День командировки в выходной день: как оплачивать?

Командировка в выходной день - ситуация не редкая для многих сотрудников. Возникает вопрос: как правильно рассчитать оплату труда за такие дни? В этой статье разберем все тонкости и нюансы, приведем конкретные примеры расчетов зарплаты и компенсаций.

Основные нормативные документы по оплате командировок

Работодателям и бухгалтерам, которые занимаются вопросами оплаты труда в командировках, в первую очередь необходимо обращаться к следующим нормативным актам:

Трудовой кодекс РФ - глава 24 регулирует особенности работы в командировках, оплату труда;
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" - основной документ, регулирующий порядок направления в командировки;
Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";
Письма Минтруда, Минфина, ФНС России, разъясняющие порядок оплаты командировок.

Также при организации командировок необходимо руководствоваться внутренними документами организации: положением о служебных командировках, приказами, распоряжениями по данному вопросу.

Особенности оформления документов при командировке в выходные

Чтобы правильно оплатить работу в выходные дни во время командировки, необходимо грамотно оформить сопутствующие документы.

Служебное задание на командировку и приказ о направлении в командировку должны содержать указание на то, что она приходится на выходные дни;
Необходимо получить письменное согласие сотрудника на привлечение его к работе в выходные дни во время командировки;
В табеле учета рабочего времени вместо кода "К" (командировка) нужно проставить код "РВ" (работа в выходной день), чтобы обозначить фактически отработанные часы;
По итогам командировки сотрудник должен предоставить служебную записку с указанием срока и цели поездки;
К служебной записке приложить все документы, подтверждающие оплату расходов по командировке (чеки, квитанции и т.д.).

При соблюдении всех этих условий бухгалтерия получает необходимые основания для того, чтобы правильно начислить оплату труда за отработанные выходные дни в командировке.

Особенности расчета среднего заработка для командировки в выходные

Согласно Трудовому кодексу РФ при направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка за все дни нахождения в командировке.

Порядок расчета среднего заработка установлен в ст. 139 ТК РФ. Для командировок он имеет ряд особенностей:

Расчет производится исходя из фактически отработанного времени и начисленной за этот период заработной платы;
Период расчета - последние 12 календарных месяцев или последние 3 месяца отработанного времени;
Если работник трудится менее 12 месяцев - расчет производится за фактически отработанное время.

Рассмотрим пример. Сотрудник работает по графику 5/2. За последние 3 месяца его отработано 480 часов, начислено 60 000 рублей. Средний часовой заработок составит: 60 000 / 480 = 125 рублей. Этот показатель и будет использоваться для оплаты командировки в выходные дни.

Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке

При направлении сотрудника в командировку, в том числе в выходные дни, порядок начисления заработной платы имеет свои особенности:

За дни, являющиеся рабочими по графику командируемого сотрудника, сохраняется средний заработок;
За фактически отработанные по данным табеля дни начисляется зарплата исходя из отработанных часов и часовой ставки;
Оплачивается время в пути следования к месту командировки и обратно по правилам, установленным в организации.

Таким образом, за дни работы по графику в командировке работодатель обязан сохранить средний заработок работника. А вот оплата фактически отработанного времени в выходные зависит от особенностей, о которых речь пойдет далее.

Особенности оплаты выходных и праздничных дней в командировке

Согласно Трудовому кодексу РФ, привлечение работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день во время командировки должно оплачиваться не менее чем в двойном размере.

Однако по желанию самого работника взамен повышенной оплаты ему может быть предоставлен другой день отдыха. При этом работа в выходной будет оплачена в одинарном размере.

Важный момент: согласно разъяснениям Минтруда России, оплата производится только за фактически отработанные часы. Полный выходной день оплачивать не нужно.

Для примера: сотрудник работал в субботу в командировке 4 часа. Часовая ставка составляет 800 руб. Тогда оплата составит: 800 х 2 х 4 = 6400 рублей.

Таким образом, отработанные выходные дни в командировках подлежат оплате в повышенном размере либо компенсации дополнительным днем отдыха.

Порядок начисления суточных в командировке

Помимо заработной платы, работнику в командировке полагаются суточные - денежная компенсация дополнительных расходов на питание и проживание.

Размер суточных устанавливается нормативным актом организации в соответствии с нормами, утвержденными Правительством РФ. Суточные начисляются за каждый день пребывания в командировке, в том числе выходные и праздничные дни.

При заграничных командировках размер суточных зависит от страны назначения и устанавливается отдельным приказом Минфина России.

Возмещение расходов по проезду и проживанию в командировке

Помимо оплаты труда, работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные с командировкой. К таким расходам относятся:

Стоимость проезда к месту командировки и обратно;
Расходы по найму жилого помещения;
Дополнительные расходы (парковка, сборы за услуги аэропортов).

Для возмещения работник должен предоставить документы, подтверждающие его расходы - чеки, квитанции, билеты.

Отражение расходов по командировке в бухучете

В бухгалтерском учете организации расходы на командировки отражаются следующим образом:

Дт 26 - Кт 71 - Начислены командировочные расходы;
Дт 71 - Кт 51 - Перечислен аванс под отчет работнику;
Дт 71 - Кт 50 (или 51) - Произведена оплата расходов работника по командировке.

При этом датой признания расходов является дата утверждения авансового отчета по командировке.

Налоговые риски, связанные с командировками в выходные

Выплаты работникам в связи с командировками могут быть оспорены налоговой службой, если допущены следующие нарушения:

Некорректное документальное оформление расходов;
Завышение реальной стоимости проезда и проживания;
Необоснованное начисление повышенных суточных.

В таких случаях расходы могут быть не приняты для целей налогообложения, а организация оштрафована.

Административная и уголовная ответственность за нарушения в сфере командировок

За нарушения правил оформления и оплаты командировок предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Руководитель организации может быть привлечен за нарушение трудового законодательства по вопросам оплаты командировок. Максимальный штраф для должностных лиц составляет 50 000 рублей.

Главный бухгалтер несет ответственность за искажение бухгалтерской и налоговой отчетности организации. За грубое нарушение правил учета расходов на командировки главбух может быть лишен сертификата и допуска к профессии.

Если нарушения носят систематический характер и причиняют крупный ущерб, возможна уголовная ответственность за мошенничество, служебный подлог, злоупотребление должностными полномочиями.

Как избежать трудовых споров по оплате командировок в выходные

Чтобы избежать трудовых споров по вопросам оплаты командировок в выходные дни, рекомендуется:

Заранее уведомлять работника о командировке в выходные;
Получать письменное согласие на привлечение к работе;
Правильно оформлять табель учета рабочего времени.

Также важно своевременно предоставлять компенсации и оплачивать сверхурочные часы. Это поможет избежать недовольства работников.

Анализ судебной практики по спорам, связанным с командировками в выходные

Анализ судебных решений по трудовым спорам о командировках в выходные показывает, что чаще всего рассматриваются следующие вопросы:

Отсутствие оплаты за работу в выходные дни;
Неверный расчет среднего заработка для командировки;
Неполное возмещение расходов по проезду и проживанию.

Статистика свидетельствует, что 60% дел по командировкам в выходные завершаются в пользу истца - работника. Это говорит о том, что многие работодатели допускают ошибки при оплате таких командировок.

Оптимизация расходов организации на командировки в выходные

Чтобы оптимизировать расходы на командировки в выходные дни, организации рекомендуется:

Планировать поездки так, чтобы избегать выходных;
Устанавливать лимиты на проживание и транспорт;
Заранее бронировать билеты по более выгодным тарифам.

Эти меры помогут сократить затраты на командировки в выходные дни и избежать незапланированных расходов.

Краткие выводы по организации командировок в выходные

Подводя итог, можно сделать следующие краткие выводы по вопросу организации и оплаты командировок в выходные дни:

Необходимо четко следовать нормам ТК РФ и постановления Правительства по командировкам;
Тщательно готовить сопроводительные документы, отражающие работу в выходные;
Правильно рассчитывать средний заработок работника;
Сохранять средний заработок за дни по графику работы;
Оплачивать фактически отработанное время в выходные и праздники не менее чем в двойном размере.

При соблюдении этих правил можно избежать трудовых споров и претензий контролирующих органов.

Советы по оптимизации расходов на командировки в выходные

Для оптимизации затрат на командировки в выходные дни рекомендуем:

По возможности планировать командировки на рабочие дни;
Сравнивать варианты проезда и остановки, выбирать оптимальный;
Бронировать билеты и жилье заблаговременно по более низким ценам;
Устанавливать лимиты на отдельные статьи расходов.

Данные меры помогут существенно сократить затраты организации на командировки в выходные дни.

Практический пример расчета оплаты командировки в выходные

Рассмотрим конкретный пример расчета оплаты за командировку в выходные дни.

Сотрудник Иванов был направлен в двухдневную командировку. Даты командировки - суббота и воскресенье. В эти дни Иванов проработал по 8 часов. Средний дневной заработок Иванова - 2000 рублей.

В соответствии с ТК РФ за два выходных дня, отработанных в командировке, Иванову выплачивается:

2000 * 2 (оплата выходного дня не менее чем в двойном размере) * 8 (часов работы в субботу) = 32 000 рублей.

2000 * 2 * 8 (воскресенье) = 32 000 рублей.

Итого оплата труда за 2 дня командировки составит 32 000 + 32 000 = 64 000 рублей.