Журнал инвентаризации имущества: образец заполнения

Журнал инвентаризации имущества ИНВ-26 является одним из ключевых документов, оформляемых в процессе инвентаризации на предприятии. Данная статья расскажет о порядке заполнения журнала ИНВ-26, приведет подробный образец с комментариями и даст полезные рекомендации по работе с этим документом.

1. Что такое инвентаризация имущества и зачем она нужна

Инвентаризация имущества - это проверка фактического наличия имущества организации и сопоставление полученных данных с бухгалтерским учетом. Целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;
• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
• проверка полноты отражения в учете обязательств;
• выявление неучтенного имущества и недостач;
• определение потерь от порчи ценностей.

Различают следующие виды инвентаризации:

• Плановая - проводится в соответствии с приказом руководителя организации.
• Внеплановая - проводится в случаях смены материально-ответственных лиц, выявления фактов хищения, стихийного бедствия и др.
• Полная - охватывает все имущество организации.
• Частичная - охватывает отдельные группы имущества.

Порядок проведения инвентаризации регламентируется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

2. Порядок проведения инвентаризации имущества

Процесс инвентаризации имущества включает следующие этапы:

1. Подготовка к инвентаризации (определение сроков, объектов, состава комиссии).
2. Назначение инвентаризационной комиссии и закрепление участков работы.
3. Проведение инвентаризации и оформление результатов инвентаризационными описями и актами.
4. Сопоставление данных фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.
5. Оформление итогов инвентаризации и отражение результатов в бухгалтерском учете.

На этапе подготовки издается приказ о проведении инвентаризации, в котором определяются сроки инвентаризации, объекты, состав комиссии. Приказ издается не позднее чем за 2 недели до начала инвентаризации.

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия во главе с председателем. Члены комиссии получают инвентаризационные описи под роспись.

В ходе инвентаризации комиссия проводит осмотр имущества по местам хранения, подсчет и занесение количества в описи. Описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица. Затем составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации и данных бухгалтерского учета. Выявленные расхождения отражаются в акте.

По результатам инвентаризации издается приказ, утверждающий итоги. Итоги инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности.

3. Документальное оформление инвентаризации имущества

Инвентаризация имущества оформляется следующим комплектом документов:

1. Приказ о проведении инвентаризации.
2. Инвентаризационные описи (акты) по объектам инвентаризации.
3. Сличительные ведомости результатов инвентаризации и данных бухгалтерского учета.
4. Акт о результатах инвентаризации.

Приказ о проведении инвентаризации определяет ее сроки, состав комиссии, перечень объектов. Без издания такого приказа инвентаризация будет признана неправомочной.

Инвентаризационные описи составляются инвентаризационной комиссией в ходе осмотра и подсчета имущества. В них указывается фактическое наличие объектов согласно осмотру.

Сличительные ведомости формируются на основе инвентаризационных описей для сравнения с данными бухгалтерского учета по каждому инвентаризируемому объекту. В них отражаются результаты сопоставления данных и выявленные отклонения.

По результатам инвентаризации составляется обобщающий акт, в котором указываются основные итоги: суммы выявленных излишков и недостач по группам имущества.

Таким образом, полный комплект инвентаризационных документов позволяет зафиксировать результаты инвентаризации и обеспечить их отражение в учете.

4. Журнал инвентаризации имущества ИНВ-26: назначение и порядок заполнения

Одним из ключевых документов по итогам инвентаризации является журнал учета результатов, ведущийся по унифицированной форме ИНВ-26.

Журнал инвентаризации имущества ИНВ-26 предназначен для регистрации итогов проведенных в организации инвентаризаций, учета выявленных излишков и недостач. Он содержит хронологические сведения о каждой проведенной за отчетный период инвентаризации и ее результатах.

Журнал имеет титульный лист и семь разделов для занесения данных по отдельным видам имущества:

1. Сведения о проведении инвентаризаций.
2. Сведения о результатах инвентаризации основных средств.
3. Сведения о результатах инвентаризации нематериальных активов.
4. Сведения о результатах инвентаризации незавершенного производства.
5. Сведения о результатах инвентаризации готовой продукции.
6. Сведения о результатах инвентаризации товаров.
7. Сведения о результатах инвентаризации прочих запасов.

На титульном листе указываются полное наименование организации, название журнала ИНВ-26, отчетный год и сведения о лице, ответственном за ведение журнала.

В разделе 1 приводятся данные о каждой проведенной инвентаризации: дата, вид, место проведения, состав комиссии. Эти данные переносятся из приказов о проведении инвентаризации.

В разделах 2-7 регистрируются конкретные результаты инвентаризации по группам имущества: выявленные излишки и недостачи в количественном и стоимостном выражении. Данные заполняются на основе актов инвентаризации.

Журнал может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. При электронном заполнении журнал должен быть распечатан по окончании отчетного года, прошит и скреплен подписью.

5. Образец заполнения журнала инвентаризации имущества ИНВ-26

Рассмотрим на конкретном примере порядок заполнения формы журнала инвентаризации имущества ИНВ-26.

Титульный лист

На титульном листе указываем:

• полное наименование организации;
• отчетный период - 2022 год;
• ответственное лицо за ведение журнала - главный бухгалтер Иванов И.И.

Раздел 1

В разделе 1 регистрируем две проведенные инвентаризации:

1. Плановая инвентаризация основных средств по состоянию на 01.11.2022. Приказ No 265 от 15.10.2022.
2. Внеплановая инвентаризация товаров на складе No 1 по состоянию на 12.12.2022. Приказ No 310 от 10.12.2022.

Раздел 2

В разделе 2 по результатам инвентаризации основных средств отражаем:

• выявлена недостача станков в количестве 2 шт. на сумму 120 000 руб.
• выявлен излишек компьютеров в количестве 1 шт. на сумму 25 000 руб.

Раздел 3

В разделе 3 по нематериальным активам отклонений не выявлено.

Раздел 4

В разделе 4 указываем, что незавершенного производства нет.

Раздел 5

В разделе 5 по готовой продукции отклонений не выявлено.

Раздел 6

В разделе 6 по результатам инвентаризации товаров на складе No 1 отражаем недостачу канцелярских товаров в количестве 150 шт. на сумму 5000 рублей.

Раздел 7

В разделе 7 по прочим запасам (материалам) отклонений не выявлено.

Таким образом, на конкретном примере мы рассмотрели порядок заполнения всех разделов журнала инвентаризации имущества формы ИНВ-26 и отражения в нем результатов инвентаризации.

6. Правила хранения журнала инвентаризации имущества

Журнал инвентаризации имущества является первичным учетным документом, к нему предъявляются следующие требования:

• Хранится по месту нахождения бухгалтерии.
• Срок хранения - не менее 5 лет после окончания отчетного года.
• Ответственность за хранение возлагается на главного бухгалтера.

По истечении срока хранения журнал подлежит уничтожению в установленном в организации порядке.

При ведении журнала в электронном виде должно быть организовано резервное копирование данных для предотвращения потери информации.

7. Ошибки при заполнении журнала инвентаризации имущества и способы их исправления

Рассмотрим типичные ошибки, возникающие при заполнении журнала инвентаризации ИНВ-26:

• Неполнота заполнения реквизитов.
• Несоответствие данных в разделах данным первичных документов.
• Нарушение хронологии при записи инвентаризаций.
• Отсутствие подписей ответственных лиц.

Допущенные ошибки должны быть исправлены путем зачеркивания неправильных сведений и проставления правильных. Каждое исправление заверяется подписью лица, внесшего изменения, с указанием даты и причины исправления.

8. Журнал инвентаризации имущества в программе 1С

Многие организации ведут журнал инвентаризации в программе 1С. Это имеет ряд преимуществ:

• Автоматическое заполнение данных из других документов.
• Контроль заполнения обязательных реквизитов.
• Удобство работы с большим объемом данных.
• Возможность формирования различных отчетов.

Таким образом, ведение журнала инвентаризации в 1С позволяет существенно упростить эту работу и снизить вероятность ошибок.