Бухгалтерия предприятия требует регулярного контроля и анализа. Одним из важнейших процессов является инвентаризация - сверка данных учета с фактическим наличием. Что нужно знать о проведении инвентаризации в 1С? Давайте разберемся!
1. Понятие инвентаризации в бухучете
Инвентаризация - это процесс сверки данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества и обязательств организации на определенную дату.
Основные цели инвентаризации:
- проверка наличия имущества;
- сопоставление фактического наличия с данными учета;
- выявление лишних или недостающих ценностей и их приходование или списание.
Инвентаризация регулируется Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. No 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. No 49.
Различают следующие виды инвентаризации:
- Плановая - проводится по графику, утвержденному руководителем.
- Внеплановая - при смене материально ответственных лиц, выявлении фактов хищения и в других случаях.
- Полная - по всем видам имущества.
- Частичная - по отдельным видам имущества.
Порядок проведения инвентаризации включает следующие этапы:
- Подготовка к инвентаризации;
- Проведение инвентаризации и оформление ее результатов;
- Выявление расхождений фактического наличия имущества с данными учета;
- Отражение недостачи и излишка ценностей в учете.
2. Инвентаризация в 1С:Бухгалтерия
Рассмотрим особенности проведения инвентаризации в программе 1С:Бухгалтерия. В разных конфигурациях этот процесс может немного отличаться.
Основной документ для инвентаризации в 1С - "Инвентаризация". В нем указывается дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация, а также выбирается склад или ответственное лицо.
При заполнении документа можно воспользоваться функцией автоматического заполнения остатками по складу на указанную дату. Затем вносятся результаты фактического подсчета и выявляются отклонения.
На основании документа инвентаризации в 1С можно создать два документа: "Оприходование излишков" и "Списание недостач", которые отразят результаты инвентаризации на счетах бухучета.
Для печати результатов инвентаризации можно воспользоваться встроенными формами:
- Инвентаризационная опись (ф. No ИНВ-3);
- Сличительная ведомость (ф. No ИНВ-19);
- Акт о результатах инвентаризации (ф. No ИНВ-26).
3. Этапы инвентаризации в 1С
Рассмотрим подробные этапы проведения инвентаризации в 1С.
Подготовка к инвентаризации включает:
- Издание приказа о проведении инвентаризации;
- Подготовку документов и ведомостей;
- Проведение инструктажа материально-ответственных лиц.
Далее формируется документ инвентаризации в 1С.
После внесения в документ результатов подсчета выявляются излишки и недостачи. Излишки приходуются, а недостачи списываются с учета.
На заключительном этапе оформляются результаты инвентаризации:
- Составляются ведомости расхождений по формам ИНВ-19 и ИНВ-26;
- Результаты инвентаризации передаются в бухгалтерию;
- Утверждается отчет;
- Разрабатываются мероприятия по устранению недостатков.
4. Оприходование излишков в 1С
Оприходование излишков, выявленных в ходе инвентаризации, оформляется в 1С документом:
Оприходование излишков
Этот документ можно создать на основании документа инвентаризации. В нем автоматически указываются излишки по номенклатуре.
Необходимо заполнить реквизиты:
- Дата оприходования
- Счет для оприходования (обычно 91.01)
- Номенклатурная группа
- Место хранения
После проведения документа излишки приходуются на выбранный счет бухучета.
5. Списание недостач в 1С
Списание недостач оформляется документом:
Списание недостачи
В нем указывается:
- Дата списания
- Статья затрат для списания недостачи
- Номенклатурная группа
- Количество недостающих единиц
После проведения документа сумма недостачи списывается на выбранную статью затрат.
Таким образом, инвентаризация в программе 1С позволяет автоматизировать учет и контроль наличия товарно-материальных ценностей.
6. Инвентаризация на примере 1С:УТ 11
Рассмотрим проведение инвентаризации на примере типовой конфигурации 1С:Управление торговлей 11.
Основной документ для инвентаризации здесь называется "Пересчет товаров". В нем указывается:
- Дата пересчета;
- Склад, по которому проводится инвентаризация;
- Ответственный сотрудник.
Документ автоматически заполняется остатками товаров на складе. Затем печатается бланк задания на пересчет, который заполняют сотрудники склада.
После внесения фактических остатков в документ 1С выявляет излишки и недостачи.
7. Оприходование излишков в 1С:УТ 11
На основании документа пересчета создается документ "Оприходование излишков", в котором указываются:
- Дата оприходования;
- Вид цен для оприходования;
- Счет учета излишков.
После проведения этого документа излишки приходуются на выбранный счет.
8. Списание недостач в 1С:УТ 11
Для списания недостач используется документ "Списание недостачи", в котором указывается:
- Дата списания;
- Статья расходов для списания;
- Количество недостающих товаров.
После проведения документа недостача списывается на выбранную статью расходов.
9. Автоматизация инвентаризации в 1С
Существуют способы автоматизации и ускорения проведения инвентаризации в 1С.
Можно использовать ТСД со встроенным сканером штрихкодов или RFID-метки для автоматического считывания товаров и загрузки данных в 1С.
Также в 1С есть отчеты по инвентаризации, позволяющие проанализировать ее результаты и выявить "проблемные" позиции.
Результаты инвентаризации можно интегрировать с другими модулями 1С - ЗУП, CRM и т.д. для комплексного анализа.
10. Рекомендации по инвентаризации в 1С
Для повышения эффективности инвентаризации в 1С рекомендуется:
- Проводить регулярное обучение сотрудников;
- Утвердить положение по инвентаризации;
- Контролировать соблюдение сроков и качество;
- Анализировать результаты и внедрять лучшие практики.
11. Ошибки при инвентаризации в 1С
Рассмотрим типичные ошибки, возникающие при проведении инвентаризации в 1С, и способы их предотвращения.
- Некорректное заполнение документа инвентаризации - неправильно указана дата, склад, номенклатура. Необходимо внимательно проверять введенные данные перед проведением документа.
- Неправильный выбор счетов для оприходования излишков и списания недостач. Следует четко знать схемы учета в 1С.
- Несоответствие данных во взаимосвязанных документах 1С. Например, расхождение количества недостач в документах инвентаризации и списания.
- Нарушение периодичности инвентаризаций, установленной в учетной политике. Необходим регулярный контроль соблюдения графика инвентаризаций.
12. Контроль качества инвентаризации в 1С
Для контроля качества инвентаризации в 1С рекомендуется:
- Анализировать количество выявленных отклонений фактических остатков от учетных;
- Сравнивать результаты текущей и предыдущих инвентаризаций;
- Проверять соблюдение сроков проведения инвентаризации;
- Контролировать правильность оформления документов по результатам.
Это позволит выявлять проблемы и повышать эффективность инвентаризации.
13. Анализ результатов инвентаризации в 1С
После проведения инвентаризации в 1С важно проанализировать ее результаты:
- Выявить причины расхождений фактических и учетных остатков - списания, оприходования, перемещения;
- Оценить динамику отклонений по сравнению с предыдущими периодами;
- Проанализировать "проблемные" позиции и места хранения;
- Разработать мероприятия по оптимизации учета и контроля.
Данный анализ поможет снизить отклонения в будущем и повысить точность учета товарных запасов в 1С.
14. Использование лучших практик инвентаризации в 1С
Для повышения эффективности инвентаризации в 1С рекомендуется использовать следующие лучшие практики:
- Автоматизация сбора данных с помощью сканеров штрихкодов и RFID;
- Регулярное обучение и повышение квалификации сотрудников;
- Разделение полномочий между подготовкой, проведением и контролем;
- Постоянный анализ результатов и оптимизация процесса.
Применение передового опыта поможет сделать инвентаризацию в и эффективной.
15. Подведение итогов
Подводя итог, можно отметить следующее.
Инвентаризация в 1С позволяет автоматизировать контроль наличия и движения товарно-материальных ценностей. Благодаря использованию типового функционала программы, процесс инвентаризации становится прозрачным, управляемым и менее трудоемким.
Вместе с тем, для достижения максимального эффекта необходимо уделять внимание как организационным вопросам, так и непосредственной работе в 1С. Регулярный анализ результатов поможет оптимизировать процедуры и снизить риск ошибок.
Главное - это комплексный подход, включающий обучение персонала, контроль качества, применение передовых методов и постоянную работу по улучшению процесса инвентаризации в 1С.
