Электронный образ документа - это... Как правильно подать в суд документы в электронном виде?

Цифровизация коснулась всех сфер нашей жизни. Сегодня мы уже не представляем себе работу без компьютеров и интернета. Бумажный документооборот уходит в прошлое, уступая место электронному. Давайте разберемся, что представляет собой электронный образ документа, чем он отличается от бумажного оригинала и как правильно использовать его в юридически значимых целях.

Что такое электронный образ документа это

Электронный образ документа это результат сканирования бумажного оригинала, который сохраняется в цифровом виде как графический файл. В отличие от цифрового документа, созданного непосредственно в электронном виде, электронный образ является копией физического документа.

Согласно определению, приведенному в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57, электронный образ документа - это переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Основные отличия электронного образа от бумажного документа:

• Форма представления - цифровая, а не физическая.
• Требуется техническое устройство для просмотра и работы.
• Легче дублировать и передавать по каналам связи.
• Может быть удостоверен электронной подписью.

Преимущества электронного образа документа перед бумажным:

• Экономия места для хранения.
• Быстрый поиск и доступ.
• Удобство копирования и отправки.
• Защита от повреждений и утраты.

В то же время, электронный образ не может полностью заменить оригинал документа на бумажном носителе, особенно если речь идет об архивах, документах строгой отчетности и т.п.

Как получить электронный образ документа

Для получения электронного образа бумажного документа используется сканирование. Этот процесс включает несколько этапов:

1. Подготовка документа. Нужно убедиться, что он не содержит посторонних предметов, скрепок, загибов и т.д. Развернуть документ для правильной ориентации.
2. Выбор параметров сканирования. Разрешение, цветность, формат файла и др.
3. Сканирование документа. Помещение листов в сканер по одному.
4. Сохранение отсканированных изображений.
5. Проверка качества файлов. При необходимости повторное сканирование.

Для сканирования подойдет любой планшетный, протяжный или сетевой сканер с разрешением от 200 до 600 dpi. Оптимальные форматы файлов: PDF, TIFF, JPEG 2000. Программы для сканирования: Camera Scanner, Adobe Scan, Microsoft Office Lens и др.

При подаче документов в суд сканирование производится в черно-белом режиме с разрешением 200-300 dpi, в режиме полной цветопередачи - только при наличии цветных изображений или текста.

Особое внимание при сканировании нужно уделить документам со специальными защитными элементами - голограммам, водяным знакам, микротексту, спецшрифтам и т.д. Нужно максимально точно передать эти детали.

Как удостоверить электронный образ документа

Для придания юридической значимости электронному образу документа его нужно удостоверить электронной подписью (ЭП). Различают два основных вида ЭП:

• Простая ЭП — используется для удостоверения документов внутри организации.
• Усиленная квалифицированная ЭП — обязательна для юридически значимого документооборота.

Для юридических лиц проставление квалифицированной ЭП осуществляется с помощью специальных программ и носителей ключей ЭП. Для физлиц достаточно получить СНИЛС и подтвердить учетную запись на Госуслугах.

Срок действия квалифицированной ЭП составляет 1-3 года, по истечении нужно получать новый сертификат. Иначе электронная подпись теряет юридическую силу.

Порядок проставления ЭП на электронном документе регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ и другими нормативными актами.

Где можно использовать электронный образ документа

Основные области применения электронного образа документа:

• Взаимодействие с госорганами - подача отчетности, заявлений, обращений через портал Госуслуги и специализированные сервисы.

• Судебное делопроизводство - подача исков, отзывов, ходатайств и других процессуальных документов в суды посредством системы «Мой Арбитр» или ГАС «Правосудие».

• Налоговый и бухгалтерский учет - представление отчетности в ИФНС, первичная документация.

• Банковские операции - открытие счетов, получение кредитов, договоры на дистанционное обслуживание.

Также электронные образы активно применяются в кадровом делопроизводстве, административной и хозяйственной деятельности организаций.

Особенности электронного образа документа, удостоверяющего личность

Основные документы, удостоверяющие личность гражданина РФ - это паспорт, заграничный паспорт, водительское удостоверение. Их электронные образы часто запрашиваются различными организациями для идентификации клиентов.

При получении и использовании таких электронных образов нужно соблюдать ряд мер предосторожности:

• Убедиться в надежности получателя, целях использования данных.
• Анонимизировать личную информацию, не относящуюся к идентификации.
• Не хранить сканы паспортов на смартфоне или компьютере.
• Удалять файлы сразу после передачи.
• Использовать защищенные каналы передачи данных.

Главное правило: предоставлять минимально необходимый объем персональных данных. Остальное - под запретом.

Какие требования предъявляются к электронному образу документа

Для того чтобы электронный образ документа обладал юридической значимостью, к нему предъявляется ряд требований:

• Должна быть обеспечена возможность идентификации документа и установления его подлинности.
• Электронный образ должен содержать все обязательные реквизиты документа.
• Изображение должно быть четким, читаемым, с разрешением не менее 200 dpi.
• Формат файла: PDF, TIFF, JPEG для черно-белых, JPEG 2000 для цветных изображений.
• Один документ - один файл.

Электронный образ документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу, включая графическую подпись, печать, штампы и т.д.

Какие ошибки встречаются при создании электронного образа документа

Частые ошибки при подготовке электронного образа документа:

• Нечеткое, нечитаемое изображение.
• Несоответствие форматам и разрешению.
• Отсутствие обязательных реквизитов документа.
• Наличие посторонних предметов, теней, бликов.
• Неправильная ориентация страниц.
• Отсутствие подписи или печати.

Такие ошибки могут привести к отказу в приеме документа. Поэтому важно тщательно проверять качество полученных файлов перед отправкой.

Как исправить ошибки в электронном образе документа

Если обнаружены ошибки в электронном образе документа, рекомендуется:

1. Уточнить требования для данного типа документа.
2. Проверить настройки и параметры сканирования.
3. Повторно отсканировать документ.
4. Отредактировать полученное изображение.
5. Проконтролировать соответствие форматам и стандартам.

При необходимости имеет смысл обратиться к специалистам или воспользоваться сервисами по подготовке документов. Это поможет избежать ошибок.

Как сделать электронный образ документа, удостоверяющего личность заявителя

Чтобы получить электронный образ документа, удостоверяющего личность заявителя (паспорт, загранпаспорт, водительское удостоверение), необходимо:

1. Получить письменное согласие заявителя на обработку персональных данных.
2. Сканировать документ в цветном режиме с разрешением 300 dpi.
3. Проверить читаемость и качество изображения.
4. Сохранить в формате PDF, подписать ЭП.
5. Заархивировать и отправить по защищенному каналу связи.
6. На сервере расшифровать и убедиться в целостности файла.

Образ документа должен обеспечить однозначную идентификацию личности субъекта персональных данных.

Какие последствия за нарушения при работе с электронными образами документов

Нарушение правил работы с электронными образами документов может повлечь:

• Административное наказание в виде штрафа.
• Уголовную ответственность за мошенничество.
• Отказ в предоставлении услуги.
• Признание сделки недействительной.
• Нарушение сроков.
• Ущерб деловой репутации.

Чтобы избежать негативных последствий, важно неукоснительно соблюдать все требования законодательства и правила внутреннего документооборота при работе с электронными копиями документов.