личное дело, документация, так или иначе, возвращается работнику. Кстати, в случае необходимости с данных документов сначала делаются и заверяются копии, которые впоследствии приобщаются к личному делу.
Хранение и учет личных дел
После того как ведение личных дел работников в полной мере изучено, целесообразно рассмотреть вопрос хранения и учета. Так, данные процедуры организуются для безошибочного и быстрого поиска дел личного характера, обеспечения их абсолютной сохранности, а также конфиденциальности информации, которая содержится в документации, от несанкционированного доступа.
Важно отметить, что личные дела работников той или иной компании включены в номенклатуру дел подразделения кадров в соответствии с общим названием «Личные дела». Помимо этого, там указываются и сроки их хранения. Как правило, период хранения бумаг достигает семидесяти пяти лет.
Постановление о ведении личных дел работников предписывает, что документация хранится в кадровой службе (обычно именно для подобных целей там обустраивается помещение) отдельно от иных бумаг. Необходимо дополнить, что кадровая служба хранит лишь личные дела актуальных сотрудников. Дела же уволенных работников передаются в соответствии с установленным законодательством порядком на хранение в архив структуры или же в территориальный архив.
Необходимо отметить, что условия хранения, так или иначе, должны обеспечивать абсолютную сохранность непосредственно личных дел, а также помещенной в них документации (информации) от разглашения или хищения. Именно поэтому сегодня рекомендуется обеспечивать хранение личных дел посредством сейфов (шкафов), располагая их в вертикальном положении на полках (корешками наружу).
Что же еще?
Кстати, внутри шкафа или сейфа на дверце могут размещаться сводные описи в отношении хранящихся личных дел. Важно то, что доступ к информации имеют исключительно уполномоченные должностные лица, а также их руководители. Тогда, когда количество личных дел превышает допустимое, они учитываются в специализированном реестре или журнале. Систематизация дел осуществляется одним из следующих методов:
- В соответствии с порядком номеров.
- В соответствии с прямым алфавитным порядком.
- В соответствии с разделами по наименованиям подразделений структуры согласно штатному расписанию, внутри же разделов – в алфавитном порядке прямого счета или по порядку номеров.
Для того чтобы сократить общее количество учетных единиц, хранить личные дела можно в составе так именуемых нарядов – групп алфавита для хранения. Таким образом, абсолютно каждому личному делу, которое включено в наряд, предшествует лист бумаги с ФИО сотрудника. Необходимо дополнить, что личные дела, состоящие в наряде, также группируются в соответствии с алфавитным порядком. В начале же наряда располагается сводная опись личных дел, включенных в него.
Выдача личного дела на время
Выдача дел личной природы сотрудникам той или иной структуры во временное пользование для того, чтобы они могли ознакомиться со сведениями, внесенными туда, производится, как правило, исключительно в случае разрешения руководства кадровой службы. Ознакомление сотрудника с собственным личным делом под расписку обычно осуществляется непосредственно в присутствии должностного сотрудника, который несет ответственность за обращение с документацией такого плана.
Необходимо отметить, что ознакомление работников с личными делами происходит не реже одного раза на протяжении года, а также в соответствии с просьбой указанных лиц в других случаях, установленных российским законодательством. При ознакомлении с собственными личными делами сотрудников той или иной организации строго запрещается:
- Осуществлять какие-либо исправления в уже произведенных записях личных дел.
- Вносить в личные дела новые записи.
- Извлекать из личных дел имеющуюся там документацию или помещать в них новую.
- Задерживать личные дела сверх предоставленного уполномоченными лицами периода времени.
Важные нюансы
В случае выявления в записях неточностей или обнаружения устаревшей документации в составе дела личного характера работник наделен правом заявления по данному поводу в кадровую службу структуры. Необходимо дополнить, что к заявлению следует приложить бумаги, в соответствии с которыми целесообразным будет внесение определенных изменений в ранее осуществленные записи, или же копии отдельных единиц документации для того, чтобы совершить замену.
Важно знать, что выдача дела личного характера на временное пользование производится именно по тому периоду времени, который необходим для исполнения нужных операций, согласно перечню лиц, наделенных правом на получение личных дел, который утвержден руководством структуры. Кстати, факт выдачи дела личной природы, так или иначе, фиксируется в контрольной карточке (журнале).
Важно знать, что ознакомление (работа) с личным делом осуществляется в специально предназначенном для данных целей помещении. Кроме того, время ознакомления (работы), так или иначе, ограничивается рамками рабочего дня. Так, в конце рабочего дня сотрудник, ответственный за обращение с личными делами, обязан убедиться в факте возвращения всех личных дел, которые были выданы на временное пользование, на места хранения. В случае необходимости должностное лицо обязуется принять соответствующие меры по возвращению или розыску документации.
Передача личных дел или же отдельных бумаг в их составе на временное пользование иным учреждениям (организациям, предприятиям) осуществляется исключительно в случае разрешения руководства структуры на основании надлежаще оформленного запроса.
Важно знать, что по поводу выдачи личного дела формируется акт, один экземпляр которого, так или иначе, передается вместе с личным делом или отдельным документом уполномоченному лицу запрашивающей стороны. Второй же экземпляр хранится в делах структуры непосредственно до возвращения личного дела или отдельного документа на первоначальное место хранения.
Изъятие бумаг из личного дела
Важно отметить, что изъятие отдельных единиц документации из личного дела осуществляется исключительно после разрешения руководства при условии оформления соответствующей записи, размещенной в графе «Примечание» внутренней описи. В случае временного изъятия бумаги на ее место (а именно, между листами соседних бумаг) по правилам вкладывается карта-заместитель (иными словами, справка-заместитель), где указывается дата и причина изъятия с подписью лица, которое выдало документ, а также подписью того сотрудника, который получил его в соответствии с актуальными для структуры правилами временного пользования.
Для того чтобы обеспечить абсолютный контроль за сохранностью личных дел в том или ином учреждении (организации, предприятии) ежегодным образом (а именно, не позднее первого квартала, который следует за отчетным) осуществляется проверка их состояния и наличия. Необходимо знать, что выявленные в процессе контрольного мероприятия недочеты и недостатки в любом случае фиксируются в акте, который сразу же после утверждения председателем комиссии предоставляется руководству организации для рассмотрения и последующего принятия решений относительно утерянной или недостоверной документации.