Инвентаризация - один из ключевых инструментов контроля в организации. От того, насколько правильно будут оформлены ее результаты в сличительной ведомости, зависит достоверность данных об основных средствах в бухучете. Давайте разберемся в тонкостях заполнения этого важного документа.
Назначение и виды сличительных ведомостей
Сличительная ведомость - это документ, в котором фиксируются расхождения между данными бухучета и фактическим наличием объектов, выявленные в ходе инвентаризации. Она составляется при обнаружении недостач или излишков основных средств по сравнению с учетными данными.
Сличительные ведомости бывают двух видов:
- ИНВ-18 - по основным средствам и нематериальным активам.
- ИНВ-19 - по товарно-материальным ценностям.
Для заполнения можно использовать как унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата, так и разработанные самой организацией. Главное, чтобы в них содержались все необходимые реквизиты.
На арендованные основные средства сличительная ведомость составляется отдельно.
Порядок заполнения сличительной ведомости ИНВ-18
Рассмотрим пошаговую инструкцию заполнения сличительной ведомости ИНВ-18 по результатам инвентаризации основных средств:
- В шапке документа указываются реквизиты организации, номер и дата проведения инвентаризации.
- В колонке "Наименование объекта" перечисляются инвентаризированные основные средства, по которым обнаружены расхождения.
- В колонке "Инвентарный номер" проставляются инвентарные номера основных средств.
- В колонках "Количество" и "Стоимость" указываются данные бухучета.
- В колонках "Количество по результатам инвентаризации" и "Стоимость по результатам инвентаризации" приводятся фактические данные по итогам инвентаризации.
- В колонках "Излишки" и "Недостачи" отражаются соответствующие отклонения в количестве и стоимости объектов.
Рассмотрим пример заполнения сличительной ведомости ИНВ-18 в таблице.
| Наименование объекта | Инв. номер | По данным учета | По данным инвентаризации | Излишки | Недостачи |
| Стол офисный | 025 | 2 шт., 3000 руб. | 1 шт., 1500 руб. | - | 1 шт., 1500 руб. |
После заполнения сличительная ведомость подписывается комиссией по инвентаризации и сдается в бухгалтерию.
Следуя инструкции и внимательно заполняя каждую графу, можно избежать ошибок в оформлении документа.
Таким образом, сличительная ведомость ИНВ-18 позволяет зафиксировать все отклонения, выявленные при инвентаризации основных средств, для последующего внесения исправлений в учет.
Особенности заполнения ИНВ-19 по ТМЦ
Сличительная ведомость по ТМЦ ИНВ-19 имеет сходное с ИНВ-18 строение, но есть и некоторые отличия при заполнении.
В ИНВ-19 вместо инвентарных номеров указываются номенклатурные номера или коды ТМЦ. Также отсутствуют графы по износу и переоценке, так как они не применимы к запасам.
Рассмотрим пример заполнения ИНВ-19 в таблице.
| Наименование ТМЦ | Код | По данным учета | По данным инвентаризации | Излишки | Недостачи |
| Гвозди 3х50 | 1456 | 500 шт., 2500 руб. | 480 шт., 2400 руб. | - | 20 шт., 100 руб. |
Как видим, структура аналогична, но есть нюансы, обусловленные спецификой учета ТМЦ.
Рекомендации по избеганию ошибок
Чтобы свести к минимуму вероятность ошибок при заполнении сличительных ведомостей, рекомендуется:
- Тщательно сверять данные с первичными документами.
- Не заполнять ведомости карандашом.
- Исправления вносить аккуратно, с расшифровкой.
- Соблюдать единицы измерения по каждой позиции.
- Скрупулезно проверять все подсчеты.
При соблюдении этих несложных правил можно минимизировать вероятность ошибок и неточностей.
Как исправить расхождения в сличительной ведомости
Если в ходе инвентаризации в сличительной ведомости выявляются расхождения, необходимо:
- Поставить на учет неучтенные объекты по текущей рыночной стоимости.
- Оценить износ вновь выявленных объектов.
- Отразить в учете модернизацию или ликвидацию объектов.
- Внести исправления по ошибочно отраженным в учете объектам.
Эти действия позволят максимально приблизить данные бухучета к фактическому положению дел.