Истребование документов - распространенная юридическая процедура. Что это такое и как правильно составить ходатайство об истребовании документов? Давайте разберемся.
1. Понятие истребования документов
Истребование документов - это требование предоставить определенные документы, направляемое уполномоченным лицом другим физическим или юридическим лицам. Цель - получить необходимую информацию для какой-либо проверки, расследования, судебного процесса.
Как правило, истребуются такие документы как договоры, акты, справки, переписка, бухгалтерская и налоговая отчетность. Но перечень может быть и шире.
Основные цели истребования документов:
- Подтвердить или опровергнуть какие-либо факты
- Получить доказательства
- Установить обстоятельства дела
- Выяснить детали сделки, операции, события
2. Нормативное регулирование
Истребование документов регулируется рядом нормативных актов:
- Налоговый кодекс РФ
- Гражданский процессуальный кодекс РФ
- Кодекс административного судопроизводства
- Закон о госконтроле и надзоре
- Административные регламенты контролирующих органов
В них прописаны:
- Кто может истребовать документы
- Порядок направления требования
- Сроки предоставления
- Последствия непредставления
3. Истребование документов в рамках налоговой проверки
В Налоговом кодексе описан порядок истребования документов налоговыми органами. Например, в ходе камеральной налоговой проверки инспектор может запросить дополнительные документы, если ему не хватает информации.
При выездной проверке инспектор требует документы непосредственно на месте. Срок предоставления документов по требованию налоговиков - 5-10 рабочих дней.
За непредставление документов по требованию налогового органа предусмотрен штраф.
4. Истребование документов в суде
Стороны по делу, а также судья могут истребовать необходимые документы у лиц, участвующих в процессе, а также у госорганов и должностных лиц.
Документы запрашиваются судебным поручением. Срок предоставления документов по запросу суда - 5 дней.
За непредставление документов по требованию суда предусмотрена административная и уголовная ответственность.
5. Образец ходатайства об истребовании документов
Ходатайство об истребовании документов подается, если лицо не может предоставить документы в установленный срок. В ходатайстве указывается:
- Причина невозможности предоставления документов
- Срок, в который лицо может их предоставить
Пример ходатайства в налоговый орган:
В ИФНС России по г. Москве
от Иванова И.И.
Ходатайство
Прошу продлить срок предоставления документов по Требованию от 13.03.2022 на 10 рабочих дней, так как документы находятся в архиве организации в другом городе. Обязуюсь предоставить документы не позднее 30.03.2022.
12.03.2022 Иванов И.И.
Вот примерное содержание ходатайства об истребовании документов. Ходатайство поможет получить дополнительное время на подготовку необходимых документов.
6. Истребование документов у третьих лиц
Помимо проверяемого лица и госорганов, документы могут истребоваться у третьих лиц, обладающих информацией, значимой для рассмотрения дела.
Например, у банка может быть запрошена информация об операциях по счетам проверяемой организации, у интернет-провайдера - данные об IP-адресах и трафике.
Третьи лица обязаны предоставлять запрашиваемые сведения в установленные законом сроки. За непредставление информации также предусмотрена ответственность.
7. Отказ от предоставления документов
В некоторых случаях лицо может отказаться предоставлять запрашиваемые документы. Например, если:
- Истребуемые сведения не относятся к предмету проверки
- Документы не предусмотрены законом
- Документы содержат коммерческую тайну
Чтобы оспорить неправомерное требование о предоставлении документов, можно:
- Подать жалобу в вышестоящий орган
- Обжаловать требование в суде
8. Привлечение к ответственности
За непредставление или несвоевременное представление документов по требованию предусмотрена ответственность:
- Административный штраф
- Налоговые санкции
- Уголовная ответственность в виде штрафа или ареста
Например, для граждан штраф за непредставление документов по требованию налогового органа составляет от 300 до 500 рублей.

9. Истребование из госорганов
Физические и юридические лица имеют право запрашивать необходимые документы в госорганах. Например:
- Справки из ПФР
- Выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП
- Сведения из ФМС
Сроки выдачи таких документов регламентированы законом или административными регламентами госорганов.
10. Частые вопросы
Рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы об истребовании документов:
Вопрос: Можно ли не предоставлять документы индивидуальному предпринимателю?
Ответ: ИП обязаны предоставлять документы по запросам госорганов. Отказать физлицу можно, но официальный запрос от юрлица лучше выполнить.
Вопрос: Как подать ходатайство о продлении срока предоставления документов?
Ответ: Ходатайство подается в письменном виде. Указать причину и желаемый срок. Лучше обосновать объективными обстоятельствами.
Вот основные моменты, касающиеся истребования документов. Как видите, эта процедура имеет свои нюансы.
11. Особенности истребования документов у граждан
Есть ряд особенностей истребования документов у физических лиц:
- Граждане могут отказать в предоставлении документов другим гражданам
- У граждан могут истребоваться только определенные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС и т.д.)
- Документы запрашиваются заказным письмом с уведомлением
При этом граждане обязаны предоставлять документы по запросам госорганов и суда. Отказ будет рассматриваться как непредставление документов и влечет ответственность.
12. Истребование документов по доверенности
Доверенное лицо также может истребовать документы, если в доверенности есть такие полномочия. Например:
- Истребование документов в налоговой по доверенности
- Получение медицинских документов
- Истребование справок и выписок
При этом доверенность должна быть оформлена надлежащим образом. Рекомендуется в доверенности максимально детализировать круг вопросов.
13. Истребование документов у умершего
Документы умершего могут быть истребованы нотариусом или в судебном порядке наследниками. Например:
- Свидетельство о праве на наследство
- Документы о владении имуществом
- Медицинская документация
Основание для истребования - свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство.

14. Сроки хранения истребованных документов
Сроки хранения полученных документов зависят от цели истребования. Например:
- Документы по налоговой проверке - 5 лет
- Судебные документы - 3 года после исполнения решения
- Кадровые документы - 75 лет
По истечении сроков хранения документы подлежат уничтожению.
15. Выдача документов по истребованию
При получении истребуемых документов проверяется:
- Соответствие перечню
- Актуальность документов
- Надлежащее оформление
Если имеются замечания, может быть направлен повторный запрос. Выдача документов оформляется актом приема-передачи.
16. Форма ходатайства об истребовании документов
Ходатайство об истребовании документов оформляется на официальном бланке организации или без него. Обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Кому адресовано
- Наименование организации или ФИО
- Текст ходатайства
- Подпись и дата
Текст должен быть написан в официально-деловом стиле, содержать обоснование и конкретный запрос о продлении срока.
17. Порядок рассмотрения ходатайства об истребовании документов
Порядок рассмотрения ходатайства:
- Подача ходатайства в письменном виде
- Регистрация ходатайства, проверка полномочий заявителя
- Рассмотрение ходатайства по существу
- Принятие решения об удовлетворении ходатайства или отказе
- Уведомление заявителя о результатах
Срок рассмотрения ходатайства - до 5 рабочих дней.
18. Основания для отказа в удовлетворении ходатайства
В удовлетворении ходатайства может быть отказано, если:
- Заявитель не обладает полномочиями
- Истек срок истребования документа
- Отсутствует уважительная причина продления срока
Решение об отказе может быть обжаловано заявителем в вышестоящий орган или суд.
19. Практические советы по истребованию документов
Практические советы:
- Указывать конкретный перечень документов в запросе
- Фиксировать факт отправки запроса и получения ответа
- Следить за соблюдением сроков
- Проверять полноту и актуальность предоставленных документов
Это поможет получить все необходимые документы в полном объеме и избежать конфликтных ситуаций.