Утилизация товаров – распространенная ситуация для многих организаций. Но мало кто знает, как правильно оформить акт утилизации. А ведь от этого зависит, списать ли товары с баланса компании! В нашей статье разберем, что представляет собой акт, кто его составляет, какие обязательные реквизиты нужно указывать. Узнаете пошаговую инструкцию по заполнению документа и куда его передавать. Поехали!
Что такое акт утилизации и зачем он нужен
Акт утилизации товара – это документ, который составляется организацией при необходимости утилизировать какие-либо материальные ценности. Он подтверждает факт уничтожения или переработки товаров, утративших потребительские свойства.
Акт утилизации товара будет являться основанием для снятия утилизируемого объекта с бухгалтерского учета организации, вследствие чего налогооблагаемая база предприятия уменьшится.
Таким образом, акт утилизации имеет важное юридическое значение. Без него нельзя списать товары, отразить их выбытие в бухучете и уменьшить налоговую базу.
Ситуации, когда требуется акт утилизации:
- Истек срок годности товаров
- Производственный брак, невозможность исправить дефект
- Нарушены условия хранения, повлекшее порчу
- Моральное устаревание товара
Без оформления соответствующих документов списать или утилизировать имущество нельзя.
Кто составляет акт утилизации
Составляет акт специальная комиссия, образованная приказом руководителя организации. Обычно в нее входят:
- Бухгалтер
- Руководители подразделений
- Товаровед
- Иные квалифицированные специалисты
Члены комиссии должны обладать знаниями, чтобы определить:
- Действительно ли требуется утилизация товара
- Какой способ утилизации оптимален
- Подтвердить факт уничтожения вещей
Все перечисленные лица ставят подписи в акте, что придает ему юридическую силу.
Требования к форме акта утилизации товаров
К сожалению, единой унифицированной формы акта утилизации не существует. Организация может разработать его самостоятельно либо составлять каждый раз в произвольном виде.
Но в любом случае в документе должна содержаться следующая информация:
- Наименование организации
- Реквизиты приказа о создании комиссии
- Состав комиссии
- Причины принятия решения об утилизации
- Описание утилизируемого товара
- Способ утилизации
- Подписи членов комиссии
Акт может быть составлен как в печатном, так и в рукописном виде. Главное – чтобы подписи были собственноручными.
Пошаговая инструкция заполнения акта
Рассмотрим последовательность заполнения акта утилизации товара:
- Указываем реквизиты: дата, место составления, наименование организации
- Ссылаемся на приказ руководителя о создании комиссии
- Перечисляем членов комиссии: ФИО, должности
- Описываем товар, подлежащий утилизации:
- Наименование Артикул Количество
- Указываем выявленные причины для утилизации товара
- Прописываем способ утилизации: силами организации или с привлечением подрядчика
- Члены комиссии подписывают акт
Правильно оформленный образец акта утилизации товара – залог успешного списания товаров с баланса компании.
Особенности утилизации отдельных видов товаров
Существуют категории товаров, требующие особого подхода при утилизации:
- Продукты питания с истекшим сроком годности
- Лекарственные средства
- Опасные отходы (ртутьсодержащие лампы, батарейки и т.п.)
Утилизация просроченных продуктов питания
Процедура утилизации испорченных продуктов может требовать согласования с Роспотребнадзором. Особенно если они представляют угрозу для жизни и здоровья людей.
В этом случае в ведомство направляется экземпляр акта утилизации товара или его заверенная копия. Это нужно, чтобы подтвердить факт уничтожения опасных продуктов.
Утилизация лекарственных средств
Лекарства с истекшим сроком годности также представляют опасность для здоровья при неправильной утилизации. Поэтому процедура должна обеспечить их полное обезвреживание.
Для утилизации лекарств целесообразно привлекать специализированные организации, имеющие лицензию на обращение с опасными отходами.
В акте утилизации в таком случае будут указаны реквизиты договора с подрядчиком.
Утилизация опасных отходов
К таким отходам относят:
- Отработанные ртутьсодержащие лампы
- Батарейки
- РАО (радиоактивные отходы)
- Нефтепродукты
Утилизация опасных отходов регулируется специальными нормативными актами и требует получения разрешения.
Куда передают акт утилизации
После заполнения образец утилизации акта товара передают:
- В бухгалтерию – для отражения в учете и отчетности организации
- В налоговые органы – при уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль
- В надзорные органы – для подтверждения утилизации опасных отходов
Срок хранения акта утилизации товара – не менее 5 лет.
Ответственность за нарушения
Могут применяться следующие меры ответственности:
- Штрафы за неправильное оформление документов по утилизации
- Приостановление деятельности за нарушение порядка обращения с опасными отходами
- Административное наказание должностных лиц
Плюсы и минусы утилизации товаров
Рассмотрим положительные и отрицательные стороны утилизации:
| Плюсы | Минусы |
| - Уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль | - Дополнительные затраты на утилизацию |
| - Соблюдение норм экологического законодательства | - Необходимость строгого документооборота |
Как видим, утилизация несет в себе как выгоду, так и дополнительную нагрузку для предприятия.
Алгоритм действий при утилизации товаров
Рассмотрим пошаговые действия организации, которой необходимо провести утилизацию товаров:
- Выявление необходимости утилизации. При обнаружении товаров, непригодных к использованию, составляется акт о выявленных дефектах.
- Создание утилизационной комиссии. Издается приказ о формировании комиссии из представителей заинтересованных подразделений.
- Обследование товаров комиссией. Комиссия определяет, действительно ли требуется утилизация и оптимальный способ ее проведения.
- Проведение утилизации товаров. Сам процесс утилизации может быть выполнен как собственными силами, так и с привлечением сторонней организации.
- Составление и подписание акта. По итогам утилизации оформляется акт и заверяется подписями членов комиссии.
- Отражение в учете. На основании акта товары списываются с баланса, что уменьшает налогооблагаемую базу компании.
- Передача акта заинтересованным лицам и хранение. Акт утилизации передают в бухгалтерию, налоговые органы, надзорные службы (при необходимости) и хранят не менее 5 лет.
Частые ошибки при утилизации и их предупреждение
Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при утилизации товаров:
- Неправильное оформление акта, отсутствие обязательных реквизитов и подписей. В итоге документ теряет юридическую силу.
- Несоблюдение специального порядка утилизации опасных отходов. Это влечет риски для экологии и здоровья людей.
- Отсутствие документального подтверждения факта утилизации. Товары не списываются с баланса организации.
Во избежание подобных проблем важно знать и строго соблюдать установленный порядок утилизации товаров и оформления сопутствующей документации.
Спорные ситуации при утилизации
Могут возникать следующие спорные моменты:
- Комиссия не пришла к единому мнению о необходимости утилизации товаров.
- Отсутствует первичный акт о выявленных дефектах товаров, послуживших причиной для утилизации.
- Имеются расхождения фактического наличия товаров с данными учета.
- Подрядчик по утилизации отходов предъявляет претензии по объему или составу переданных отходов.
Подобные коллизии решаются на основании имеющихся первичных документов, показаний свидетелей, данных бухгалтерского и складского учета. При необходимости может быть проведена повторная инвентаризация или экспертиза.
Вместо заключения
Итак, подводя итог всему вышесказанному, можно констатировать:
- Утилизация товаров – распространенная ситуация для многих организаций
- Для отражения в учете процедуры утилизации нужен соответствующий акт
- Акт составляет и подписывает специальная комиссия организации
- Соблюдение порядка утилизации и оформления документов крайне важно для компании
Таким образом, вопрос правильного составления акта утилизации товаров нельзя недооценивать.