Кадровое администрирование - ключ к эффективному управлению персоналом в современных условиях. Узнайте в этой статье, как правильно организовать работу отдела кадров и добиться максимальной отдачи от сотрудников.
1. Сущность кадрового администрирования
Кадровое администрирование - это комплекс мероприятий по документационному обеспечению системы управления персоналом организации. Основные цели кадрового администрирования:
- Соблюдение трудового законодательства при работе с персоналом
- Повышение эффективности кадровых процессов
- Снижение рисков в области управления персоналом
Кадровое администрирование включает следующие задачи:
- Ведение кадрового делопроизводства
- Документальное оформление процедур найма, перевода, увольнения персонала
- Разработка локальных нормативных актов по работе с персоналом
- Подготовка установленной отчетности по кадрам
Таким образом, кадровое администрирование является важной частью системы управления человеческими ресурсами. От качества организации кадровой работы зависит исполнительская дисциплина в компании, стабильность кадрового состава, а в конечном итоге - результаты деятельности организации.
Выделяют следующие основные виды кадрового администрирования:
- Оперативное (текущее) - оформление приема, перевода, увольнения сотрудников
- Стратегическое - разработка кадровой политики и стратегии управления персоналом
- Информационно-аналитическое - сбор и анализ данных о персонале
- Правовое - контроль соблюдения трудового законодательства
2. Нормативно-правовая база кадрового администрирования
Кадровая работа в организации регламентируется следующими основными нормативно-правовыми актами:
- Трудовой кодекс РФ
- Федеральный закон "О персональных данных"
- Гражданский кодекс РФ
- Налоговый кодекс РФ
Помимо этого, деятельность кадровых служб определяется внутренними документами самой организации:
- Положение об отделе кадров
- Должностные инструкции сотрудников
- Политика в области персональных данных
- Положение об адаптации новых сотрудников
Таким образом, кадровое администрирование осуществляется на основе комплекса внешних и внутренних нормативных актов. Это позволяет обеспечить законность кадровой работы.
3. Организация работы отдела кадров
Отдел кадрового администрирования в структуре организации может быть представлен следующими должностями:
- Начальник отдела кадрового администрирования
- Ведущий специалист по кадровому администрированию
- Специалист по кадровому администрированию
- Специалист по документационному обеспечению работы с персоналом
Основные функции сотрудников отдела кадрового администрирования:
- Ведение личных дел и трудовых книжек работников
- Подготовка проектов приказов по личному составу
- Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников
- Расчет заработной платы и пособий
- Подготовка установленной отчетности
Для эффективной работы отдела кадров необходимо следующее техническое оснащение:
- Персональные компьютеры для каждого сотрудника
- Копировально-множительная техника
- Сейфы для хранения кадровых документов
- Программное обеспечение для кадрового учета
Таким образом, правильно организованный отдел кадров способен качественно и оперативно выполнять задачи в области управления персоналом.
4. Документационное обеспечение кадровой работы
Документационное обеспечение кадровой работы включает следующие основные документы:
- Трудовые договоры с работниками
- Приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении
- Личные карточки работников (форма Т-2)
- Трудовые книжки
- Личные дела сотрудников
Оформление указанных кадровых документов должно соответствовать требованиям трудового законодательства и внутренним регламентам организации. Например, в трудовом договоре обязательно должны быть указаны сведения о месте и характере работы, заработной плате, режиме труда и отдыха.
Современные организации активно внедряют электронный документооборот в кадровую работу. Это позволяет:
- Сократить время на поиск и обработку документов
- Минимизировать ошибки при работе с бумажными носителями
- Упростить процедуры согласования документов
Хранение кадровых документов должно обеспечивать их сохранность и конфиденциальность. Сроки хранения регламентируются номенклатурой дел организации.
5. Движение кадров в организации
Эффективное управление движением кадров включает следующие основные процессы:
- Подбор и найм персонала
- Адаптация и оценка новых сотрудников
- Обучение и повышение квалификации
- Мотивация и стимулирование персонала
- Высвобождение работников
Грамотный подбор кадров основывается на точном определении потребности в персонале и требований к кандидатам. На этапе адаптации проводится введение в должность и оценка соответствия сотрудника занимаемой позиции.
Для совершенствования профессиональных навыков персонала необходимо регулярное обучение. Мотивация должна строиться на материальном и нематериальном стимулировании эффективных сотрудников.
6. Информационные технологии в кадровом администрировании
Современные информационные технологии позволяют значительно повысить эффективность кадрового администрирования. К ним относятся:
- Автоматизированные системы управления персоналом
- Электронный документооборот
- Кадровые базы данных
- Аналитические инструменты
Применение облачных технологий обеспечивает мобильный доступ к кадровой информации в любое время из любой точки. Это существенно повышает оперативность кадрового администрирования.
7. Аутсорсинг кадровых процессов
Аутсорсинг в кадровой сфере предполагает передачу отдельных функций или процессов по управлению персоналом внешним подрядчикам. К таким услугам относятся:
- Подбор персонала
- Обучение и развитие
- Кадровый аудит
- Ведение кадрового учета
- Расчет заработной платы
Основные преимущества аутсорсинга кадровых процессов:
- Снижение расходов на содержание штатных специалистов
- Доступ к экспертным знаниям и технологиям
- Повышение гибкости кадровой работы
8. Риски кадрового администрирования
Основные риски в области кадрового администрирования:
- Нарушения трудового законодательства
- Утечка конфиденциальных данных
- Недостоверность кадровой информации
- Саботаж и мошенничество со стороны нелояльных сотрудников
- Низкое качество кадрового учета и отчетности
Для минимизации этих рисков необходимо:
- Регулярно повышать квалификацию сотрудников кадровых служб
- Контролировать соблюдение регламентов работы с персональными данными
- Проводить внутренний аудит кадрового делопроизводства
- Использовать современные защищенные информационные системы
9. Контроль качества кадровой работы
Эффективный контроль качества кадрового администрирования включает:
- Анализ полноты и достоверности кадровой документации
- Проверку соблюдения сроков и регламентов кадровых процедур
- Мониторинг уровня удовлетворенности сотрудников кадровым сопровождением
- Оценку расходов на персонал
По результатам контроля составляются отчеты, разрабатываются корректирующие мероприятия, направленные на устранение выявленных несоответствий и повышение качества кадрового администрирования.
10. Внутренний аудит системы управления персоналом
Внутренний аудит позволяет комплексно оценить эффективность системы кадрового администрирования. Он включает:
- Анализ кадровой политики и стратегии организации
- Оценку технологий подбора, адаптации и обучения персонала
- Аудит процедур оформления кадровых документов
- Анализ мотивации и оплаты труда сотрудников
Проведение регулярных внутренних аудитов позволяет выявлять недостатки системы управления персоналом и своевременно разрабатывать меры по их устранению.
11. Перспективы развития кадрового администрирования
Основные тенденции развития кадрового администрирования:
- Внедрение интеллектуальных систем анализа данных о персонале
- Использование облачных технологий для мобильного доступа к кадровой информации
- Развитие систем дистанционного обучения персонала
- Повышение роли HR-бренда и социальных сетей в привлечении кандидатов
Главные задачи кадровых служб - оперативно адаптироваться к технологическим и социальным изменениям, совершенствовать инструменты оценки вовлеченности и лояльности персонала.