Ведение бухгалтерского учета – это сложное, но необходимое дело в любой предпринимательской деятельности. Знание всех тонкостей и особенностей в данной сфере приходит только с опытом работы. Многие руководители полагают, что наличие бухгалтера является гарантом правильного ведения учета. И только после увольнения сотрудника выясняется, что учет велся не в полном объеме. Приходится осуществлять восстановление данных бухгалтерского учета.
Проверка
Как известно, проблему проще предотвратить, чтобы не тратить время и деньги на восстановление бухгалтерского и налогового учета. Для этого достаточно провести небольшой экспресс-тест - сравнить данные отчетности с информацией в программе. Если будет найдены отклонения, значит, учет ведется с ошибками. Последствия могут быть непредсказуемыми: от встречной проверки до дисквалификации руководителя.
Ошибки могут быть допущены по разным причинам: смена сотрудника, отсутствие документов, загруженность отдела. Как бы то ни было, лучше вовремя осуществить восстановление бухгалтерского и налогового учета. Это позволит избежать штрафных санкций за несоблюдение закона и повысит эффективность деятельности организации в целом. Не стоит забывать, что за ведение учета в организации руководитель несет административную или уголовную ответственность.
Услуги профессионалов
Если в отчетности были выявлены ошибки, то необходимо осуществить восстановление данных. В этом случае заключается договор на восстановление бухгалтерского учета, образец которого представлен далее. В документе прописываются реквизиты участников сделки, права и обязанности сторон, сроки выполнения проверки. Очень важно отразить в договре стоимость услуг и ответственность исполнителя за выполнение обязанностей.
Создавать новое юридическое лицо имеет смысл только, если компания не несет ответственности перед другими контрагентами. Если у предприятия имеются действующие лицензии, долгосрочные договора и большой штат сотрудников, нужно поддерживать его жизнедеятельность. Деловой опыт и положительная репутация в бизнесе также имеют значение.
Услуги по восстановлению бухгалтерского учета включают в себя:
- Анализ текущего состояния организации: учетной политики, документооборота, плана счетов.
- Проведение сверки взаиморасчетов со всеми контрагентами.
- Формирование базы документов.
- Восстановление документации и ввод первичных данных.
- Формирование отчетов.
В итоге документация будет восстановлена, упорядочена и проконтролирована. Услуги по восстановлению бухгалтерского учета будут стоять дорого. Цена напрямую зависит от причины возникновения ошибок (смены бухгалтера, результат налоговой проверки, неквалифицированное ведение учета) и периода, за который нужно проводить сверку расчетов. Чем больше будет выявлено ошибок, тем больше работы предстоит аудиторам. С другой стороны, стоимость услуг гораздо меньше, чем затраты, которые будут понесены фирмой в случае ненадлежащего ведения учета.
Цели и задачи
Восстановление бухгалтерского учета аудиторской фирмой начинается с постановки цели – привести учет в состояние, соответствующее законодательству, чтобы контрольно-надзорные органы не наложили штрафы, претензии и санкции на предприятие. Исходя из поставленных целей и задач, осуществляются такие этапы проверки:
- Анализ текущей ситуации: первичная обработка документации.
- Определение объема работ, подсчет их стоимости, планирование и согласование мероприятий с заказчиком. На этом этапе оформляется договор на восстановление бухгалтерского учета.
- Реализация мероприятий, в том числе создание, исправление регистров БУ, первичной документации и отчетности.
- Предоставление результатов проверки заказчику.
Варианты
С чего начать восстановление бухгалтерского учета? С анализа текущей ситуации и определения объема работ. Полное восстановление бухгалтерского учета аудиторскими услугами может потребоваться только в том случае, если прежде учет не велся вообще или полностью утерян. Чаще всего осуществляется частичное восстановление данных. которое охватывает отдельные участки БУ, сделки или операции, проверку отчетности и налогового учета по отдельным видам налогов.
Восстановление бухгалтерского учета: с чего начать
Первым делом следует провести инвентаризацию, чтобы выявить фактическое количество основных средств. Независимые оценщики определят рыночную стоимость объекта и срок, в течение которого он отработал. Исходя из этих данных составляется баланс и рассчитывается оставшийся срок эксплуатации. Предприятия, которые находятся на общей системе, могут узнать стоимость объекта из копии декларации по налогу на имущество. Объекты, которые не облагаются налогом, должны быть отражены в приложении к отчету.
Если за предприятием числится недвижимость и земельные участки, то нужно обратиться в БТИ и регистрационную палату за копиями паспортов на эти объекты. Проверить данные о владельцах участков, которые переданы организации на правах аренды, можно в Федеральной регистрационной службе. В комитете по управлению имуществом имеется устав предприятий, которые владеют федеральными или муниципальными объектами. Все полученные данные нужно занести в бухгалтерский учет.
Восстановления основных средств осуществляется в такой последовательности:
- На каждый объект заводится инвенаризационная карточка (ОС-6), в которой указывается полное наименование, остаточная стоимость, краткая характеристика и остаточный срок использования.
- Стоимость выявленных ОС отражается по ДТ01. По КТ02 «Амортизация» на отчетную дату должно стоять «0». Указывать в этих проводках первоначальную стоимость ОС и сумму износа не рекомендуется. Лучше отразить остаточные данные. Оставшийся срок полезного использования каждого объекта должна установить комиссия.
- Если фирма была создана до 2002 года, то в отчете должна числиться примерная дата постройки объекта или ввода его в эксплуатацию. По этим данным, затем будет определяться срок использования в НУ и БУ. До 2002 года списание амортизации осуществлялось по разным срокам полезного использования. Возникшие постоянные разницы влияют на сумму налога на прибыль.
- В приказе об учетной политике должен быть прописан способ начисления амортизации.
Запасы
Далее следует провести инвентаризацию ТМЦ путем пересчета и взвешивания товаров на складах. По результатам проверки бухгалтер:
- Отражает по ДТ10 выявленные остатки запасов, а по ДТ41 – остатки товаров. Постановка на учет осуществляется в количественном и суммовом выражении по рыночной стоимости.
- Если по результатам инвентаризации была обнаружена спецодежда, то она должна быть учтена в отдельных карточках. Один документ выписывается на одно ответственное лицо. Если срок полезного использования одежды превышает 1 год, то на каждую единицу ежемесячно должна начисляться амортизация.
- В приказе об учетной политике должен быть закреплен порядок отражения и выбытия в НУ и БУ МЗП и товаров.
Сбор данных о взаиморасчётах
Восстановление документов бухгалтерского учета начинается с определения стадии взаиморасчетов со всеми контрагентами. Копии всех платежных документов можно получить в банке, предоставив реквизиты организации. В таком случае на имя руководителя отделения составляется письмо с просьбой предоставить из архива выписок по счету со всеми прикрепленными файлами. Информацию нужно восстановить минимум за полгода. Из предоставленных документов можно будет легко определить поставщиков, покупателей и остатки на расчетном счете. Следующий этап – направить каждому агенту акт сверки и попросить прислать вместе с подписанными документами копии всех договоров.
ФНС контролирует начисления и уплаты налогов в указанные сроки. С этой целью налоговая составляет карточки счетов предпринимателей, в которых отражает платежи:
- за текущий год;
- в счет погашения задолженность за прошлый период;
- в счет погашения реструктуризированной задолженности;
- поступления от реализации арестованного имущества.
Чтобы осуществить восстановление бухгалтерского учета, аудитор или бухгалтер направляет в адрес ФНС письмо с просьбой предоставить акт сверки. В документе обязательно должны быть указаны ИНН, местонахождение организации, телефон, Ф. И. О. руководителя. ФНС составляет акт по форме № 23 и пересылает его клиенту. Кроме того, можно получить справку о состоянии расчетов с бюджетом. Она выдается по заявлению налогоплательщика, оформленному письменно, или переданному на электронный адрес. Срок получения документа – 10 дней с момента подачи справки.
Каждое предприятие в обязательном порядке регистрируется в ПФР и ФСС. Из этих учреждений можно получить копии декларации об уплате ЕСН и страховых взносов и узнать сальдо расчетов, выплаченные суммы, применяется ли регрессивная шкала, есть ли инвалиды на предприятии.
Ежеквартально предприятие сдает баланс со всеми дополнениями, отчет о прибыли и движении средств. Копии этих документов за несколько предыдущих периодов можно получить из ФНС по письменному запросу.
Расчеты
Восстановление бухгалтерского учета фирм по данной статье формируется из актов сверки в БУ и отражается по счету 60:
- дебетовое – если имеет место переплата поставщикам;
- кредитовое – если имеется задолженность перед поставщиками.
Если организация пользуется услугами лишь нескольких контрагентов, то для детализации расчетов рекомендуется открыть субсчета отдельно для каждого контрагента.
Все расчеты с покупателями отражаются по счету 62. Задолженность контрагента – по дебету, а переплата – по кредиту. Точно так же, как и с поставщиками, расчеты с каждым покупателем можно вести на отдельном субсчете.
Ведение, восстановление бухгалтерского учета по безналичным денежным средствам осуществляется на основе данных из банковских выписок. Остаточное сально на текущих счетах отражается по ДТ51. Если у организации имеются остатки валютных ценностей, то они учитываются до ДТ52, пересчитанные в рубли по курсу ЦБ на дату проведения инвентаризации. Наличные средства в кассе отражаются по ДТ50.
Восстановление бухгалтерского учета и отчетности с ПФР, ФСС, ФОМС осуществляется по актам сверки, полученным из этих учреждений. Все суммы учитываются по счету 69, к которому открываются соответствующие субсчета, отражающие расчеты по ЕСН в части, перечисляемой в ФСС, федеральный бюджет, на медицинское страхование и расчеты по взносам в ПФР. Суммы, отраженные в акте, должны совпадать с теми, которые указаны в платежных документах из банка. Выявленные расхождения могут быть вызваны тем, что средства на счет в бюджет попадают через несколько дней после их перечисления. В платежных документах могла быть соверена ошибка, тогда средства зачисляются на другой счет. В любом случае при выявлении отклонений рекомендуется обратиться в ПФР или ФСС за получением разъяснений.
Сальдо по счету 69 будет:
- Кредитовое, если суммы начислений превышают суммы уплаты.
- Дебетовое, если средства в бюджет перечислены авансом.
- Нулевое, если переплата и задолженность отсутствует.
Выяснить, на какой системе налогообложения находится организация, помогут акты сверки с ФНС. Указанное в документах сальдо следует отразить в БУ по счету 68.
Капитал организации
С чего начинается восстановление бухгалтерского учета в рамках источников финансирования организации? С учредительных документов предприятия. В Уставе указывается сумма средств, внесенных учредителями. Все последующие изменения величины капитала должны отражаться в протоколах собраний акционеров. Рассчитанную сумму уставного капитала следует отразить по КТ80.
Баланс: активы
Для восстановления данных нужно получить последний сданный отчет в ФНС. Информация в баланс записывается из Главной книги. Если она отсутствует, то восстановление бухгалтерского учета фирм осуществляется по счетам.
НМА (стр. 110). Если по счетам числится определенная сумма, то нужно выяснить у руководства, какими товарными знаками или интеллектуальной собственностью владеет предприятие. Правильно определить стоимость таких объектов помогут оценщики.
ОС (ст. 130). У предприятий, занятых в строительстве, по данной строке отражается стоимость оборудования для установки и вложенного в НМА. Если имеется балансовое сальдо по стр. 135, значит, у организации имеется имущество, переданное в аренду. Для восстановления бухгалтерских данных нужно запросить договора аренды.
Спецсчета в банках (стр. 140). По данной строке отражается сумма вложений в краткосрочные депозиты. Этаже информация должна отражаться в банковской выписке и по счету 55 главной книги.
Запасы (стр. 211). Информация о количестве и стоимости материалов заносится в баланс по данным инвентаризации. Цифры могут отличаться от тех, что представлены в последнем сданном отчете.
В балансе отражается сумма налога, полученная по сделкам со всеми контрагентами. Если у предприятия имеется много покупателей, то суммы, указанные по стр. 220 (НДС) и 230 (ДЗ), не помогут осуществить восстановление бухгалтерского учета.
Данные по средствам в кассе и на расчетных счетах заполняются исходя из банковских выписок.
Баланс: пассивы
Сумма учредительного капитала (стр. 410) должна соответствовать той, что указана в учредительных документах.
Если организация использует краткосрочные займы. то их объем с учетом процентов должен быть отражен по сч. 66. Задолженность перед ПФ, социальными фондами (стр. 623) и бюджетом (стр. 624) должна соответствовать той, что указана в актах сверок с этими организациями.
К доходам будущих периодов (стр. 640) относят суммы поступлений аренды, безвозмездных активов и т. д.
Общая сумма арендованных ОС, указанная по стр. 910 и 911, должна соответствовать той, что указана в договорах с контрагентами, а ежемесячные платежи - с банковскими выписками. Задолженность перед арендодателями следует отразить на забалансовом счете 001.
После того как все данные с баланса разнесены восстановление бухгалтерского учета с чего начать? Если все данные занесены правильно, то дебетовое сальдо счетов и субсчетов должно совпадать с кредитовым.
Декларация по налогу на прибыль
Восстановление бухгалтерского учета с чего начать? Данные из декларации следует отразить в балансе организации, учитывая такие нюансы:
- В Разделе 1 указана сумма налога, подлежащих уплате, по всей организации в целом. Это следует учесть, если у предприятия есть подразделения, которые не уплачивают налог. Сальдо счета 68 должно совпадать с суммой задолженности, перечисляемой в местный бюджет (стр. 091) и бюджет РФ (081).
- Налог, подлежащий уплате с дивидендов и процентов с государственных ЦБ, отражается в подразделе 1.3 в стр. “1” и “2” соответственно.
Рассмотрим заполнение остальных строк декларации:
- Стр. 070 - доход от операций с долговыми обязательствами и от переоценки ЦБ.
- Стр. 010 - сумма выручки организации за отчетный период.
- Стр. 100 - внереализационные доходы, полученные в виде процентов по договорам займа, векселям и другим долговым обязательствам.
- Стр. 041 - сумма налогов и сборов за исключением ЕСН.
- Стр. 050 - стоимость приобретенных (реализованных) имущественных прав в прошлом периоде.
- Стр. 090 - сумма убытков за предыдущие периоды по обслуживающим производствам.
- Стр. 400 - сумма начисленной амортизации по ОС и НМА. Если она отличается от расчетной, значит, у организации есть объекты, приобретенные до 2002 года, которые теперь занесены в отдельную группу.
- Стр. 030 - сумма реализованных в прошлом периоде ОС. Определить проданные объекты можно по договорам, учтенным в регистрационной палате. Сумма амортизации по таким объектам занесена в стр. 040, а выручка - включена в стр. 030.
Возможные ошибки
Восстановление бухгалтерского учета и аудита - это долгий и кропотливый процесс. Основная проблема заключается в том, что информация из отчетности будет не совпадать с той, что указан в актах сверки. В первую очередь это касается всех бюджетных платежей. Например, аудитора получил акт на 31 декабря. Начисление сборов в БУ отражается оборотами на конец месяца, а в лицевом счете из ФНС - по сроку уплаты, то есть на конец 1 квартала будущего года. Если организация ежеквартально перечисляет средства в бюджет, то в БУ они будут числиться списанными, а по данным ФНС - начисленными в виде авансовых платежей. То есть на конец года тождественные расчеты будут только за 10 месяцев без учета авансовых платежей за последний квартал. Такая же ситуация будет и по другим отчетным периодам.
Нельзя выкидывать документы, на основе которых осуществлялось восстановление данных. Их нужно собрать и составить один реестр. Ответственность за сохранность первичных документов несет главный бухгалтер.
Налоговая отчетность может быть составлена с ошибками. Кроме того, у организации быть события, которые произошли после отчетной даты, но до подписания документа в ФНС. Если они не были правильно учтены, то в текущем периоде возникнет утрата материальных ценностей на большую сумму.
Положением по ведению БУ допускается составление баланса с неточностями. В балансе отражается свернутое кредитовое и дебетовое сальдо.
Утеря документов
Если документы были утеряны частично, то предприятие находится в более выгодном положении, поскольку не придется восстанавливать весь учет с нуля. Хорошие результаты дают беседы с руководством, сотрудниками бухгалтерии и другими экономическими отделами. Во избежание подобных случаев лучше периодически делать архивные копии бухгалтерской базы в виде распечаток ОСВ на конец месяца.
Выбор контролера
После того как все восстановительные работы пройдены, стоит исключить ключевую ошибку – не квалифицированного сотрудника. Принимая на работу бухгалтера, следует протестировать его знания в сфере деятельности предприятия и навыки работы с программой. Очень часто «специалисты» не разбираются в настройках базы данных и формируют отчетность, полагаясь на программу. А ведь не все конфигурации могут быть настроенными.
Также следует заранее определиться с возрастными предпочтениями. Молодые специалисты имеют большой объем теоретических знаний и мало практических навыков работы. Хоть они и с решительностью рвутся в бой, полагаться на них не стоит. В то же время «бабушка-бухгалтер» будет больше времени тратить на изучение законодательных изменений, нежели на адаптацию учета на фирме.
По статистике, 80 % сотрудников работают хорошо, только если их труд контролируют. Самый лучший способ – периодически снимать отчеты по основным бухгалтерским счетам: «запасы», «расчеты с поставщиками, заказчиками» и т. д. Если цифры на счетах вызывают сомнения, следует попросить бухгалтера прокомментировать ситуацию. Любые ошибки следует исправлять незамедлительно. Если бухгалтер самостоятельно с этой задачей справиться не сможет, то придется обратиться к специалистам – аудиторам.