Владельцы бизнеса часто задаются вопросом, как правильно организовать хранение кассовых документов в компании. Ведь ошибки в этом процессе грозят серьезными финансовыми потерями из-за штрафов контролирующих органов. Давайте разберемся, какие документы относятся к кассовым, каков порядок их формирования и хранения.
Понятие кассовых документов
К кассовым документам относятся документы, оформляющие операции с наличными деньгами. Согласно указанию Банка России No 3210-У, к ним относятся:
- приходные кассовые ордера (ПКО) - оформляют поступление денег в кассу;
- расходные кассовые ордера (РКО) - оформляют выдачу денег из кассы;
- кассовая книга - регистрирует все приходно-расходные операции;
- журнал регистрации ПКО и РКО;
- объявления на взнос наличными - при сдаче выручки в банк.
Кроме того, к кассовым документам относят авансовые отчеты, платежные и расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты. Все эти документы могут вестись как в бумажном, так и электронном виде.
Порядок формирования кассовых документов
Кассовые документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в указании ЦБ РФ No 3210-У:
- наименование документа;
- порядковый номер документа;
- дата составления;
- наименование организации;
- содержание операции;
- сумма цифрами и прописью;
- подписи ответственных лиц.
Порядок заполнения кассовых документов строго регламентирован. Ошибки или исправления в кассовых документах не допускаются. Проверку правильности оформления осуществляет главный бухгалтер.
При ведении электронного документооборота кассовые документы должны формироваться, подписываться и храниться в соответствии с законом "Об электронной подписи".
Правила хранения кассовых документов
Согласно ст. 29 закона "О бухучете" кассовые документы должны храниться не менее 5 лет. Этот срок также подтверждается Налоговым кодексом РФ и приказом Росархива.
Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за отчетным. Например, для документов за 2022 год срок хранения истечет 1 января 2028 года.
Срок хранения кассовых документов в организации составляет 5 лет согласно законодательству.
Организация сама определяет условия хранения, обеспечивающие сохранность документов. Рекомендуется хранить их в сейфах или шкафах.
При закрытии организации кассовые документы, срок хранения которых не истек, передаются в архив.
Таким образом, хранение кассовых документов - важный этап документооборота, требующий внимательного контроля.
Правила хранения кассовых документов
Согласно ст. 29 закона "О бухучете" кассовые документы должны храниться не менее 5 лет. Этот срок также подтверждается Налоговым кодексом РФ и приказом Росархива.
Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за отчетным. Например, для документов за 2022 год срок хранения истечет 1 января 2028 года.
Срок хранения кассовых документов в организации составляет 5 лет согласно законодательству.
Организация сама определяет условия хранения, обеспечивающие сохранность документов. Рекомендуется хранить их в сейфах или шкафах.
При закрытии организации кассовые документы, срок хранения которых не истек, передаются в архив.
Таким образом, хранение кассовых документов - важный этап документооборота, требующий внимательного контроля.
Особенности хранения отдельных видов кассовых документов
Существуют особенности хранения для некоторых кассовых документов:
- Кассовая книга хранится 5 лет с 1 января года, следующего за годом окончания ее ведения.
- Платежные и расчетно-платежные ведомости хранятся не менее 6 лет.
- Лицевые счета сотрудников хранятся 50 или 75 лет.
Таким образом, при организации хранения нужно учитывать специфику каждого документа.
Ответственность за нарушение правил хранения кассовых документов
Нарушение правил хранения кассовых документов влечет административную и налоговую ответственность:
- Штрафы для должностных лиц до 20 000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).
- Штрафы для организации от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
- При повторном нарушении - дисквалификация должностных лиц.
Кроме того, отсутствие документов может осложнить налоговые проверки и судебные разбирательства для организации.
Рекомендации по организации хранения кассовых документов
Для оптимизации хранения рекомендуется:
- Вести документы в электронном виде с ЭП.
- Разработать регламент хранения и поиска документов.
- Обеспечить защиту от повреждений и несанкционированного доступа.
- Передавать документы с истекшим сроком хранения на уничтожение по акту.
Грамотная организация хранения кассовых документов позволит избежать многих проблем во взаимодействии с контролирующими органами.
Примеры нарушения правил хранения кассовых документов
Рассмотрим типичные ошибки при хранении кассовых документов:
- Хранение в незащищенном месте, доступном посторонним лицам.
- Несоблюдение сроков хранения, раннее уничтожение документов.
- Отсутствие электронной подписи при ведении электронного документооборота.
- Невозможность оперативно найти нужный документ.
Такие ошибки могут привести к серьезным негативным последствиям. Необходимо организовать процесс хранения документов максимально ответственно.
Примеры нарушения правил хранения кассовых документов
Рассмотрим типичные ошибки при хранении кассовых документов:
- Хранение в незащищенном месте, доступном посторонним лицам.
- Несоблюдение сроков хранения, раннее уничтожение документов.
- Отсутствие электронной подписи при ведении электронного документооборота.
- Невозможность оперативно найти нужный документ.
Такие ошибки могут привести к серьезным негативным последствиям. Необходимо организовать процесс хранения документов максимально ответственно.
Аутсорсинг хранения кассовых документов
Одним из вариантов оптимизации хранения является аутсорсинг. Преимущества аутсорсинга хранения документов:
- Отсутствие необходимости выделять помещение и оборудование.
- Экономия на штатных сотрудниках.
- Профессиональное обеспечение сохранности документов.
При выборе аутсорсера нужно обращать внимание на наличие лицензии на осуществление деятельности и положительные отзывы клиентов.
Электронный документооборот кассовых документов
Создание и хранение кассовых документов в электронном виде имеет ряд преимуществ:
- Экономия на расходных материалах и печати.
- Удобство поиска и оперативный доступ.
- Возможность резервного копирования.
- Защита от повреждений и утраты.
Однако есть и требования при внедрении электронного документооборота - использование электронной подписи и специального программного обеспечения.
Уничтожение кассовых документов по истечении срока хранения
По истечении установленного срока хранения кассовые документы подлежат уничтожению. Процедура уничтожения включает:
- Составление акта о выделении документов к уничтожению.
- Согласование акта с архивной службой.
- Фактическое уничтожение (измельчение или сжигание).
Уничтожение производится комиссией в присутствии ответственных лиц. Данные об уничтожении заносятся в соответствующий акт.
Передача кассовых документов при реорганизации или ликвидации организации
При реорганизации или ликвидации компании все кассовые документы, срок хранения которых не истек, должны быть переданы правопреемнику или на государственное хранение. Это необходимо для обеспечения преемственности бухгалтерского учета и налогообложения.
Уничтожение кассовых документов по истечении срока хранения
По истечении установленного срока хранения кассовые документы подлежат уничтожению. Процедура уничтожения включает:
- Составление акта о выделении документов к уничтожению.
- Согласование акта с архивной службой.
- Фактическое уничтожение (измельчение или сжигание).
Уничтожение производится комиссией в присутствии ответственных лиц. Данные об уничтожении заносятся в соответствующий акт.
Порядок составления акта о выделении документов к уничтожению
Акт о выделении к уничтожению составляется комиссией организации. В нем указываются:
- Наименование документов.
- Дата и номер их составления.
- Количество экземпляров документов.
- Сроки хранения.
Акт утверждается руководителем организации после согласования с архивным учреждением.
Способы уничтожения кассовых документов
Наиболее распространенные способы уничтожения:
- Измельчение документов на бумагорезательной машине.
- Сжигание.
- Переработка во вторичное волокно.
Выбор конкретного способа зависит от имеющихся технических возможностей и требований безопасности.
Особенности уничтожения электронных кассовых документов
Электронные кассовые документы уничтожаются путем:
- Очистки носителя информации от данных.
- Физического уничтожения носителя.
Должны быть приняты меры, исключающие возможность восстановления уничтоженных данных.
Оформление результатов уничтожения кассовых документов
После завершения процедуры уничтожения составляется акт с указанием:
- Перечня и количества уничтоженных документов.
- Способа уничтожения.
- Даты уничтожения.
- Состава комиссии, осуществившей уничтожение.
Ответственность при уничтожении кассовых документов
Ответственность за правильное уничтожение документов несут:
- Руководитель организации.
- Члены комиссии по уничтожению документов.
Неправомерное уничтожение документов может повлечь административную ответственность в соответствии с КоАП РФ.