Экспедиторская расписка является важным документом для компаний, занимающихся грузоперевозками. От правильного оформления этого документа зависит возможность подтверждения транспортных расходов и избежания штрафов при проверках. Давайте разберемся, что представляет собой экспедиторская расписка, кто и когда должен ее заполнять, какие требования предъявляются к оформлению этого документа.
Что такое экспедиторская расписка и зачем она нужна
Экспедиторская расписка - это документ, который оформляется в рамках договора транспортной экспедиции. Он подтверждает факт получения экспедитором груза от клиента для дальнейшей перевозки.
Основными функциями экспедиторской расписки являются:
- Подтверждение расходов на услуги экспедитора для целей налогообложения
- Фиксация условий перевозки груза
- Указание количества грузовых мест и их состояния
- Определение ответственности экспедитора за сохранность груза
В отличие от транспортной накладной, которая оформляется непосредственно перевозчиком, экспедиторская расписка заполняется экспедитором. Она не заменяет транспортную накладную, а дополняет ее в случае, если экспедитор привлекает стороннего перевозчика.
Кто и когда должен заполнять экспедиторскую расписку
Согласно правилам транспортно-экспедиционной деятельности, экспедиторская расписка заполняется экспедитором или его представителем в момент приемки груза.
Клиент (грузоотправитель) должен предоставить экспедитору всю необходимую для заполнения расписки информацию о грузе, его свойствах, количестве мест и т.д.
Заполненная и подписанная экспедитором расписка передается клиенту в подтверждение принятия груза к перевозке. Второй экземпляр остается у экспедитора.
Экспедиторская расписка должна быть заполнена в момент приемки груза, чтобы зафиксировать его фактическое состояние.
Требования к оформлению экспедиторской расписки
Существует утвержденная форма бланка экспедиторской расписки с обязательными к заполнению полями. Основные требования к оформлению:
- Указание реквизитов грузоотправителя и грузополучателя
- Данные экспедитора, принимающего груз
- Информация о грузе (вес, объем, количество мест, стоимость)
- Условия перевозки груза
- Подпись экспедитора с расшифровкой
Обязательные поля должны быть заполнены максимально точно, без помарок и исправлений. При международных перевозках могут потребоваться дополнительные сведения о происхождении груза, его коде, размере упаковки.
Рассмотрим более подробно порядок заполнения экспедиторской расписки на конкретном примере.
Образец заполнения экспедиторской расписки
Рассмотрим заполнение экспедиторской расписки на конкретном примере.
- В поле "Дата" проставляем текущую дату оформления расписки - например, 01.12.2022.
- В поле "Номер" указываем порядковый номер расписки по внутренней нумерации экспедитора - 12345.
- Указываем реквизиты грузоотправителя - название организации, ИНН, юридический адрес.
- Аналогично заполняем поле с данными грузополучателя.
- В поле "Экспедитор" указываем название, ИНН и адрес экспедиторской компании.
Далее переходим к информации о грузе:
- Страна происхождения товара
- Товарный код по ТН ВЭД
- Маркировка грузовых мест
- Количество мест и вид упаковки (ящики, мешки и т.д.)
- Вес брутто и нетто
- Объем груза
- Стоимость и т.д.
В поле "Условия" прописываем дополнительные требования заказчика к перевозке, например, соблюдение температурного режима.
В конце расписки экспедитор ставит подпись и расшифровку.
Номер экспедиторской расписки
Каждая экспедиторская расписка должна иметь уникальный порядковый номер. Он присваивается по внутренним правилам конкретной экспедиторской компании.
Нумерация позволяет однозначно идентифицировать расписку и упростить поиск в архивах компании. Номер также используется при автоматизации документооборота и интеграции с учетными системами.
Правила нумерации могут предусматривать:
- Сквозную нумерацию по всем распискам
- Нумерацию по календарным периодам или годам
- Отдельную нумерацию для разных офисов или подразделений
Электронная экспедиторская расписка
Сегодня активно внедряются технологии электронного документооборота, которые позволяют уйти от бумажных носителей.
Электронная экспедиторская расписка оформляется с использованием электронной подписи и имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ.
Основные преимущества электронной расписки:
- Быстрое заполнение и обмен распиской между контрагентами
- Удобный поиск и хранение расписок в электронных архивах
- Интеграция расписки с учетными системами и базами данных
- Сокращение издержек на печать и курьерскую доставку бумажных документов
Интеграция экспедиторской расписки с учетными системами
Для автоматизации работы с экспедиторскими расписками можно использовать специальные программные решения, которые позволяют:
- Формировать и печатать расписки на основе данных из учетной системы
- Передавать электронную расписку контрагенту и получать подписанную копию
- Интегрировать данные экспедиторской расписки с бухгалтерскими и логистическими системами
Такая автоматизация помогает избежать ручного ввода данных, ускоряет документооборот и снижает риск ошибок.
Использование экспедиторской расписки в бухгалтерском учете
Экспедиторская расписка является первичным учетным документом, подтверждающим факт оказания транспортно-экспедиционных услуг.
На основании данных из экспедиторской расписки в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
- Списание со счета 41 "Товары" стоимости отгруженных товаров
- Принятие к учету транспортно-заготовительных расходов на счете 44
- Начисление НДС с суммы услуг экспедитора
Расходы на транспортно-экспедиционные услуги, подтвержденные распиской, учитываются для целей налогообложения прибыли.
Экспедиторская расписка при международных перевозках
При организации международной перевозки грузов могут использоваться специальные виды экспедиторских документов:
- Международная товаротранспортная накладная CMR
- Коносамент при морских перевозках
- Авиагрузовая накладная
В зависимости от договоренности сторон, экспедиторская расписка может дополнять перечисленные выше международные транспортные документы либо заменять их.
Требования к хранению экспедиторской расписки
Экспедиторская расписка должна храниться в течение сроков, установленных для соответствующих первичных учетных документов.
Обычно это 5 лет с момента окончания отчетного года, в котором расписка была составлена.
Расписка хранится в бухгалтерии организации либо передается в архив. Рекомендуется хранить расписки в хронологическом порядке или по номерам.
Экспедиторская расписка компании ТК Энергия
Крупный российский 3PL-оператор ТК Энергия предоставляет услуги комплексной логистики, в том числе транспортно-экспедиционные услуги.
При работе по договору транспортной экспедиции компания оформляет необходимый пакет экспедиторских документов, в том числе экспедиторскую расписку.
Экспедиторская расписка ТК Энергия заполняется в полном соответствии с требованиями законодательства и содержит все необходимые реквизиты.
Ответственность за нарушение правил заполнения экспедиторской расписки
Нарушение требований к оформлению экспедиторской расписки может повлечь административную ответственность.
Типичные нарушения:
- Предоставление недостоверных данных о грузе
- Отсутствие обязательных реквизитов
- Исправления и подчистки
- Отсутствие подписи экспедитора
По таким нарушениям Кодексом об административных правонарушениях РФ предусмотрен штраф для должностных лиц до 5 тыс. рублей.