Что такое авансы выданные и для чего они нужны? В этой статье мы разберем особенности учета авансов выданных - от первички до проводок и налогов. Узнаете, как правильно оформить получение и выдачу аванса, какие документы нужны и как зачесть аванс в 1С и отразить в отчетности. Рассмотрим на примерах авансы поставщикам, проводки, подотчетным лицам, НДС и многое другое. Поехали!
1. Что такое авансы выданные и зачем они нужны
Авансы выданные - это предварительная оплата или предоплата, которая выдается одной стороной по договору другой стороне до момента передачи ей товаров, выполнения работ или оказания услуг. Цель авансов - обеспечить поставщика денежными средствами для выполнения своих обязательств по договору.
Авансы чаще всего выдаются:
- Поставщикам и подрядчикам - для закупки сырья и материалов, оплаты транспорта, аренды оборудования.
- Сотрудникам организации - на предстоящие командировочные и хозяйственные расходы.
- Физлицам - в качестве предоплаты по договору подряда, аренды и др.
Преимущества авансов для получателя:
- Ускорение выполнения работ за счет быстрого получения средств.
- Снижение финансовых рисков при закупках и инвестировании.
- Возможность планирования расходов.
Недостатки и риски авансов:
- Замораживание оборотных средств выдавшей стороны.
- Риск нецелевого использования аванса.
- Сложности с возвратом неиспользованного аванса.
Вместо авансов можно использовать банковскую гарантию, залог, поручительство. Это позволяет снизить риски для выдающей стороны.
2. Нормативное регулирование авансов выданных
Основные положения об авансах содержатся в:
- Гражданском кодексе РФ (ст. 328 о предварительной оплате товаров).
- Положениях по бухучету (ПБУ 10/99, ПБУ 15/2008).
- Налоговом кодексе РФ (ст. 170, 171, 172 о НДС с авансов).
ГК РФ разрешает выдавать авансы до передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг. При этом риск случайной гибели полученного аванса несет его получатель.
Согласно ПБУ 10/99 предварительная оплата отражается в бухучете как дебиторская задолженность. А ПБУ 15/2008 регулирует учет авансов в строительстве.
НК РФ устанавливает правила учета НДС с полученных и выданных авансов. Например, с авансов выданных НДС можно принять к вычету до поставки товаров.
Для госкомпаний действуют дополнительные требования о необходимости обеспечения исполнения обязательств при выдаче авансов.
3. Порядок выдачи аванса и первичные документы
Процедура выдачи аванса включает следующие этапы:
- Подача заявления на получение аванса с указанием суммы и назначения.
- Подготовка приказа руководителя о выдаче аванса конкретному лицу.
- Заключение договора, предусматривающего выдачу аванса.
- Перечисление аванса банковским или почтовым переводом либо выдача из кассы.
- Оформление счета или счета-фактуры на сумму аванса.
Основные первичные документы по авансам выданным:
- Заявление на получение аванса.
- Приказ о выдаче аванса конкретному лицу.
- Договор, контракт с условием о выдаче аванса.
- Платежное поручение на перечисление аванса.
- Расходный кассовый ордер (при выдаче из кассы).
- Счет или счет-фактура на сумму выданного аванса.
4. Бухгалтерский и налоговый учет авансов выданных
В бухучете авансы выданные учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». К этим счетам открываются субсчета «Авансы выданные».
При перечислении аванса проводка:
Дебет 60 (76) субсчет «Авансы выданные» Кредит 51, 52, 50 и т.д.
При получении ТМЦ в счет аванса делается запись:
Дебет 10, 41 и др. Кредит 60 (76)
И производится авансы выданные проводки зачет аванса.
Учет НДС с авансов выданных ведется на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». ндс с авансов выданных проводки:
Дебет 19 Кредит 60 (76)
При возврате неизрасходованного аванса:
Дебет 51, 50 и др. Кредит 60 (76)
В 1С Бухгалтерии для учета авансов используются документы «Списание с расчетного счета», «Поступление товаров и услуг», «Возврат денежных средств».
5. Авансы работникам: особенности учета
Аванс может быть выдан работникам организации, например, на предстоящую командировку. Порядок такой выдачи:
- Работник пишет заявление на выдачу аванса.
- Издается приказ о направлении сотрудника в командировку.
- На основании приказа работнику выдаются денежные средства из кассы или перечисляются на карту.
Выдан аванс работникам проводка:
Дебет 71 Кредит 50, 51
После командировки в течение 3 дней работник должен подать авансовый отчет и вернуть остаток неизрасходованных сумм.
6. Авансы поставщикам и подрядчикам
Основанием для выдачи аванса поставщику служит договор, предусматривающий условие о предоплате.
Перечисление предоплаты производится платежным поручением на расчетный счет поставщика или через кассу. Полученные в счет аванса товары приходуются на склад. Затем производится зачет аванса выданного проводки:
Дебет 10, 41 Кредит 60
При частичном зачете аванса оприходованные товары отражаются по дебету счета 60. Остаток аванса переносится на следующий отчетный период.
Если аванс не был использован, поставщик может по заявлению покупателя вернуть предоплату на расчетный счет или в кассу.
Выдан аванс из кассы проводка:
Дебет 60 Кредит 50
Возврат аванса:
Дебет 50 Кредит 60
7. Выдача аванса на командировки
При направлении сотрудника в командировку ему может быть выдан аванс на оплату расходов. Для этого составляются:
- Приказ о командировке.
- Заявление сотрудника на выдачу аванса.
- Авансовый отчет по возвращении.
В авансовом отчете подтверждаются расходы на:
- Проезд и проживание.
- Суточные.
- Такси, сотовую связь, ГСМ и прочее.
После чего работник возвращает остаток неизрасходованных сумм.
Выдан аванс подотчетному лицу проводка:
Дебет 71 Кредит 50, 51
Возврат остатка аванса:
Дебет 50, 51 Кредит 71
8. Возврат и взыскание неизрасходованного аванса
Если получатель аванса не израсходовал выданные ему средства полностью, он обязан вернуть неиспользованный остаток.
Возврат аванса может быть:
- Добровольным - по собственной инициативе получателя.
- Принудительным - по требованию выдавшей стороны.
Для взыскания невозвращенного аванса применяются:
- Удержание из зарплаты сотрудника.
- Судебный иск о взыскании долга.
- Включение при банкротстве.
В бухучете возврат аванса отражается записью:
Дебет 50, 51, 52 и т.д. Кредит 60 (76)
Основные риски по невозвращенным авансам:
- Нецелевое использование средств получателем.
- Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных документов.
- Нарушение сроков отчетности и сдачи остатка средств.
Чтобы их минимизировать, следует:
- Проверять финансовое состояние получателя аванса.
- Требовать подтверждающие документы об использовании средств.
- Контролировать соблюдение сроков отчетности.
9. Авансы в отчетности организации
В бухотчетности выданные авансы отражаются:
- В активе баланса по строке 1230 «Дебиторская задолженность».
- В пояснениях к балансу и отчету о финрезультатах.
В налоговом учете авансы можно учесть для целей налога на прибыль в составе расходов с помощью счета 76.АВ или 60.02.
В декларации по НДС отражаются операции по проводка счет фактуры выданной на аванс и восстановлению НДС с зачтенных авансов.
10. Рекомендации по учету авансов выданных
Чтобы избежать ошибок в учете авансов выданных, рекомендуется:
- Разделять счета учета выданных и полученных авансов.
- Оформлять выдачу аванса договором и первичными документами.
- Контролировать целевое использование аванса.
- Своевременно отражать зачет и возврат авансов.
Также полезно использовать:
- Типовые формы договоров и актов.
- Перечни требуемых подтверждающих документов.
- Графики документооборота и отчетности.
Это позволит повысить эффективность учета и снизить риски по расчетам с контрагентами.
