Акт на списание ГСМ: образец заполнения

ГСМ - важная статья расходов для компаний с автопарком. Правильное оформление акта на их списание поможет оптимизировать налоги. Давайте разберемся, как составить акт на списание ГСМ по форме и без нарушений. Узнаете образцы заполнения, нюансы списания и учета. Получите чек-лист по оформлению акта.

1. Что такое акт на списание ГСМ и зачем он нужен

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), масла, тормозные жидкости и охлаждающие жидкости. Акт на их списание необходим для подтверждения расходов на ГСМ и последующего налогового вычета.

Списать ГСМ в расходы можно только при использовании собственного или арендованного транспорта. При выдаче компенсации за использование личного авто сотрудником дополнительно ГСМ списать нельзя.

Акт на списание ГСМ тесно связан с путевым листом водителя, в котором фиксируется расход топлива за каждый рабочий день.

2. Кто составляет акт на списание ГСМ

На крупных предприятиях для списания ГСМ создается специальная комиссия. В нее входят представители разных подразделений и материально-ответственные лица. Комиссию назначают приказом руководителя.

В малом бизнесе достаточно письменного решения о списании от руководителя, комиссия не требуется.

3. Какие реквизиты должен содержать акт на списание ГСМ

Любой первичный документ, в том числе акт на списание ГСМ, должен содержать:

• наименование документа;
• дату составления;
• наименование организации;
• содержание операции;
• величину списания в натуральном и денежном выражении;
• должности и подписи ответственных лиц.

В акте обязательно указываются также:

• вид ГСМ;
• количество;
• цена и общая стоимость.

Данные о ГСМ лучше представить в табличной форме. Акт можно составить как в рукописном виде, так и распечатать на компьютере. Главное - наличие оригинальных подписей.

4. Где взять образец акта на списание ГСМ

Унифицированной формы акта на списание ГСМ не предусмотрено. Организация может разработать собственный бланк акта на списание ГСМ или воспользоваться типовым образцом.

Рассмотрим пример заполнения акта на списание ГСМ для автотранспорта компании:

составила настоящий акт о том, что за сентябрь 2022 г. были списаны следующие ГСМ:

Председатель комиссии: [подпись] [ФИО] Члены комиссии: [подпись] [ФИО]

Данный акт на списание ГСМ содержит все необходимые реквизиты и позволяет документально подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы для целей бухгалтерского и налогового учета.

5. Порядок работы с актом на списание ГСМ

Комиссия по акту на списание ГСМ выполняет следующие задачи:

• проверяет фактический расход ГСМ по путевым листам;
• сверяет расход с установленными нормами;
• при необходимости проводит контрольные замеры расхода;
• собирает и анализирует данные по расходу ГСМ за период;
• оформляет акт на списание ГСМ;
• передает акт в бухгалтерию.

После проведения списания ГСМ по акту он передается в архив, где хранится установленный срок.

6. Особенности списания отдельных видов ГСМ

Акт на списание ГСМ может быть составлен:

• на бензин для автотранспорта;
• на дизельное топливо для генератора;
• на бензин для бензопилы;
• на смазочные и другие материалы.

Во всех случаях структура акта остается одинаковой. Меняются только вид и объем списываемых ГСМ.

7. Бухучет списания ГСМ по акту

В бухучете акт на списание гсм позволяет отразить расход горюче-смазочных материалов. ГСМ учитываются по фактической себестоимости согласно ФСБУ 5/2019.

На основании акта производится списание ГСМ со счета 10 "Материалы" на затратные счета:

Дт 20, 23, 25, 26, 44
Кт 10

Рассмотрим учет бензина в бухгалтерии на примере:

Таким образом, акт позволяет документально подтвердить расход ГСМ для целей бухучета.

Акт на списание гсм образец заполнения

При заполнении акта на списание ГСМ образец может выглядеть так:

Данный образец содержит все необходимые реквизиты акта и показатели списания ГСМ.

Таким образом, при составлении акта важно указывать полные и достоверные данные о списываемых материалах. Это позволит обосновать расходы ГСМ для бухгалтерского и налогового учета.

8. Налоговый учет списания ГСМ

В налоговом учете расходы на ГСМ могут быть признаны:

• материальными расходами, если ГСМ используются для основной деятельности (перевозки);
• прочими расходами, если ГСМ используются для обслуживания служебного транспорта.

Согласно НК РФ, нормировать расходы на ГСМ для целей налогового учета необязательно. Можно использовать как фактический расход по путевым листам, так и рассчитанный по нормам расход топлива.

Если фактический расход ГСМ превышает установленную организацией норму, налоговая инспекция может не признать превышение расходом. Поэтому стоит устанавливать обоснованные нормы списания ГСМ.

Рассмотрим учет бензина в налоговом учете на примере:

Таким образом, данные из акта позволяют обосновать расходы на ГСМ и отнести их к прочим расходам для целей налогового учета.

9. Пример акта на списание ГСМ (образец РК)

Рассмотрим пример акта на списание гсм образец рк:

Такой акт позволит подтвердить расходы на бензин в размере 7200 рублей в октябре 2022 года в ООО "Пример" для целей рк.

10. Подготовка документов для списания ГСМ

Чтобы грамотно оформить списание ГСМ, необходимо:

1. Утвердить нормы расхода ГСМ для каждого транспортного средства;
2. Обеспечить водителей путевыми листами и контролировать их заполнение;
3. Собирать данные о расходе ГСМ из путевых листов;
4. Сверить фактический расход с нормативным;
5. Составить и подписать акт на списание ГСМ;
6. Передать акт в бухгалтерию.

Такой подход позволит документально подтвердить обоснованность списания горюче-смазочных материалов.

11. Выгоды от правильного оформления списания ГСМ

Грамотное оформление акта на списание ГСМ дает компании следующие преимущества:

• Снижение налоговой базы за счет учета расходов на ГСМ;
• Оптимизация затрат на топливо и ресурсов;
• Повышение финансовой дисциплины;
• Соблюдение требований бухучета и налогового законодательства.

Таким образом, акт на списание ГСМ - важный документ для эффективного управления автотранспортом и финансами компании.