Журнал проверок юридических лиц - важный документ для компаний. Он помогает отслеживать частоту и характер проверок контролирующих органов. В статье мы рассмотрим правила ведения журнала, его обязательные реквизиты и пример заполнения. Это поможет руководителям организаций грамотно оформить журнал и использовать его для защиты прав компании.
Назначение журнала учета проверок юридических лиц
Журнал проверок юридических лиц предназначен для учета всех проверок, проводимых в организации контролирующими органами. С его помощью компания может проанализировать частоту, характер и результаты проверок.
Благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.
К примеру, по данным из журнала можно выявить, что представители одного ведомства проводят проверки слишком часто, превышая установленную законом периодичность. Это позволит обжаловать их действия.
Требования к оформлению журнала проверок юрлиц
Требования к журналу учета проверок юридических лиц установлены Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. Журнал ведется в единственном экземпляре. Все его листы должны быть пронумерованы и прошиты.
Журнал имеет обязательные реквизиты:
- Наименование проверяющего органа
- Дата начала и окончания проверки
- Цель, задачи и предмет проверки
- Выявленные нарушения
- Выданные предписания по устранению нарушений
- ФИО и должности проверяющих
- Подписи проверяющих и проверяемых
В компании за ведение журнала отвечает руководитель и назначенный им сотрудник.
Порядок заполнения журнала проверок организации
Журнал заполняется в следующем порядке:
- Указывается наименование проверяющего органа
- Указываются даты начала и окончания проверки
- Указываются цели, задачи и предмет проверки
- Указывается общее время проведения проверки
- Указываются правовые основания проверки
- Указываются фамилии, имена, отчества и должности лиц, проводивших проверку
- Указываются фамилии, имена, отчества и должности лиц, по результатам проверки которых составлен акт
- Указываются данные об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом представителей проверяемых лиц
- Указываются сведения о выявленных нарушениях и выданных предписаниях по их устранению
- Указываются подписи должностных лиц, проводивших проверку
- Ставится подпись уполномоченного представителя юридического лица
- Указывается информация об ознакомлении либо отказе от ознакомления с актом проверки
Если инспектор отказывается ставить подпись в журнале, это нарушение. Можно обратиться к его начальству или в суд.
Образец заполнения журнала проверки юридического лица
Рассмотрим конкретный пример заполненного журнала проверки юридического лица:
| 1 | Инспекция ФНС России по Ленинскому району г. Владивостока |
| 2 | Начало проверки: 13.02.2018 |
| 3 | Окончание проверки: 23.02.2018 |
| 4 | Проверка полноты исчисления и уплаты налогов за 2017 г. |
В пункте 1 указано наименование проверяющего органа - Инспекция ФНС по району города.
В пунктах 2 и 3 указаны даты начала и окончания проверки.
В пункте 4 кратко сформулирована цель данной проверки - контроль уплаты налогов.
Далее заполняются остальные пункты журнала аналогичным образом.
Хранение журнала учета проверок юрлица
После окончания календарного года журнал проверок юридического лица должен храниться в организации в течение 5 лет. Затем он может быть уничтожен, если не подлежит архивному хранению.
Перед отправкой на хранение в журнале делается отметка о количестве заполненных страниц, ставится печать организации и подпись ответственного лица. Журнал передается в отдел канцелярии или архив организации.
Также сведения о журнале заносятся в номенклатуру дел компании.
Ответственность за ведение журнала проверок
Ответственность за наличие и ведение журнала учета проверок несет руководитель организации, а также назначенный им сотрудник.
Несмотря на то, что ответственности за отсутствие журнала законом не установлено, рекомендуется его вести. Иначе учесть частоту и характер проверок государственными органами будет затруднительно.
Особенности электронного журнала проверок
Журнал учета проверок юридического лица можно вести в электронном виде. Это упрощает работу с документом, позволяет оперативно фиксировать данные.
После окончательного заполнения электронный журнал необходимо распечатать. На последней странице ставят подписи ответственного лица организации и проверяющего из государственного органа.
Журнал проверки юридического лица органами государственного контроля
Государственные органы, осуществляющие контроль, обязаны вносить записи о своих проверках в журнал организации. Это необходимо для подтверждения факта и характера проверки.
Если инспектор отказывается ставить подпись в журнале, это грубое нарушение. Такие действия можно обжаловать в порядке подчиненности либо в суде.
Преимущества ведения журнала проверок
Регулярное заполнение журнала учета проверок дает организации ряд преимуществ:
- Возможность отслеживать периодичность и основания для проверок
- Анализировать наиболее проверяемые аспекты деятельности
- Выявлять нарушения со стороны проверяющих органов
- Планировать мероприятия по устранению нарушений
- Оценивать динамику количества нарушений по годам
Таким образом, журнал позволяет оптимизировать работу организации в сфере взаимодействия с контролирующими органами.
Рекомендации по ведению журнала
Для эффективного использования журнала учета проверок рекомендуется:
- Своевременно вносить данные о каждой проверке
- Фиксировать все необходимые сведения в полном объеме
- Хранить журнал в течение установленного срока
- Периодически анализировать записи в журнале
- Использовать данные для оптимизации деятельности компании
Такой подход позволит максимально эффективно применять журнал для защиты интересов организации.
Шаблон журнала в электронном виде
Для удобства можно использовать шаблон журнала учета проверок в формате Excel. Это упростит его ведение и анализ данных.
В шаблоне предусмотрены все необходимые поля в соответствии с утвержденной формой. Данные можно сортировать, фильтровать, строить диаграммы.
Шаблоны журнала проверок можно найти на проверенных интернет-ресурсах.
Автоматизация процесса с помощью ИТ-решений
Для компаний, регулярно подвергающихся различным проверкам, имеет смысл автоматизировать процесс учета с помощью специализированных ИТ-решений.
Это могут быть удобные информационные системы или онлайн-сервисы для хранения и анализа данных о проверках. Они позволят оптимизировать этот процесс и извлекать максимум пользы из накопленной информации.
Оформление журнала учета проверок
Журнал проверок юридических лиц должен быть оформлен с соблюдением ряда требований:
- Использование типовой формы, утвержденной нормативным актом
- Прошивка и нумерация страниц журнала
- Наличие подписей ответственных лиц
- Печать организации на последней странице
Несоблюдение этих требований может повлечь претензии со стороны проверяющих органов.
Выбор формы журнала
Журнал учета проверок может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Каждый из вариантов имеет свои преимущества.
Бумажный журнал проще оформить согласно всем требованиям. Электронный вариант удобнее для хранения, поиска данных, анализа.
Рекомендуемая периодичность проверки журнала
Рекомендуется регулярно анализировать накопленные в журнале данные о проверках для выявления тенденций, формирования предложений по оптимизации процесса.
Целесообразна ежеквартальная или ежегодная проверка журнала ответственным сотрудником организации.
Взаимодействие с проверяющими органами
При проведении проверки важно в корректной форме контролировать действия инспекторов, следить за соблюдением ими процедурных вопросов.
В случае конфликта можно сослаться на положения 294-ФЗ и предложить разрешить ситуацию в рабочем порядке.
Особенности в отдельных сферах деятельности
В зависимости от специфики компании могут быть особенности проверок и работы с журналом. Например, для медицинских, образовательных учреждений.
В таких случаях важно знать нюансы, чтобы правильно взаимодействовать с контролирующими органами.