Журнал регистрации договоров - важный документ для любой организации, позволяющий вести учет заключенных соглашений. В статье мы подробно разберем, как правильно оформить и заполнить журнал регистрации договоров, рассмотрим требования законодательства, приведем практические примеры и советы. Эта информация поможет ответственным сотрудникам грамотно вести данный документ.
Назначение и роль журнала регистрации договоров
Журнал регистрации договоров предназначен для учета и систематизации информации о заключенных организацией соглашениях и контрактах. Основная цель ведения такого журнала - обеспечить внутренний документооборот и порядок учета договоров в компании.
Главные преимущества журнала регистрации договоров:
- Позволяет быстро найти нужный договор по реквизитам
- Облегчает контроль за исполнением обязательств по договорам
- Систематизирует информацию о контрагентах организации
Основные задачи, которые решает журнал регистрации договоров:
- Регистрация факта заключения договора
- Присвоение договору регистрационного номера
- Учет договоров по различным критериям
- Контроль хода исполнения договоров
В журнал регистрации договоров вносятся следующие ключевые данные:
- Регистрационный номер и дата договора
- Наименование сторон договора
- Предмет и существенные условия договора
- Срок действия договора
- Сумма договора
Ответственным за ведение журнала регистрации, как правило, назначается сотрудник договорного отдела или бухгалтерии организации.
Требования к оформлению журнала регистрации договоров
К оформлению журнала регистрации договоров предъявляются следующие основные требования:
- Журнал должен иметь обложку с указанием наименования организации, названия журнала, ответственного лица.
- Страницы журнала необходимо пронумеровать.
- В конце журнала делается заверительная надпись с указанием количества листов.
- Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Рекомендуемая структура журнала регистрации договоров:
- Титульный лист
- Содержание
- Таблица с перечнем регистрационных записей о договорах
Обязательные реквизиты журнала:
- Наименование документа
- Наименование организации
- Дата начала и окончания ведения журнала
При ведении журнала регистрации договоров в электронной форме также необходимо соблюдать ряд требований к электронному документообороту.
Порядок заполнения журнала регистрации договоров
Рассмотрим последовательность заполнения журнала регистрации договоров:
- Вносятся наименования сторон договора в соответствии с учредительными документами.
- Указываются реквизиты (адрес, ИНН, КПП) сторон договора.
- Кратко формулируется предмет договора.
- Указывается общая сумма договора.
- Заполняются даты подписания и действия договора.
- Проставляется регистрационный номер договора.
- Делается отметка об исполнении договора.
Рассмотрим пример заполнения журнала регистрации на конкретном договоре поставки между ООО "Альфа" и ООО "Бета":
| 1 | Договор поставки No 325 | ООО "Альфа" | ООО "Бета" | Поставка канцелярских товаров | 250 000 руб. | 01.03.2023 | 01.03.2023 - 31.12.2023 | Исполнен |
Рассмотрев порядок заполнения журнала регистрации договоров, перейдем к примерам для разных видов договоров.
Образец заполнения журнала регистрации договоров
Журнал регистрации договоров поставки
Пример заполнения журнала для договора поставки оргтехники:
| 1 | Договор поставки No 145 | ООО "Гамма" | ООО "Дельта" | Поставка оргтехники | 1 500 000 руб. | 15.05.2023 | 15.05.2023 - 15.11.2023 | Не исполнен |
Журнал регистрации трудовых договоров
Пример заполнения журнала регистрации трудового договора с менеджером по продажам Ивановым Иваном Ивановичем:
| 1 | Трудовой договор No 10 | ООО "Эпсилон" | Иванов Иван Иванович | Менеджер по продажам | 60 000 руб. | 01.06.2023 | 01.06.2023 - не определен | Действует |
Далее приведем примеры заполнения журнала регистрации для других видов договоров.
Образец заполнения журнала регистрации договоров аренды
Рассмотрим пример заполнения журнала регистрации для договора аренды офисного помещения:
| 1 | Договор аренды No 15 | ООО "Каппа" | ООО "Лямбда" | Аренда офисного помещения | 500 000 руб./мес. | 01.02.2023 | 01.02.2023 - 31.12.2023 | Действует |
Как видно из примера, в данном случае в графе "Сумма договора" указывается не общая сумма за весь срок, а ежемесячная арендная плата.
Особенности заполнения журнала регистрации договоров подряда
При заполнении журнала для договоров подряда следует обратить внимание на такие нюансы:
- В графе "Предмет" подробно указать вид выполняемых работ.
- Если предусмотрена поэтапная оплата, указать сумму за каждый этап.
- Указать сроки выполнения отдельных этапов работ.
Например, для договора подряда на строительные работы запись в журнале может выглядеть так:
| 1 | Договор подряда No 25 | ЗАО "Стройинвест" | ООО "Строймонтаж" | Строительство здания цеха | Подготовительные работы - 300 000 руб. Основные работы - 2 500 000 руб. | 01.04.2023 | 01.04.2023 - 01.09.2023 | Не исполнен |
Образец заполнения журнала регистрации договоров по 44-ФЗ
Рассмотрим пример записи в журнал регистрации для договора на поставку компьютеров, заключенного по результатам электронного аукциона согласно Федеральному закону No 44-ФЗ:
| 1 | Договор поставки No 325 | ООО "Дельта" | ООО "Омега" | Поставка компьютеров | 1 850 000 руб. | 14.06.2023 | 14.06.2023 - 14.08.2023 | Не исполнен |
В данном случае важно указать, что договор заключен по результатам закупки по Закону No 44-ФЗ.
Рекомендации по избеганию ошибок при заполнении журнала
Чтобы избежать типичных ошибок при заполнении журнала регистрации договоров, рекомендуем:
- Указывать полные и точные наименования сторон договора.
- Не допускать орфографических ошибок, сокращений.
- Заполнять все обязательные графы журнала.
- Следить за правильностью дат и сумм договоров.
Таким образом, при соблюдении всех правил журнал регистрации будет заполнен грамотно и аккуратно.
Порядок внесения изменений в журнал регистрации договоров
В процессе исполнения договоров в журнал регистрации могут вноситься изменения и дополнения. Рассмотрим основные случаи:
- При заключении дополнительного соглашения к договору в графе "Предмет" делается отметка о заключении допсоглашения и кратко указывается его суть.
- Если изменяются сроки договора, это отражается в графе "Срок действия".
- При изменении суммы договора в соответствующей графе указывается актуальная сумма.
- После полного исполнения договора в графе "Отметка об исполнении" проставляется запись "Исполнен".
Все изменения должны вноситься аккуратно, с сохранением первоначальной записи. Неправильная информация зачеркивается одной линией.
Контроль за ведением журнала регистрации договоров
Контроль за ведением журнала регистрации договоров обычно возлагается на руководителя юридической службы или главного бухгалтера организации.
Контроль может осуществляться в таких формах:
- Периодические проверки правильности и своевременности внесения записей в журнал.
- Сличение данных журнала с первичными документами по договорам.
- Анализ полноты заполнения всех обязательных граф журнала.
- Контроль за внесением изменений в журнал при корректировке условий договоров.
Такая система контроля позволяет минимизировать ошибки при ведении журнала регистрации.
Ответственность за ведение журнала регистрации договоров
Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации договоров, несет ответственность за:
- Своевременное и правильное заполнение журнала.
- Достоверность вносимых в журнал сведений.
- Контроль за внесением изменений при корректировке договоров.
- Сохранность журнала и исключение несанкционированного доступа.
В случае нарушения этих обязанностей к лицу могут быть применены меры дисциплинарной ответственности в соответствии с ТК РФ.
Автоматизация ведения журнала регистрации договоров
Для упрощения работы с журналом регистрации договоров может использоваться специализированное программное обеспечение.
Основные возможности таких систем:
- Формирование журнала в электронном виде по заданным параметрам.
- Автоматическое заполнение полей журнала данными из 1С, документооборота.
- Удобный поиск и фильтрация договоров.
- Контроль за сроками и статусами исполнения договоров.
- Формирование необходимых выборок и отчетов.
Такая автоматизация позволяет оптимизировать работу с журналом и снизить риск ошибок.