Практическое любое юридическое лицо вправе создавать и закрывать обособленные подразделения. Тем более что достаточно часто такая структурная единица открывается временно, для реализации определенного проекта. Однако процедура закрытия обособленного подразделения имеет ряд особенностей, о которых следует знать.
Общие положения
Обособленное подразделение не может ни в коем случае располагаться по месту нахождения головной компании. Подразделение должно иметь стационарные рабочие места (хотя бы одно) и существовать фактически не меньше одного месяца.
Такое подразделение компании может образовываться в виде представительства, филиала или в иной форме (склад, магазин, второй офис или мастерская).
Закрытие обособленного подразделения: пошаговая инструкция
В зависимости от вида, процедура ликвидации может немного отличаться, но при любых обстоятельствах собственникам бизнеса придется решить ряд вопросов:
- кадровые;
- имущественные;
- административные.
В обязательном порядке о сворачивании деятельности в подразделении придется уведомить налоговую службу. С другой стороны, особых требований на уровне законодательства в отношении таких формирований нет, хотя есть некоторые несоответствия по срокам. Так, к примеру, о том, что принято решение о ликвидации следует уведомить ИФНС на протяжении трех дней, а сотрудников за 2 месяца.
На практике перед принятием решения о ликвидации не только уведомляют сотрудников, но и проводят инвентаризацию и аудит. Ведь очень важно, тем более, если подразделение находится в другом городе, точно знать, какие есть в наличии материальные ценности и что будет передаваться в главный офис. При этом инвентаризации подлежат не только ценности, но и долги, необоротные активы. Возможно, что собственник бизнеса пожелает проверить выплату налогов и сборов.
Как правило, на главном предприятии создается специальная комиссия, которая и сверяет баланс и проводит инвентаризацию. Такая проверка позволит выяснить и зафиксировать ценности, которые предполагается продать после ликвидации подразделения.
Этап № 1 – кадровые вопросы
Из-за несоответствия по срокам все же рекомендуется начать процедуру закрытия обособленного подразделения с решения кадрового вопроса. Ведь очень важно соблюсти все требования действующего трудового законодательства, тем более что в подразделении должно быть хотя бы одно стационарное рабочее место, следовательно, хотя бы один сотрудник.
В зависимости от того, где находится структурное подразделение, будет отличаться процедура. Если офис или склад расположен в другом регионе, то работников придется уволить по процедуре сокращения, либо предложить им рабочее место по местонахождению головного офиса. В этом случае, сотрудников о предстоящем увольнении необходимо уведомить за 2 месяца, выплатить им выходное пособие в размере одномесячной заработной платы. В дальнейшем, на протяжении трех месяцев, если работник не устроится на новую работу, и встанет на учет в центр занятости, то предприятие будет ему выплачивать весь этот срок среднюю заработную плату.
Если же закрытие обособленного подразделения происходит в том же регионе, где находится главный офис, социально незащищенные слои населения не могут просто так быть уволенными. Это беременные женщины, многодетные родители, если в семье есть дети, не достигшие 3 лет, одинокие матери или отцы.
Этап № 2 - принятие решения
Принять решение о том, что предстоит ликвидация, можно на общем собрании. У некоторых предприятий эта функция возложена на совет директоров. На основании решения о закрытии обособленного подразделения, руководство предприятия издает соответствующий приказ, подтверждающий ликвидацию.
Этап № 3 – подготовка документов для уведомления органов ИФНС
На протяжении 3-х дней с момента вынесения решения, руководство компании обязано обратиться с соответствующим уведомлением в налоговую службу. Для этой процедуры предусмотрена специальная форма С-09-3-2. Заполнить ее достаточно просто, а представлена она всего лишь двумя листами. На первом листе указываются все идентификационные данные предприятия, от ОГРН до ИНН. На втором листе вносится информация о местонахождении филиала, который подлежит закрытию, дата принятия решения.
Актуальную форму закрытия обособленного подразделения всегда можно скачать на сайте ФНС. Заполнять бланк можно как от руки, так и при помощи компьютера. При заполнении на компьютере рекомендуется выбирать стандартный шрифт – Courier New, с высотой от 16 до 18 пунктов. Если форма заполняется от руки, то писать необходимо заглавные печатные буквы, а там, где остаются пустые клетки, ставить прочерк.
Главное не забывать, если заполняется несколько листов формы, то на каждом из них обязательно следует заполнить графу ИНН и КПП.
В случаях, когда одновременно закрывается несколько подразделений, по каждому из них не составляется отдельное уведомление о закрытии обособленного подразделения, а заполняются всего лишь вторые листы на каждый филиал. На первом листе формы делается соответствующая отметка, что сразу закрывается несколько отделений предприятия.
Если устав предприятия не менялся с 2014 года, то придется внести изменения и в него. До сентября 2014 года, в обязательном порядке устав предприятия должен был содержать информацию обо всех подразделениях, сейчас такого требования не выдвигается. То есть если устав давно не менялся, то дополнительно заполняется форма Р13001, если никаких изменений нет, то форма Р14001.
В итоге, в налоговую службу при закрытии обособленного подразделения подаются следующие документы:
- форма С-09-3-2;
- решение всех участников предприятия, либо единого участника;
- форма Р13001 или форма Р14001, в зависимости от ситуации;
- в новой редакции устав (если в него вносятся изменения);
- документ, подтверждающий внесение государственной пошлины (в этом году ее размер составляет 800 рублей).
За нарушение сроков предоставления информации о предстоящей ликвидации компании может грозить административный штраф, но, как правило, специалисты налоговой службы обходятся лишь предупреждением.
Этап № 4 – подача налоговой отчетности
В зависимости от выбранной системы налогообложения, необходимо подать декларацию за обособленное подразделение. Если у филиала был банковский счет, то его следует закрыть.
Этап № 5 – снятие с учета
Нельзя считать ликвидированным подразделение до того момента, пока ИФНС не направила уведомление о том, что оно снято с налогового учет. Нормативными документами для этого предусмотрен 10-дневный срок. Но на практике инспекторы могут пожелать осуществить выездную проверку.
Зато с предприятий снята обязанность по направлению заявления о закрытии обособленного подразделения во все фонды. Эта функция теперь возложена на налоговую службу.
Правила составления приказа
Составлять приказ может любое ответственное лицо за процедуру ликвидации филиала, но подписать его должен директор. В тексте документа должно присутствовать обязательно две части: обоснование и основание.
Обоснование – это реальная причина, почему закрывается подразделение, к примеру, производственная необходимость, убыточность или реорганизация.
Основание – это ссылка на нормативный или локальный документ, согласно которому, началась процедура ликвидации. Это может быть даже решение учредителя или совета директоров.
Приказ о закрытии обособленного подразделения в обязательном порядке должен быть зарегистрирован в журнале учета общих распорядительных документов. Если в документе упоминаются конкретные должности, им предписывается выполнение определенных задач, то этих работников следует ознакомить с приказом под подпись.
Решение о ликвидации
Чаще всего открытие и закрытие обособленного подразделения отнесено к компетенции общего собрания акционеров. Однако законом не запрещено делегировать такие полномочия исполнительному органу. У АО обычно такие права есть у совета директоров. В любом случае, даже если участник один, то решение и протокол должны иметь следующие обязательные реквизиты:
- Полное наименование головного предприятия.
- Место и дата принятия решения.
- Порядковый номер документа.
- Данные об учредителях или одном участнике. Если учредителей несколько, то необходимо указать размер их долей.
- Далее прописывается повестка дня, где указывается не только вопрос о ликвидации, но и вопрос об утверждении новой редакции устава (если они вносятся), вопрос о назначении уполномоченного лица за проведение регистрационных действий.
- Примерные сроки ликвидации.
В конце документ подписывается секретарем и председателем, либо единым участником общества.
Отличительные особенности закрытия предприятия и подразделения
Самая главная отличительная особенность – у обособленного подразделения нет такого широкого круга прав и обязательств, как у обычного юридического лица. Ведь даже если закрывается филиал, то главный офис продолжает работать, а все имущество, принадлежащее подразделению, автоматически переходит в ведение предприятия. А если у подразделения были нарушения в сфере налогообложения, то отвечать придется головному офису.
Срок закрытия обособленного подразделения намного меньше, чем при ликвидации предприятия. Ведь в этом случае не требуется создавать ликвидационную комиссию, формировать промежуточный и итоговый ликвидационный баланс, подавать уведомления в СМИ и прочее.