Бланк ТОРГ-2 - необходимый документ для фиксации расхождений при приемке товаров. Но не все знают, как правильно его заполнить. Давайте разберемся!
1. Что такое ТОРГ-2 и зачем он нужен
ТОРГ-2 - это унифицированная форма акта, предназначенная для фиксации расхождений, выявленных при приемке товаров по количеству, качеству, комплектности.
Данный документ применяется в следующих случаях:
- Обнаружены недостача или излишки товара
- Товар поступил с повреждениями или дефектами
- Упаковка товара повреждена или не соответствует заявленной
- Нарушена комплектность изделий
Юридическое значение ТОРГ-2 заключается в том, что он служит основанием для предъявления претензии поставщику и возврата некачественного или некомплектного товара.
2. Кто и когда должен заполнять ТОРГ-2
Заполняет ТОРГ-2 специально созданная на предприятии комиссия в составе:
- Представителей организации-получателя
- Независимых экспертов (при необходимости)
- Представителей поставщика
Сроки составления ТОРГ-2 не регламентированы. Однако рекомендуется заполнять акт сразу при обнаружении расхождений в поступившем товаре. Иначе поставщик может заявить, что дефекты возникли уже на складе получателя.
Нарушение порядка приемки и сроков составления ТОРГ-2 может привести к тому, что претензия по качеству товара будет отклонена.
3. Порядок заполнения ТОРГ-2
Заполнение ТОРГ-2 производится в следующем порядке:
- Заполняется шапка документа - реквизиты организаций, номер и дата составления.
- В разделе 1 указываются общие сведения о поставке: договор, транспортные документы, дата прибытия.
- В разделе 2 фиксируются расхождения по количеству, качеству, ассортименту.
- В разделе 3 приводятся выводы комиссии и подписи представителей сторон.
При заполнении следует обратить внимание на точность данных, полноту заполнения всех реквизитов, наличие подписей всех членов комиссии.
4. Типичные ошибки при заполнении ТОРГ-2
Часто при заполнении ТОРГ-2 допускаются следующие ошибки:
- Указываются неверные реквизиты организаций
- Данные в ТОРГ-2 не соответствуют сведениям в товаросопроводительных документах
- Некорректно указываются расхождения, например знак "+" вместо "-"
- Отсутствуют подписи представителей поставщика или членов комиссии
Такие ошибки могут послужить основанием для отказа в удовлетворении претензии. Поэтому при составлении ТОРГ-2 нужно быть предельно внимательным и аккуратным.
5. Алгоритм работы с ТОРГ-2
Работа с ТОРГ-2 включает следующие этапы:
- Получение и проверка товара, выявление расхождений.
- Составление и подписание акта ТОРГ-2 представителями сторон.
- Отправка ТОРГ-2 поставщику вместе с претензией.
- Возврат поставщику некачественного или некомплектного товара.
- Получение от поставщика компенсации стоимости возвращенного товара.
- Передача ТОРГ-2 в бухгалтерию, отражение в учете.
Соблюдение данного алгоритма позволит обезопасить себя при выявлении недостатков в поставленном товаре.
6. Акт в электронном документообороте
Сегодня ТОРГ-2 активно используется в электронном документообороте, что дает ряд преимуществ:
- Документ можно создать в специальной программе или сервисе
- ТОРГ-2 подписывается электронной подписью
- Отправка контрагенту происходит мгновенно
- Возможна интеграция ТОРГ-2 с 1С, Диадоком и др.
- Электронный документ легко хранится и архивируется
Поэтому переход на электронный ТОРГ-2 позволяет существенно упростить работу с этим документом.
7. Примеры заполнения ТОРГ-2
Давайте рассмотрим примеры заполнения ТОРГ-2 для разных ситуаций.
Пример 1. Недостача товара
При приемке товара выявлена недостача 20 единиц продукции. В ТОРГ-2 указывается фактическое и документальное количество, ставится минус в графе расхождений.
Пример 2. Поставка некачественного товара
Обнаружен брак в поступившей партии товара. В акте фиксируется количество бракованных единиц продукции и их стоимость.
Пример 3. Повреждение упаковки
При вскрытии транспортной упаковки выявлены повреждения части мест. Данный факт отражается в ТОРГ-2.
Пример 4. Несоответствие ассортимента
В накладной указан один ассортимент товара, а поступил другой. В акте фиксируется расхождение в наименовании и количестве позиций.
Таким образом, ТОРГ-2 позволяет зафиксировать любые расхождения, выявленные при получении товара. Главное - правильно отразить недостатки и соответствие документам поставщика.
8. Рекомендации по заполнению ТОРГ-2
Чтобы избежать ошибок, при заполнении ТОРГ-2 рекомендуется:
- Тщательно проверить реквизиты организаций в шапке документа
- Сличить данные в акте с товаросопроводительными документами
- Указывать расхождения с учетом знаков "+" и "-"
- Не допускать помарок и исправлений
- Следить за полнотой заполнения всех реквизитов бланка
Кроме того, перед подписанием ТОРГ-2 рекомендуется:
- Проверить правильность всех внесенных в акт данных
- Убедиться в наличии подписей всех членов комиссии
- Сделать копии акта для всех заинтересованных сторон
9. Ответственность за нарушение правил оформления ТОРГ-2
Нарушение требований к оформлению ТОРГ-2 может повлечь следующие последствия:
- Отказ в удовлетворении претензии со стороны поставщика
- Отказ в возврате некачественного или некомплектного товара
- Невозможность взыскания убытков с поставщика
- Проблемы с отражением ТОРГ-2 в бухгалтерском и налоговом учете
Поэтому очень важно строго соблюдать все правила оформления бланка ТОРГ-2, чтобы избежать негативных последствий.
10. Альтернативные варианты ТОРГ-2
Образец ТОРГ-2 является удобной унифицированной формой, но не единственно возможным вариантом акта о расхождениях. Возможны следующие альтернативы:
- Использование формы ТОРГ-3 для импортных товаров
- Применение универсальной формы М-7
- Разработка собственной формы акта
Главное, чтобы в документе были зафиксированы все необходимые реквизиты и расхождения по качеству и количеству товаров.
11. Образец заполнения формы ТОРГ-2
Рассмотрим заполнение бланка ТОРГ-2 на конкретном примере.
Поставщик: ООО "Ромашка"
Получатель: ООО "Незабудка"
В акте указываются реквизиты обеих организаций, номер и дата составления ТОРГ-2. Далее заполняются разделы в соответствии с инструкцией о порядке заполнения бланка. В разделе 2 фиксируется недостача товара в количестве 20 единиц. Акт подписывается членами комиссии с обеих сторон.
Таким образом, правильное пошаговое заполнение поможет избежать ошибок при оформлении ТОРГ-2.