Цель инвентаризации – выявление текущего положения дел в организации и установление соответствия реальной ситуации документам. Так как эта информация принципиально важна для принятия управленческих решений, сама инвентаризация становится незаменимым мероприятием. Проводить ее нужно регулярно. Бухгалтерия не просто должна знать, что такое инвентаризация, но и разбираться в различных разновидностях этой проверки, чтобы регулярно организовывать мероприятие эффективно и точно.
Максимум внимания
Контроль деятельности предприятия может обеспечить только такой руководитель, который располагает представлением об обстановке дел. Информационную базу для этого предоставляют разнообразные внеплановые, плановые инвентаризации, регулярно организуемые в компании.
Различные мероприятия проводятся разным порядком, определяемым задачами, сформулированными руководством компании. При этом основываются на том, что бухгалтерия ведет документальный учет всего, что происходит внутри организации, то есть из бумажных источников можно получить общее представление о наличии, обороте средств, которыми располагает компания. При этом учитывают, что реальная ситуация может расходиться с той, которая следует из документов. Поэтому инвентаризация в 1С всегда сопряжена с реальным пересчетом ценностей, подлежащих проверке.
У медали несколько сторон
Различают довольно сильно отличающиеся друг от друга виды инвентаризации в бухгалтерском учете, но все они своей целью имеют одно и то же – установить, насколько сохранно имущество организации, соответствует ли оно базам данных, которыми располагают управляющие кадры фирмы. То есть фактически инвентаризация – это принятая в бухгалтерии методология учета, позволяющая контролировать ситуацию в отделах.
Если мероприятие позволяет найти расхождения с учетной информацией, тогда можно инициировать служебное расследование, чтобы выявить, какие работники организации неправильно вели себя. Под «прицелом» оказывается в первую очередь тот персонал, который несет официально материальную ответственность. В то же время результаты проведения инвентаризации могут показать такие расхождения, которые начальство имеет право посчитать незначимыми, и это не станет причиной преследования штата организации.
Что находим?
Так как цель инвентаризации – обнаружение отличий учетной информации и реального положения дел, в ходе такого мероприятия обычно обнаруживают, каких позиций не хватает, а что имеется в организации в избытке. При этом проведение инвентаризации позволяет выявить нахождение объемов ценностей, задолженностей.
Если документальная инвентаризация, ОС, финансов или прочая показала очень большие расхождения, речь, вероятно, идет об умышленном подлоге информации. В некоторых организациях обнаруживают огромные недостачи, исчисляемые миллионами, а в других находят долги на совершенно невозможные для организации суммы. Обычно это свидетельствует, что кто-то из работников фирмы вел противоправную деятельность. В ходе служебного расследования можно определить виновного. Корректное отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете позволяет держать ситуацию в организации под контролем, из чего следует, что мероприятие действительно важное, значимое, позволяющее предупреждать и своевременно выявлять преступления в компании.
Что и зачем?
Так как известны разные виды инвентаризации в бухгалтерском учете, в конкретной ситуации выбирают именно тот, который более всего отвечает условиям. В некоторых видах доминирует функция учета, в других – контроля, третьи направлены на обнаружение преступлений. В зависимости от того, на что настроено руководство компании, принимают решение в пользу формата мероприятия. Важно еще до начала проверки четко сформулировать преследуемые цели, а для этого руководящий состав должен представлять себе, что такое инвентаризация.
Теоретическая база
Инвентаризация – термин, которым обозначают проводимую внутри организации проверку, в ходе которой выявляют наличие имущества и сравнивают с данными, представленными в системе учета компании. Важно, чтобы все результаты инвентаризации были задокументированы в установленном порядке.
Задача проводящих инвентаризацию – найти различия реального положения дел и предполагаемого из документов. Как только обнаруживают расхождения, сразу начинают искать, по какой причине это произошло. Фактически именно инвентаризация – единственный оперативный, результативный, разумный метод контроля сохранности имущества организации. Как любое основополагающее для современной экономики понятие, инвентаризация подразделяется на группы, типы и подвиды. Классификация основывается как на целях, которые преследует инвентаризационная комиссия, так и на том, какие объекты в ходе мероприятия придется проверить и пересчитать. Скажем, инвентаризация ОС несколько отлична от учета финансовых остатков организации или складских запасов.
Инвентаризация: виды и подвиды
Простейшее разделение на типы:
- инициативная;
- обязательная.
Оно основано на том, насколько нужна проверка в текущий момент времени. Обязательные виды инвентаризации в бухгалтерском учете организуются, если этого требует закон. Инициативные происходят, когда руководитель компании принимает решение в пользу проверки. Для таких мероприятий частота ограничений не имеет.
Можно разграничивать виды инвентаризации в бухгалтерском учете, оценивая место организации мероприятия:
- Касса.
- Производственный цех.
- Склад.
- Торговая площадка.
Разделение видов инвентаризации в бухгалтерском учете основано на объектах, применительно к которым организована проверка:
- ОС;
- запасы;
- продукты, товары;
- деньги;
- обязательства.
Наконец разделяют инвентаризацию на типы, оценивая предназначение мероприятия, объем проверки, метод установления точной информации по проверяемому объекту.
Инвентаризация: зачем?
Для чего проводится инвентаризация ОС или, к примеру, денег, товаров? Главная задача мероприятия – точно, достоверно сформулировать выводы о качестве учета внутри организации. В ходе мероприятия сравнивают результаты фактические и следующие из документации и принимают решение: нужно или нет совершенствовать систему? Чтобы получить достаточную базу для выводов, выбирают объекты, применительно к которым нужна проверка, изучают их: считают, измеряют вес, количество, качество. Полученную информацию сравнивают с установленной из учетной документации.
У инвентаризации есть ряд особенностей. Например, при проверке устанавливается, насколько в организации соблюдаются введённые руководством компании правила, а также выявляется, какие меры принимают, чтобы ценности сохранялись в порядке. Инвентаризация денежных средств позволяет понять, в сохранности, в безопасности ли лежат деньги фирмы. Также при инвентаризации находят позиции, у которых истек или скоро истечёт срок годности, испортившееся имущество.
Дополнительные эффекты
Правильно организованная инвентаризация позволяет выявить, есть ли у компании такое имущество, которое в рабочем процессе не задействовано. Если таковое удается найти, его можно продать или привлечь в работу, чтобы улучшить результативность производства. Впрочем, самое главное – это выявить такие виды имущества, которые не используются в работе, чтобы информацию о них сохранить и в будущем не повторять ошибок с лишними финансовыми затратами на покупку бесполезного товара.
В ходе инвентаризация денежных средств, ОС и других ценностей, обязательств можно проверить корректность операций учета, найти расхождения, ошибочные данные, проконтролировать организацию хранения на предприятии и условия, в которых имущество обычно находится. Именно инвентаризация дает максимально точное представление о том, хорошо ли организован учет в организации, располагает ли бухгалтерия актуальными сведениями и отражает ли проводимые хозяйственные операции в централизованной учетной системе. Нужно помнить, если в учете есть ошибки, это становится причиной немалых потерь.
На что еще обратить внимание?
Как известно, в процессе хранения некоторые позиции, ценности меняются, их качества, свойства, особенности претерпевают корректировку. Как правило, это приводит к убыли товаров и запасов. Этот процесс должен находиться под контролем, и именно своевременная инвентаризация позволяет получать актуальную информацию о происходящем на складах организации.
Точный и актуальный контроль над имуществом компании – это один из наиболее точных методов выявления компетентности сотрудников, ответственных за проверяемые позиции. То есть проведение инвентаризации позволяет делать выводы не только о качестве учета, но и о соответствии работников организации занимаемым ими должностям. Регулярные плановые и незапланированные проверки позволяют таким образом откорректировать персонал организации, что он будет состоять только из специалистов своего дела, ведущих честную работу. А это – залог преуспевания фирмы в настоящем и будущем.
На что оглядываемся?
По правилам, инвентаризацию нужно проводить, учитывая действующие нормативы, а не как Бог на душу положит. Для стандартизации процесса проверки было введено несколько нормативов на федеральном уровне, а кроме них можно принять локальные нормативные акты внутри организации.
Самый значимый документ – это приказ министерства финансов, посвященный инвентаризации. Он был выпущен еще в 1995 году, с того момента регулярно дополняется, исправляется так, чтобы соответствовать реалиям экономической жизни страны в наши дни. Дополнительно к приказу были выпущены методические указания, где процесс инвентаризации описан подробно, по шагам, с учетом особенностей функционирования организаций разных форматов.
И как сделать?
На некоторых предприятиях инвентаризацию проводят ежегодно, на других организуют каждые 6 месяцев или даже четыре. Как правило, решает этот вопрос руководитель организации. Из законов страны следует, что перед сдачей бухгалтерской отчётности за год проведение инвентаризационной проверки – обязательное мероприятие, избежать его не получится. Если такую проверку на предприятии не организовывают, с точки зрения проверяющих органов, учредителей и других лиц внутри фирмы вовсе нет бухгалтерского учета.
К чему может привести такая халатность? К лицам, по должности ответственным за вопрос, можно применить административные санкции. Также к ответственности могут привлечь, если инвентаризация была организована, но ее итоги оформили неправильно, что провоцирует вероятность искаженной отчетности бухгалтерии.
Проверка по шагам
Проведение инвентаризации – последовательность, в ходе которой:
- определяют фактически, что есть у фирмы;
- определяют ценности, расходящиеся с требованиями ТУ, качества;
- проверяют, сходится ли информация о реальном положении дел с учетной;
- анализируют стоимость найденных ценностей, денег;
- определяют, есть ли неиспользуемые позиции;
- контролируют соблюдение нормативов содержания, использования, хранения оборудования, ОС, ценностей, денег.
Все или не все?
По мере надобности в компании можно провести полную инвентаризацию. Тут изучают абсолютно все имущество, не делая исключений. Именно такую проверку нужно организовать в конце отчетного периода, когда бухгалтерия готовит документы по итогам года. Если в подобном масштабе необходимости нет, инициируют частичную проверку. Для ее проведения издают приказ внутри организации, назначают поименно и по должностям ответственных, входящих в инвентаризационную комиссию, официально прописывают, какие категории ценностей нужно проверить и сопоставить с бухгалтерской информацией. Можно вписать только одну категорию, можно упомянуть несколько. Можно проводить частичную инвентаризацию только в одном месте хранения, можно сразу в нескольких.
Сделаем сюрприз!
Как уже было упомянуто, в конце года необходимо провести инвентаризацию в обязательном порядке. Об этом в фирме всем ответственным лицам известно в любой момент времени. К проверке готовятся заранее. Это плановая инвентаризация. Но руководители фирмы, соблюдая интересы организации, могут сделать сюрприз своим работникам, объявив о внеплановой инвентаризации в любой момент, когда посчитают нужным организовать подобное мероприятие.
Чтобы отразить расхождения учетных данных и реальных, нужно оприходовать лишнее, зачислить финансовую оценку на счета финансовых результатов. Если предприятие бюджетное, тогда найденное направляется на увеличение финансирования. Если выявлено, что некоторого имущества не хватает, оно испортилось, то оценивают, в пределах ли это естественной убыли или превышает ее. В первом случае списывают разность на производственные издержки, во втором ищут виновных, с которых убыток взыскивается. Если найти таковых не удалось или судебное разбирательство показало, что взыскивать нельзя, тогда убытки также направляют в графу финансовых результатов.