Должностная инструкция - важный документ для любой компании. От того, насколько правильно она будет составлена, зависит эффективность работы сотрудников и избежание разногласий с руководством. Давайте разберемся, как правильно составить должностную инструкцию.
Что такое должностная инструкция и зачем она нужна
Должностная инструкция - это документ, в котором определены должностные обязанности сотрудника, его права и ответственность. Главная цель должностной инструкции - установить четкие правила взаимодействия между работником и работодателем.
Наличие должностной инструкции выгодно как сотруднику, так и работодателю:
- Сотрудник четко понимает свои должностные обязанности, права и зоны ответственности.
- Работодатель может требовать от сотрудника выполнения определенных обязанностей.
- Снижается вероятность конфликтов из-за неправильного понимания обязанностей.
- Облегчается адаптация и обучение новых сотрудников.
Таким образом, должностная инструкция позволяет избежать разночтений и увеличить эффективность работы персонала.
Требования к содержанию должностной инструкции
Хотя должностная инструкция не является обязательным документом для организаций, ее содержание должно соответствовать определенным требованиям.
Должностная инструкция обычно включает следующие разделы:
- Общие положения.
- Функциональные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимодействие с другими сотрудниками.
В разделе "Функциональные обязанности" перечисляются конкретные обязанности сотрудника. Формулировки должны быть максимально четкими, например:
- ведение бухгалтерского учета;
- подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы;
- выполнение поручений руководителя по вопросам бухучета.
Не стоит использовать общие фразы типа "выполнение иных заданий руководителя" - такие формулировки могут привести к злоупотреблениям.
Должностная инструкция должна учитывать специфику деятельности организации и особенности конкретной должности.
Порядок разработки и утверждения
Должностная инструкция разрабатывается работодателем с учетом структуры и штата организации. Чаще всего ее готовит руководитель подразделения, в котором будет работать сотрудник.
После разработки документ должен пройти согласование и утверждение:
- Согласование должностной инструкции с юристом организации.
- Утверждение документа работодателем (генеральным директором, индивидуальным предпринимателем).
- Подписание инструкции работником при приеме на работу.
Подпись работника означает согласие выполнять определенные должностной инструкцией обязанности. Работодатель также подтверждает свои обязательства по обеспечению условий труда.
При разработке рекомендуется использовать пример должностной инструкции для аналогичной должности. Это поможет учесть все нюансы и избежать ошибок.
Дальше идут еще разделы...
Виды должностных инструкций
Существует два основных вида должностных инструкций:
- Общая инструкция.
- Индивидуальная инструкция.
Общая инструкция разрабатывается для определенной должности или группы должностей. Она содержит универсальный набор обязанностей, прав и ответственности.
Индивидуальная инструкция создается конкретно для одного работника. В ней могут быть прописаны специфические обязанности, которые отличаются от общих требований к должности.
Например, в организации работают два бухгалтера - главный и рядовой. Для них нужны разные должностные инструкции. У главного бухгалтера будут расширенные полномочия по подписанию и утверждению документов.
Особенности оформления
При оформлении должностной инструкции важно следовать определенным правилам:
- Указывать реквизиты компании и инструкции.
- Соблюдать структуру и последовательность разделов.
- Конкретно и подробно описывать обязанности.
- Использовать официальный стиль изложения.
- Согласовывать и утверждать инструкцию.
Должностная инструкция может оформляться как отдельный документ или как приложение к трудовому договору. В обоих случаях требуется соблюдение правил делопроизводства.
На титульном листе указываются данные об организации, название документа, дата утверждения. Текст инструкции печатается шрифтом Times New Roman, кегль 12-14, межстрочный интервал 1-1,5.
Типичные ошибки при составлении
Часто при разработке должностных инструкций допускаются ошибки:
- Расплывчатые формулировки обязанностей.
- Отсутствие согласования и утверждения.
- Противоречия трудовому договору и другим документам.
- Копирование образцов без учета специфики деятельности.
Это может привести к проблемам в работе, конфликтам, нареканиям контролирующих органов.
Ответственность за нарушение требований
Если должностная инструкция отсутствует или составлена неправильно, нарушаются права как работника, так и работодателя. Это чревато различными негативными последствиями.
Например, работодатель не сможет привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности, если тот откажется выполнять не прописанные в инструкции обязанности.
В то же время работник может оспорить наложенные на него взыскания, если они касаются неопределенных в инструкции моментов.
Такие ситуации нередко приводят к судебным для работодателей.
Например, если в должностной инструкции менеджера по продажам не прописана обязанность выполнять план, работодатель не сможет применить взыскание за его невыполнение. При этом компания понесет убытки.
В то же время, если в инструкции прописаны завышенные требования к работнику, он может оспорить их обоснованность в суде. Компании придется доказывать, что такие требования оправданы.
Кроме того, отсутствие должностных инструкций является нарушением трудового законодательства. За это предусмотрена административная ответственность в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ в виде штрафа.
Образцы должностных инструкций 2023 года
Чтобы облегчить разработку должностной инструкции, можно воспользоваться типовыми образцами для разных должностей. Они помогут учесть все необходимые аспекты.
Например, рассмотрим образец должностной инструкции бухгалтера:
[далее приводится выдержка из образца должностной инструкции бухгалтера]
При использовании подобных образцов важно адаптировать их под особенности своей компании, внести нужные корректировки. Готовую инструкцию необходимо утвердить и ознакомить с ней работника.
Таким образом, применение типовых образцов упрощает разработку должностных инструкций, но требует доработки с учетом специфики организации.