Почетная грамота - эффективный инструмент мотивации персонала. Как правильно оформить ходатайство о награждении сотрудника? В статье разберем пошагово процедуру, форму и содержание документа.
Поводы и этапы награждения почетной грамотой
Стандартными поводами для награждения почетной грамотой являются:
- отличное исполнение должностных обязанностей;
- высокие показатели в работе;
- инициатива и творческий подход.
Также награждение может быть приурочено к таким событиям, как юбилеи компании, профессиональные или календарные праздники.
Процедура награждения обычно включает следующие этапы:
- Подача ходатайства о награждении от руководителя структурного подразделения или коллектива;
- Издание приказа о награждении почетной грамотой;
- Торжественное вручение грамоты;
- Внесение записи о награждении в трудовую книжку сотрудника.
Кто и как пишет ходатайство о награждении
Инициатором ходатайства о награждении почетной грамотой может выступать как непосредственный руководитель сотрудника, так и коллектив структурного подразделения.
Ходатайство подается заблаговременно, как правило, не менее чем за 2 недели до предполагаемой даты награждения. Это необходимо для своевременной подготовки всех организационных вопросов.
Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации;
- дата составления;
- должность, ФИО лица, пишущего ходатайство полностью;
- должность, ФИО награждаемого полностью;
- обоснование награждения, заслуги.
К ходатайству могут прилагаться дополнительные документы: выписки из протоколов собраний коллектива, копии грамот и благодарностей, полученных ранее сотрудником.
Образец ходатайства: структура и оформление
Унифицированной формы для ходатайства о награждении не установлено. Однако существует рекомендованный образец.
Рассмотрим подробный пример ходатайства о награждении почетной грамотой сотрудника:
Генеральному директору
ООО "Ромашка" Иванову П.М.ХОДАТАЙСТВО
Прошу Вас рассмотреть кандидатуру ведущего инженера отдела разработки Петрова Сергея Ивановича для награждения Почетной грамотой ООО "Ромашка" за многолетний добросовестный труд, высокое профессиональное мастерство и в связи с 55-летним юбилеем.
Трудовая деятельность Петрова С.И. в ООО "Ромашка" составляет 13 лет. За это время он проявил себя грамотным специалистом, инициативным и ответственным сотрудником. Неоднократно поощрялся благодарностями и премиями.
Считаю, что награждение Почетной грамотой послужит дополнительным стимулом для дальнейшей плодотворной работы.
Приложение: копия приказа о назначении, выписка из протокола заседания коллектива отдела.
Начальник отдела разработки Сидоров В. Е.
Основные ошибки при оформлении ходатайства:
- отсутствие обязательных реквизитов;
- нечеткие формулировки заслуг сотрудника;
- опечатки в ФИО;
- неаккуратное оформление документа.
Недочеты в ходатайстве замедляют процесс награждения и производят непрофессиональное впечатление.
Подбор бланка и оформление почетной грамоты
После утверждения ходатайства и издания соответствующего приказа приступают к подготовке бланка почетной грамоты.
Существуют унифицированные бланки, которые можно заказать в типографии. Однако можно разработать собственный эксклюзивный макет грамоты, отражающий фирменный стиль организации.
Торжественная церемония вручения
Для повышения мотивирующего эффекта желательно приурочить вручение почетной грамоты к корпоративному празднику или иному торжественному мероприятию в присутствии всего коллектива.
Это придаст процедуре большую значимость и вызовет чувство гордости у награждаемого сотрудника и его окружения.
Моральные и материальные бонусы
Награждение почетной грамотой часто сопровождается вручением ценного подарка, денежной премии, предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска.
Такие бонусы еще больше повышают мотивирующий эффект.
Использование результатов в PR и HR
Информацию о награждениях сотрудников организации полезно использовать в кадровом маркетинге и PR.
Это помогает формировать имидж компании как хорошего работодателя, заботящегося о своих людях.
Периодическое подведение итогов и награждение лучших
Регулярное проведение конкурсов на звание "Лучший сотрудник" с вручением победителям образца ходатайства награждении почетной грамотой от имени руководства позволяет поддерживать здоровую конкуренцию в коллективе.
Использование индивидуального подхода при награждении
Для повышения эффективности поощрений важно учитывать личные предпочтения и интересы сотрудников. Кому-то будет приятнее получить дополнительный выходной день, а кто-то выберет материальное вознаграждение.
Корпоративные конкурсы и соревнования
Помимо индивидуальных награждений, полезно проводить командные соревнования между отделами, например на звание "Лучший отдел года". Победителей также можно поощрять коллективными грамотами.
Награждение внешних партнеров организации
Практика награждения распространяется не только на собственный персонал. Полезно отмечать почетными грамотами и благодарностями партнеров, клиентов, поставщиков за плодотворное сотрудничество.
Оценка эффективности награждений
Чтобы понять реальную отдачу от практики награждений сотрудников, рекомендуется проводить опросы и анализировать динамику ключевых бизнес-показателей.
Автоматизация работы с поощрениями персонала
Для оптимизации всего цикла подачи ходатайств, издания приказов и оформления грамот можно внедрить специальные информационные системы или модули к существующим корпоративным платформам.