Акт на списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) - важный документ для предприятий, использующих автотранспорт. От правильного оформления акта зависит возможность учесть расходы на ГСМ для уменьшения налогооблагаемой базы.
1. Назначение и порядок применения акта на списание ГСМ
Акт на списание ГСМ применяется на всех предприятиях, имеющих транспортные средства. Этот документ позволяет:
- подсчитать фактические расходы на ГСМ за отчетный период;
- на законных основаниях списать использованные материалы;
- уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму документально подтвержденных затрат.
Для списания ГСМ необходимо наличие еще одного документа - путевого листа. В нем фиксируется расход топлива, пройденный километраж и другие данные об использовании транспорта.
В крупных организациях для списания ГСМ создается комиссия, утверждаемая отдельным приказом. Она анализирует данные путевых листов и сверяет фактические расходы с установленными нормами.
2. Как правильно заполнить акт на списание ГСМ
Унифицированной формы акта списания ГСМ не существует. Компании разрабатывают ее самостоятельно. Главное - включить обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации;
- данные об ответственных лицах.
Информация о ГСМ заполняется в табличной форме с указанием количества и сумм списания. Пример заполнения приведен ниже.
| Вид ГСМ | Количество, л (кг) | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| Бензин АИ-95 | 150 | 50 | 7500 |
| Масло моторное | 18 | 250 | 4500 |
Заполнение акта требует внимательности, чтобы избежать ошибок. После утверждения он передается в архив.
3. Порядок учета ГСМ в бухгалтерии и налогообложении
В бухучете 1 ГСМ отражаются по фактической стоимости на счете 10 "Материалы". Списание производится способом средней стоимости путем умножения количества ГСМ на цену единицы.
В налоговом учете 2 возможно два варианта отражения расходов на ГСМ:
- в составе материальных расходов - если ГСМ используются для технологических целей;
- в составе прочих расходов - если ГСМ расходуются на содержание служебного транспорта.
При этом можно использовать как фактический расход по путевым листам, так и расчетный по установленным нормам.
-----------------------------
1 Бухгалтерский учет
2 Налоговый учет
4. Образец акта на списание бензина для легкового автомобиля
Рассмотрим пример списания бензина для легковушки на основании путевого листа. Допустим, израсходовано 20 литров бензина АИ-95 по цене 40 руб./литр. Тогда сумма к списанию составит:
20 л x 40 руб. = 800 руб.
Эту сумму мы и отразим в акте на списание ГСМ.
Акт на списание горюче-смазочных материалов за сентябрь 2023 г.
| Вид ГСМ | Количество, л | Цена, руб. | Сумма, руб. |
| Бензин АИ-95 | 20 | 40 | 800 |
Данный акт позволит списать использованное топливо и уменьшить налогооблагаемую базу.
5. Особенности заполнения акта на списание ГСМ
При составлении акта на списание ГСМ следует обращать внимание на ряд нюансов.
Во-первых, документ должен содержать оригинальные подписи членов комиссии, без которых он будет считаться недействительным. Ксерокопии и скан-копии подписей недопустимы.
Во-вторых, информация о списываемых материалах должна строго соответствовать данным первичных документов, в частности путевых листов. Любые расхождения могут стать поводом для отказа в учете расходов на ГСМ.
В-третьих, акт списания гсм образец заполнения предполагает указание полных реквизитов транспортных средств, для которых были израсходованы горюче-смазочные материалы.
6. Типичные ошибки при заполнении акта на списание ГСМ
Частой ошибкой при составлении акта списания гсм образец является неверное определение отчетного периода. Акты рекомендуется составлять ежемесячно либо за иной фиксированный промежуток.
Еще один распространенный недочет - несоответствие данных об объемах и видах израсходованных ГСМ информации путевых листов. Это может привести к отказу в принятии расходов к учету.
Кроме того, нередки случаи, когда в акте списания гсм генератор образец указываются транспортные средства, фактически не имеющие отношения к деятельности предприятия. Это грубое нарушение, ведущее к доначислениям и штрафам.
7. Акт на списание топлива для генераторов и иной техники
Помимо автотранспорта, акты списания гсм применяются для списания топлива, израсходованного генераторами, бензопилами, газонокосилками и другой подобной техникой.
В таких случаях в качестве первичного документа выступает накладная на получение ГСМ. Она подтверждает факт приобретения горючего, которое в дальнейшем будет списано актом по факту использования.
Распространенной ошибкой является составление акта на списание топлива для техники, не числящейся на балансе организации. Это верный способ получить претензии от налоговиков.