Уважаемые читатели! Если вы столкнулись с необходимостью внести изменения в ранее изданный приказ, это руководство поможет разобраться в тонкостях оформления дополнения к приказу. Вы узнаете, как правильно составить образец дополнения к приказу в 2023 году, избежать ошибок и сэкономить время. Погрузимся в детали!
Понятие дополнения к приказу
Дополнение к приказу - это отдельный документ, вносящий изменения или добавляющий новую информацию в ранее изданный приказ.
Основными целями дополнения к приказу являются:
- Исправление фактических ошибок в приказе
- Учет изменившихся обстоятельств
- Добавление новых пунктов
Дополнения могут вноситься в любой раздел приказа:
- Констатирующая часть
- Распорядительная часть
- Приложения
Внести дополнения в приказ может то же должностное лицо, которое подписало первоначальный документ. Например, если приказ издал генеральный директор, то дополнить его может только он или лицо, исполняющее его обязанности.
Дополнения к приказу можно вносить столько раз, сколько необходимо. Законодательством не установлено ограничение на количество дополнений.
Требования к оформлению дополнения к приказу
Дополнение к приказу оформляется как самостоятельный документ со следующими обязательными реквизитами:
- Наименование организации
- Наименование вида документа
- Дата документа
- Регистрационный номер
- Заголовок к тексту
- Текст документа
- Подпись
Текст дополнения к приказу должен содержать:
- Ссылку на изменяемый приказ с указанием его реквизитов
- Формулировку вносимых изменений или дополнений
Дополнение к приказу регистрируется в журнале исходящей документации. При регистрации следует указывать, что документ является дополнением к приказу от определенной даты.
Дополнение к приказу издается в единственном экземпляре и подшивается вместе с приказом, в который вносятся изменения.
Образец дополнения к приказу о назначении ответственного
Рассмотрим образец дополнения к приказу о назначении ответственного за пожарную безопасность.
ПРИКАЗ
10.01.2023 г. No 5О внесении дополнений в приказ от 15.03.2022 г. No 17
1. Внести в приказ от 15.03.2022 г. No 17 «О назначении ответственного за пожарную безопасность» следующее дополнение:
1.1. Назначить Иванова Петра Сергеевича, инженера по охране труда, ответственным за организацию обучения работников мерам пожарной безопасности.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор И.О. Фамилия
В данном примере присутствуют все необходимые реквизиты. Указаны реквизиты дополняемого приказа и сформулировано конкретное дополнение.
Такой вариант оформления позволяет четко проследить связь дополнения с основным документом и избежать ошибок.
Дополнение к приказу об утверждении штатного расписания
Рассмотрим пример дополнения штатного расписания новой должностью:
ПРИКАЗ 12.02.2023 г. No 15
О внесении дополнений в приказ от 29.01.2022 г. No 3
1. Дополнить штатное расписание, утвержденное приказом от 29.01.2022 г. No 3, следующей должностью:
Наименование должности Количество штатных единиц Ведущий специалист по маркетингу 1 2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор И.О. Фамилия
В данном случае дополнение вносится в виде добавления новой строки в штатное расписание с использованием табличного формата.
При работе со штатным расписанием важно точно указывать реквизиты дополняемого документа, чтобы избежать ошибок.
В целом, дополнение к приказу - распространенный вид организационно-распорядительных документов. Чтобы правильно его оформить, нужно четко указывать связь с основным приказом и корректно формулировать вносимые изменения или дополнения.
Как внести изменения в приказ о премировании
Рассмотрим варианты внесения дополнений в приказ о премировании сотрудников.
Изменение размера премии
Если необходимо скорректировать размер премии, установленный предыдущим приказом, это можно сделать следующим образом:
1. Пункт 2 приказа от 10.05.2022 No 25 изложить в следующей редакции:
"Установить размер премии за выполнение плана продаж в размере 15% от оклада".
Такая формулировка позволяет четко обозначить, что именно меняется в предыдущем приказе.
Дополнение перечня премируемых должностей
Чтобы добавить в перечень должностей, подлежащих премированию, новую позицию, можно использовать такую формулировку:
Дополнить перечень должностей, подлежащих премированию, установленный в пункте 3 приказа от 15.08.2022 No 31, должностью "ведущий специалист по маркетингу".
Так дополнение будет связано с конкретным пунктом предыдущего приказа.
Дополнение к приказу об утверждении положения
Рассмотрим особенности внесения изменений в положения, утвержденные приказом.
Дополнение отдельных пунктов положения
Чтобы добавить новый пункт в положение, можно использовать такую формулировку:
Дополнить Положение о премировании, утвержденное приказом от 29.12.2021 No 58, пунктом следующего содержания:
"3.1. Установить персональную надбавку за выслугу лет в размере 5% от оклада сотрудникам, проработавшим в организации более 10 лет".
Такое дополнение позволит расширить положение, не изменяя остальных пунктов.
Пример дополнения положения о премировании
Рассмотрим пример дополнения Положения о премировании новыми основаниями для премирования:
В Положение о премировании, утвержденное приказом от 15.01.2023 No 2, внести следующие дополнения:
1. Дополнить раздел "Основания для премирования" пунктами следующего содержания:
- выполнение особо важного задания руководства;
- организация и проведение мероприятия, повысившего имидж организации.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор И.О. Фамилия
Такое дополнение позволит расширить возможности поощрения сотрудников.
Изменения и дополнения к приказу об учетной политике
Учетная политика также может корректироваться внесением изменений и дополнений.
Вариант дополнения учетной политики
Например, при появлении новых объектов учета, можно добавить новый раздел:
Дополнить учетную политику, утвержденную приказом от 12.01.2022 No 1, разделом следующего содержания:
"11. Учет арендованных основных средств"
11.1. Арендованные основные средства учитываются на забалансовом счете 001 по стоимости, указанной в договоре аренды.
11.2. Аналитический учет по счету 001 ведется в разрезе объектов и договоров аренды.
Такие изменения помогут отразить новые операции в учете.
Дополнение приказа о предоставлении отпуска
Рассмотрим варианты дополнения к приказу о предоставлении отпуска.
Пример дополнения даты выхода в отпуск
Внести в приказ от 12.01.2023 No 20 "О предоставлении отпуска" следующее изменение:
1. Дату начала отпуска Петрова А.B. установить с 10.02.2023.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор И.О. Фамилия
Такое дополнение позволит изменить дату без переоформления всего приказа.
Пример дополнения срока отпуска
Дополнить приказ от 29.11.2022 No 56 "О предоставлении отпуска" пунктом следующего содержания:
1. Продлить Сидоровой М.Е. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор И.О. Фамилия
Это позволит увеличить срок отпуска без оформления нового приказа.
Таким образом, дополнения к приказам позволяют гибко корректировать ранее принятые решения. Главное при этом - правильно связать дополнение с первоначальным документом и четко сформулировать вносимые изменения.
Повторный приказ vs дополнение к приказу
В некоторых случаях возникает вопрос - проще ли заменить старый приказ на новый или лучше внести в него дополнения и изменения?
Ситуации, когда проще издать новый приказ
Целесообразно полностью переоформить приказ в следующих случаях:
- Изменилась большая часть текста и содержания;
- Приказ сильно устарел и потерял актуальность;
- Произошли существенные изменения в законодательстве, регулирующем данную сферу.
Новый приказ в таких случаях позволит избежать путаницы и наличия устаревших данных.
Преимущества дополнения действующего приказа
Внесение дополнений имеет преимущества, если:
- Изменения носят локальный характер и не затрагивают весь документ;
- Требуется добавить новые пункты;
- Необходимо исправить фактические ошибки и неточности.
Это позволяет сэкономить время на переоформлении и снизить документооборот.
Алгоритм принятия решения
Чтобы выбрать оптимальный вариант, рекомендуется:
- Проанализировать объем и характер необходимых изменений;
- Оценить актуальность остальных пунктов приказа;
- Учесть трудозатраты на оформление нового документа;
- Проконсультироваться с юристом при необходимости.
Типичные ошибки при оформлении дополнений к приказам
Рассмотрим наиболее распространенные ошибки при работе с дополнениями к приказам.
Нарушение требований к реквизитам и тексту
К таким ошибкам относят:
- Отсутствие регистрационного номера;
- Неправильное указание вида документа;
- Некорректные формулировки дополнений.
Это может привести к правовой незащищенности документа.
Неправильное определение вида документа
Нередко дополнение оформляют как отдельный приказ вместо дополнения к существующему. Это усложняет поиск связанных документов.
Ошибки регистрации и учета
К ним относятся:
- Отсутствие отметки о связи с основным приказом;
- Нарушение порядка регистрационных номеров;
- Неправильное формирование дел и хранение.
Это осложняет поиск, учет и систематизацию документов.
Рекомендации по предотвращению типичных ошибок
Чтобы избежать распространенных ошибок при работе с дополнениями к приказам, рекомендуется:
- Использовать типовые формы и шаблоны;
- Проверять правильность реквизитов;
- Контролировать корректность формулировок;
- Обеспечить правильную регистрацию и учет.
Это позволит повысить качество оформления документов и избежать типовых ошибок.
Где найти образцы дополнений к приказам
Чтобы облегчить процесс подготовки дополнений и избежать ошибок, можно воспользоваться типовыми формами и шаблонами.
Варианты типовых форм
Типовые формы дополнений к приказам можно найти:
- В справочных правовых системах;
- В сборниках образцов документов;
- В учебной литературе по делопроизводству.
Как правило, они представлены в свободном бесплатном доступе.
Платные варианты шаблонов
Готовые шаблоны дополнений к приказам можно приобрести:
- На специализированных интернет-ресурсах;
- У разработчиков электронного документооборота;
- У компаний, специализирующихся на делопроизводстве.
Это удобно для автоматизации работы с документами.
Как адаптировать образец
Чтобы правильно адаптировать типовую форму, нужно:
- Внимательно изучить образец;
- Скорректировать реквизиты под свою организацию;
- Добавить необходимые дополнения и изменения;
- Проверить на соответствие требованиям оформления.
Это позволит быстро и правильно подготовить дополнение к приказу.
Полезные советы по работе с дополнениями к приказам
Рассмотрим практические рекомендации, которые упростят работу с дополнениями к приказам.
Согласование и утверждение
Согласуйте проект дополнения с заинтересованными подразделениями, юристом. Утвердите у руководителя в соответствии с регламентом.
Правильная регистрация
Укажите в реквизитах, что документ является дополнением к приказу от конкретной даты.
Организация учета и хранения
Подшейте дополнение к оригиналу приказа. Отразите связь документов в архивных базах данных.
Поиск дополнений в архиве
Используйте регистрационные данные, графу "связанные документы", поиск по ключевым словам.
Следуя этим советам, вы сможете рационально организовать работу с дополнениями к приказам, избежать ошибок и потери документов.
