Причины невыхода сотрудника на работу могут быть разными. Но в любом случае работодателю важно зафиксировать этот факт, чтобы избежать негативных последствий для компании. О том, как правильно составить акт о невыходе на работу, и пойдет речь в нашей статье.
1. Что такое акт о невыходе на работу и для чего он нужен
Акт о невыходе на работу - это документ, который фиксирует факт отсутствия сотрудника на рабочем месте в определенный день и время. Он отличается от акта о прогуле тем, что на момент его составления причины неявки работника еще не выяснены.
Составлять акт о невыходе на работу необходимо в следующих ситуациях:
- сотрудник не предупредил о своем отсутствии;
- неизвестно, по какой причине сотрудник отсутствует;
- есть основания полагать, что причина неуважительная.
Цели составления акта о невыходе на работу:
- Зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте в определенный день и часы
- Иметь доказательства этого факта на случай разбирательства
- Выяснить в дальнейшем причины отсутствия сотрудника
- Принять решение о применении дисциплинарного взыскания, если причина окажется неуважительной
Таким образом, акт о невыходе на работу позволяет защитить интересы работодателя и избежать нарушения трудового законодательства в случае необоснованного отсутствия сотрудника.
2. Кто составляет и подписывает акт о невыходе на работу
Акт о невыходе на работу обычно составляется сотрудником отдела кадров, руководителем подразделения, в котором работает отсутствующий сотрудник, либо юристом организации.
Акт должен быть подписан как минимум двумя представителями работодателя, которые могут подтвердить факт отсутствия данного работника на рабочем месте. Это могут быть коллеги отсутствующего сотрудника или его непосредственный руководитель.
Председатель профсоюзной организации (профкома) также может участвовать в составлении и подписании акта о невыходе сотрудника на работу.
Подписи в акте проставляются в конце текста с указанием фамилии, инициалов и должности каждого подписанта. Если акт составлен на нескольких листах, подписи ставят на каждом листе.
3. Требования к оформлению акта о невыходе на работу
Акт о невыходе на работу может оформляться как на обычных листах формата A4, так и на фирменных бланках организации. Форма акта не унифицирована, то есть не утверждена в качестве обязательной, поэтому работодатель может разработать собственный шаблон данного документа.
Однако в акте обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
- наименование документа;
- дата и точное время составления;
- фамилия, имя, отчество и должность отсутствовавшего сотрудника;
- формулировка о факте отсутствия этого сотрудника на рабочем месте;
- сведения о том, что причины отсутствия неизвестны.
Акт составляется в 2 экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Допускается составление акта от руки.
Далее приводится примерный образец акта о невыходе сотрудника на работу.
4. Порядок заполнения акта о невыходе на работу
При заполнении акта о невыходе на работу в первую очередь указываются фамилия, имя, отчество и должность отсутствующего сотрудника. Затем фиксируется дата и точное время составления акта.
Далее необходимо описать факт отсутствия данного работника на его рабочем месте и невыполнения им трудовых обязанностей в указанный день и часы. Причем следует указать, что работник не предупреждал о своем отсутствии, а причины невыхода на работу неизвестны на момент составления акта.
Параллельно с этим в табель учета рабочего времени вносится отметка "НН" (неявка по невыясненной причине). В дальнейшем, после выяснения обстоятельств, эта запись корректируется.
Если сотрудник отсутствует на рабочем месте несколько дней подряд без объяснения причин, акт о невыходе может составляться ежедневно. Также рекомендуется направлять работнику письменные уведомления о каждом факте невыхода с требованием дать объяснения.
Таким образом заполняется акт о невыходе сотрудника на работу. Далее необходимо предпринять меры по выяснению причин его отсутствия.
В завершение акта указываются фамилии и подписи его составителя и не менее двух свидетелей - представителей работодателя, которые могут подтвердить факт неявки данного сотрудника. Также проставляется печать организации.
5. Действия после составления акта о невыходе на работу
После того, как акт о невыходе сотрудника на работу составлен, необходимо предпринять меры по выяснению причин его отсутствия.
Если в течение нескольких дней работник выйдет на связь и предоставит документы, подтверждающие уважительность причин (больничный лист, справку о повестке в суд и т.п.), то отметка в табеле учета рабочего времени корректируется на соответствующую - "Б" (больничный) или "ГП" (исполнение государственных обязанностей). В этом случае вопрос снимается.
Если же подтверждения уважительности причин отсутствия не поступает, то по истечении 2 рабочих дней у сотрудника необходимо запросить письменное объяснение о причинах пропуска работы. Если объяснения не предоставлены без уважительной причины, составляется акт об отказе дачи объяснений.
После этого отметка в табеле учета рабочего времени меняется с "НН" на "ПР" (прогул), а к работнику могут быть применены дисциплинарные взыскания - замечание, выговор или увольнение.
6. Особенности заполнения акта о невыходе на работу
Рассмотрим особенности заполнения акта о невыходе сотрудника на работу.
В титульном листе акта указывается полное наименование организации, дата и номер акта. Ниже заполняются данные составителя:
Акт составил: ведущий специалист отдела кадров Иванов Иван Петрович
Далее указываются данные отсутствовавшего сотрудника:
Сотрудник: менеджер по продажам Сидоров Сергей Николаевич
Указывается дата и точное время составления акта:
«12» января 2023 г. в 10 часов 00 минут
Пишется описание ситуации:
В указанный день и часы менеджер по продажам Сидоров С.Н. отсутствовал на своем рабочем месте, не исполнял возложенные на него трудовые обязанности и не предупредил непосредственного руководителя о невыходе на работу. Причины отсутствия Сидорова С.Н. неизвестны.
В конце ставятся подписи:
Начальник отдела продаж: Петров А.В.
Ведущий специалист отдела кадров: Иванов И.П.
Таким образом, составлен акт о невыходе сотрудника Сидорова С.Н. на работу 12 января 2023 года в 10:00.
7. Типичные ошибки при составлении акта о невыходе на работу
Чтобы избежать нарушения трудового законодательства, при составлении акта о невыходе на работу важно не допускать типичных ошибок.
К таким ошибкам относятся:
- неуказание точного времени невыхода сотрудника;
- отсутствие подписей свидетелей;
- задним числом оформление акта о невыходе;
- неполное заполнение реквизитов;
- несоответствие количества экземпляров акта;
- ошибки при отметках в табеле учета рабочего времени;
- неполучение объяснительной от сотрудника.
Все это может повлиять на результат рассмотрения спора в суде, если работник оспорит законность примененного к нему взыскания или увольнения.