Документовед является важной частью любой организации. От его работы во многом зависит эффективность документооборота. Должностная инструкция документоведа определяет круг его обязанностей и права.
Рассмотрим подробнее, что входит в должностные обязанности документоведа.
Прием и регистрация документов
Одна из основных задач документоведа - прием входящих документов организации. Документовед принимает корреспонденцию, проверяет правильность адресования и целостность упаковки. Затем все документы регистрируются в журнале учета.
Работа с исходящими документами
Документовед оформляет исходящие из организации документы - письма, запросы, ответы на обращения. Он следит за правильностью оформления документов, проверяет наличие подписей и приложений.
Обработка и хранение документации
В обязанности документоведа входит систематизация и хранение документов организации. Документы группируются в соответствии с номенклатурой дел. Документовед следит за своевременной подшивкой дел и передачей их в архив.
Контроль исполнения документов
Документовед осуществляет контроль за сроками исполнения документов. Он напоминает исполнителям о необходимости своевременно подготовить ответ на документ или принять необходимые меры.
Ведение документации
В функционал документоведа входит заполнение различных журналов и карточек. Это может быть журнал регистрации входящих/исходящих документов, карточки учета распорядительных документов и другие формы документации по работе с документами.
Таким образом, документовед выполняет важную роль по организации документооборота в учреждении. От его профессионализма зависит оперативность прохождения документов и исполнения поручений. Должностная инструкция документоведа определяет круг задач и регламентирует его деятельность.
Взаимодействие документоведа с другими подразделениями
Эффективность работы документоведа во многом зависит от взаимодействия с сотрудниками других подразделений. Документовед тесно сотрудничает с канцелярией, кадровой службой, бухгалтерией, юридическим отделом.
Работа документоведа с кадровыми документами
В обязанности документоведа входит обработка кадровых документов - трудовых договоров, приказов, личных дел сотрудников. Документовед осуществляет контроль за правильным оформлением этих документов.
Взаимодействие документоведа и бухгалтерии
Документовед передает в бухгалтерию документы финансового характера - счета, акты, накладные. Также он может вести учет движения этих документов по запросу бухгалтерии.
Работа документоведа с юридическими документами
В функционал документоведа входит учет договоров и других юридически значимых документов организации. Документовед отвечает за их правильное оформление и своевременное предоставление по запросам.
Обеспечение сохранности документов
Важной частью работы документоведа является обеспечение сохранности документации организации. Документовед следит за соблюдением норм хранения, условий в архиве, режима доступа к документам.
Таким образом, можно сделать вывод, что документовед играет ключевую роль в организации работы с документами. От выполнения его должностных обязанностей зависит эффективность документационного обеспечения учреждения.
Требования к личным качествам документоведа
Документовед должен обладать определенными личностными качествами. Это внимательность, скрупулезность, стрессоустойчивость. Работа связана с большим документооборотом, нужна способность длительно концентрировать внимание.
Требования к образованию и опыту работы документоведа
Согласно профстандарту, на должность документоведа принимаются лица со средним профессиональным образованием. Приветствуется наличие профильного образования или курсов документоведения. Также важен опыт работы в сфере делопроизводства.
Ответственность документоведа за сохранность документов
Документовед несет персональную ответственность за сохранность проходящих через него документов. Утеря или порча документов может повлечь наложение дисциплинарного взыскания.
Взаимозаменяемость документоведа
В период отсутствия основного документоведа его обязанности может выполнять другой сотрудник. Обычно это секретарь или делопроизводитель. На это время за ним закрепляются соответствующие права и ответственность.
Аттестация документоведа
Для подтверждения квалификации документовед проходит аттестацию раз в три года. В ходе аттестации проверяются его знания нормативных документов и практические навыки работы с документами.
Таким образом, должностная инструкция документоведа устанавливает круг его прав и обязанностей, а также требования к квалификации.
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию документоведа
Должностная инструкция документоведа периодически пересматривается и обновляется. Это может быть связано с изменением нормативных документов, технологий работы с документами, структуры организации.
Дополнительные обязанности документоведа
В зависимости от специфики организации в должностную инструкцию документоведа могут быть включены дополнительные пункты. К примеру, работа со специальными видами документов, ведение электронного документооборота и т.д.
Взаимодействие документоведа с руководством
Документовед регулярно информирует руководство организации о ходе работы с документами, соблюдении сроков исполнения, возможных проблемах. Также он может готовить отчеты о документообороте.
Повышение квалификации документоведа
Чтобы поддерживать свою профессиональную квалификацию, документовед периодически проходит обучение на курсах или семинарах. Это помогает ему оставаться в курсе изменений в сфере документационного обеспечения.
Меры поощрения документоведа
За добросовестный труд и высокие показатели в работе документовед может быть поощрен руководством организации. Возможны благодарности, премии, повышение в должности.
Таким образом, должностная инструкция всесторонне регламентирует деятельность документоведа в организации.
График работы документоведа
В соответствии с трудовым законодательством продолжительность рабочего времени документоведа составляет 40 часов в неделю. Это может быть как стандартный график - 5 дней по 8 часов, так и гибкий - сменный, вахтовый.
Оценка эффективности труда документоведа
Для оценки качества работы документоведа используются определенные критерии: скорость обработки документов, уровень ошибок в оформлении документов, соблюдение сроков исполнения.
Медицинские ограничения для профессии документоведа
К работе документоведом не допускаются лица, имеющие медицинские противопоказания: сильное снижение зрения, нарушение координации движений рук, выраженные психические расстройства.
Техника безопасности на рабочем месте документоведа
Документовед должен соблюдать правила охраны труда: требования к освещенности и эргономике рабочего места, правила пожарной безопасности при работе с документами.
Дисциплинарная ответственность документоведа
За нарушение трудовой дисциплины к документоведу могут быть применены меры воздействия: замечание, выговор, лишение премии. В крайних случаях возможно увольнение.
Таким образом, должностная инструкция регулирует все аспекты деятельности документоведа в организации.