Рубрики

Акт об утере документов: образец и инструкция по заполнению

Сегодня многие компании сталкиваются с проблемой утери важных документов. Что делать в такой ситуации и как правильно оформить данный факт документально? В этой статье вы найдете подробную инструкцию по составлению образцового акта об утере документов с примерами и рекомендациями, акт об утере документов (образец).

Когда и почему необходим акт об утере документов

Утеря документов — неприятная и потенциально опасная ситуация для любой компании. В каких случаях возникает необходимость в составлении акта об утере документов?

  • В результате форс-мажорных обстоятельств: пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.
  • Из-за халатности сотрудников, ответственных за документооборот и хранение бумаг.
  • В случае кражи или незаконного изъятия документов.
  • По другим, менее очевидным причинам: ошибки в архивном учете, утеря при пересылке или перевозке документов и т.д.

К сожалению, потеря важных документов часто оборачивается серьезными проблемами для компании:

  1. Штрафы контролирующих органов за отсутствие обязательной отчетности, договоров, первичных документов.
  2. Невозможность подтвердить свои права в спорных ситуациях без копий договоров, актов, накладных.
  3. Потеря коммерческой тайны или ноу-хау при утере соответствующих документов.
  4. Необходимость повторного изготовления утраченных документов.

Чтобы зафиксировать факт пропажи тех или иных бумаг и защитить интересы компании в дальнейшем, необходимо правильно оформить акт об утере документов.

Как правильно составить акт об утере документов

Процедура оформления акта об утере документов включает следующие основные шаги:

  1. Составление докладной записки о факте утери документов.
  2. Создание комиссии для расследования обстоятельств утери.
  3. Проведение служебного расследования комиссией.
  4. Составление акта об утере по результатам расследования.
  5. Утверждение и подписание акта руководителем.

Рассмотрим более подробно содержание и оформление акта об утере документов.

Обязательные реквизиты акта

Документ должен содержать следующие обязательные данные:

  • Наименование документа (Акт об утере документов).
  • Дата и место составления.
  • Сведения об организации: название, адрес, ИНН.
  • Состав комиссии, проводившей расследование.
  • Обстоятельства, при которых произошла утеря документов.
  • Перечень утраченных документов с указанием всех идентифицирующих реквизитов.
  • Подписи.

Помимо перечисленных выше обязательных сведений, в акт могут вноситься:

  • Ссылка на докладную записку, послужившую основанием для расследования.
  • Номера и даты документов, подтверждающих форс-мажорные обстоятельства утери (при их наличии).
  • Информация о принимаемых мерах по восстановлению утраченных документов.

Пошаговая инструкция заполнения акта

Последовательность составления акта об утере документов выглядит следующим образом:

  1. Указываем полное наименование документа в соответствии с принятым в организации стандартом документооборота.
  2. Вписываем дату и место составления акта. Дата – это день подписания готового акта после завершения расследования.
  3. Вносим реквизиты организации: полное наименование, юридический и фактический адрес, ИНН.
  4. Перечисляем фамилии и должности членов комиссии по расследованию в именительном падеже.
  5. Кратко формулируем обстоятельства, при которых обнаружена пропажа документов.
  6. Подробно указываем весь перечень утраченных документов со ссылкой на их реквизиты: дату, номер, наименование сторон для договоров и т.д.
  7. Члены комиссии подписывают каждый лист акта с расшифровкой подписи.

При соблюдении всех перечисленных правил составленный акт будет максимально точно соответствовать требованиям документооборота.

Современный минималистичный офис освещен солнечным светом из огромных окон. Два сконцентрированных мужчины в костюмах изучают стопки документов.

Особенности при разных обстоятельствах утери

В зависимости от конкретных причин пропажи документов могут понадобиться дополнительные меры:

  • При форс-мажоре необходимо приложить справки из компетентных органов, подтверждающие данные обстоятельства.
  • В случае халатности или кражи к акту прикладывают объяснительные виновных лиц.
  • Если утрачены учредительные документы, акт является основанием для их повторного изготовления.

Таким образом, акт может дополняться различными приложениями в зависимости от конкретной ситуации.

Необходимые приложения к акту

Основные документы, которые могут прилагаться к акту об утере:

  • Докладная записка о факте обнаружения утери документов.
  • Приказ о создании комиссии по расследованию.
  • Справки из компетентных органов, подтверждающие форс-мажор.
  • Объяснительные записки виновных в утере документов лиц.

Все приложения к акту об утере документов должны быть перечислены в тексте самого акта или в отдельном перечне приложений к документу.

Таким образом, мы рассмотрели основные требования к оформлению акта об утере документов и пошаговую инструкцию его составления. В следующих главах вы найдете конкретные примеры заполненных актов для различных ситуаций.

Акт об утере документов (образец)

Рассмотрим на конкретном примере, как выглядит правильно оформленный акт об утере документов.

акт об утере документов образец

Некоторые рекомендации по предотвращению утери деловых бумаг

Для того чтобы избежать утери важных документов, рекомендуется придерживаться следующих правил организации документооборота:

  • Вести четкий учет всех документов в журналах и архивах.
  • Назначить ответственных за хранение и учет документов в каждом подразделении.
  • Обеспечить надлежащие условия хранения документов.
  • Изготавливать копии и дубликаты важных документов.
  • Использовать сейфы и закрытые шкафы для хранения особо ценных документов.

Если же утеря документов все-таки произошла, нужно оперативно оформить соответствующий акт по всем правилам, чтобы защитить интересы организации.