Журнал регистрации хозяйственных операций является одним из важнейших документов бухгалтерского учета. В нем фиксируются все факты финансово-хозяйственной деятельности организации в хронологическом порядке.
Назначение журнала регистрации хозяйственных операций
Журнал регистрации хозяйственных операций предназначен для систематизации и накопления информации обо всех фактах деятельности организации, которые имеют денежное выражение и подлежат отражению на счетах бухгалтерского учета.
В журнале регистрируются следующие виды операций:
- Поступление и расходование денежных средств
- Движение товарно-материальных ценностей
- Расчеты с контрагентами
- Начисление заработной платы
- Списание материалов на производство
- Изменения в составе имущества
- И другие операции, отражаемые в бухучете
Журнал регистрации хозяйственных операций тесно связан с другими учетными регистрами - кассовой книгой, ведомостями, Главной книгой. Данные из журнала используются для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.
Таким образом, журнал регистрации хозяйственных операций является одним из ключевых источников информации о фактическом положении дел в организации. От правильности и своевременности его заполнения зависит достоверность бухгалтерского учета.
Нормативные требования к журналу регистрации хозяйственных операций
Ведение журнала регистрации хозяйственных операций регламентируется следующими нормативными актами:
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
- ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации"
- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Согласно этим документам, журнал регистрации должен содержать обязательные реквизиты, вестись своевременно и без ошибок, храниться в течение сроков, установленных для бухгалтерской документации.
Для ведения электронного журнала необходимо использование электронной подписи в соответствии с законом об ЭП.
В программе "1С:Бухгалтерия" журнал формируется автоматически при проведении хозяйственных операций. Пользователю достаточно задать необходимые параметры в настройках.
Порядок заполнения журнала регистрации хозяйственных операций
Рассмотрим последовательность заполнения журнала регистрации хозяйственных операций.
Прежде всего, необходимо определить перечень обязательных реквизитов журнала. К ним относятся:
- порядковый номер записи;
- дата совершения операции;
- содержание операции;
- сумма операции;
- корреспондирующие счета бухучета (дебет/кредит);
- номер первичного документа.
Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Порядок заполнения в обоих случаях схожий.
При ручном ведении журнала бухгалтер последовательно:
- Присваивает очередной порядковый номер операции
- Указывает дату совершения операции
- Вносит краткое описание операции
- Указывает сумму
- Проставляет корреспондирующие счета
- Делает отметку о первичном документе
При автоматизированном учете в 1С порядок следующий:
- Ввод первичного документа в 1С
- Формирование проводок по этому документу
- Автоматическое отражение проводок в журнале регистрации операций
Таким образом, при грамотной настройке 1С журнал будет заполняться автоматически.
Журнал регистрации операций должен заполняться ежедневно по мере совершения операций. В конце месяца подводятся итоги.
Ответственность за ведение журнала несет главный бухгалтер организации.
Пример заполнения журнала регистрации хозяйственных операций
Давайте рассмотрим конкретный пример заполнения журнала на основе первичных документов.
Как видно из скриншота, журнал содержит все обязательные реквизиты: номер, дату, описание операции, сумму, проводки, ссылку на первичку.
Записи ведутся строго хронологически. Описание каждой операции лаконичное и понятное.
Типичная ошибка при заполнении журнала - пропуск порядковых номеров операций. Номера должны идти строго по порядку без пропусков.
Еще одна распространенная ошибка - несвоевременное заполнение журнала. Журнал должен заполняться в день совершения операции, а не по итогам месяца.
При автоматическом учете в 1С таких ошибок не возникает. Но в любом случае бухгалтер должен периодически проверять корректность формирования журнала в 1С.
Журнал регистрации хозяйственных операций в программе "1С: Бухгалтерия"
Рассмотрим особенности работы с журналом регистрации хозяйственных операций в программе "1С:Бухгалтерия".
В 1С журнал формируется автоматически на основании введенных первичных документов по хозяйственным операциям. Пользователю не нужно вручную заполнять журнал.
Чтобы посмотреть журнал за определенный период, необходимо:
- Перейти в раздел "Отчеты" или "Журналы"
- Выбрать журнал регистрации хозяйственных операций
- Задать интересующий период
- Нажать кнопку "Сформировать"
В 1С можно настраивать вид журнала, выводимые реквизиты, порядок сортировки записей.
Также реализованы различные возможности фильтрации, например:
- по контрагенту
- по сумме
- по комментарию
- по счету и т.д.
Это позволяет быстро найти нужную информацию в объемном журнале.
Сформированный журнал можно вывести на печать или экспортировать в Excel.
В 1С реализована тесная интеграция журнала с первичными документами по хозяйственным операциям. По каждой записи в журнале можно сразу перейти к соответствующему первичному документу.

Архивное хранение журнала регистрации хозяйственных операций
Рассмотрим вопросы, связанные с архивным хранением журнала регистрации хозяйственных операций.
Бумажный журнал должен храниться в архиве организации в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, то есть не менее 5 лет.
При использовании электронного документооборота электронная версия журнала должна храниться в базе данных программы не менее 5 лет с момента начала ее ведения.
Ответственность за обеспечение сохранности журнала несет главный бухгалтер организации.
По истечении сроков хранения журнал передается в архив организации. Для этого составляется опись передаваемых документов.
В случае непреднамеренной порчи или утери журнала необходимо оперативно восстановить данные и оформить соответствующий акт.
Журнал регистрации хозяйственных операций при проверке
Журнал регистрации хозяйственных операций является важным объектом проверки со стороны контролирующих органов.
При проведении налоговой проверки инспектор может истребовать журнал для контроля полноты и своевременности отражения операций, а также соответствия первичным документам.
Аудиторы также активно используют данные журнала для анализа деятельности организации в рамках аудиторской проверки.
Журнал может быть изъят в рамках судебного процесса в качестве доказательства по делу о нарушениях в бухучете.
Поэтому организации необходимо уделять повышенное внимание качеству ведения и хранения этого важнейшего учетного документа.
Частые вопросы по журналу регистрации хозяйственных операций
Рассмотрим наиболее частые вопросы, возникающие у бухгалтеров при работе с журналом регистрации хозяйственных операций.
Нужно ли утверждать форму журнала приказом?
Утверждение формы журнала приказом не является обязательным. Главное, чтобы журнал содержал все необходимые обязательные реквизиты.
Можно ли вносить исправления в журнал?
Исправления в журнал вносятся в исключительных случаях. Каждое исправление должно быть обосновано и подтверждено подписью главного бухгалтера.
Нужно ли распечатывать электронный журнал?
При ведении электронного журнала с применением ЭЦП его распечатка не требуется. Журнал хранится в электронном виде.

Как отразить ошибочную запись в журнале?
Ошибочная запись в журнале аннулируется способом "красное сторно". При этом в графе "Содержание операции" указывается, что данная запись ошибочная.
Кто может подписывать журнал?
Журнал подписывает главный бухгалтер или иное лицо, на которое возложена ответственность за ведение учета.
Выводы
Подводя итог, можно сделать следующие выводы о порядке ведения журнала регистрации хозяйственных операций:
- Журнал является ключевым документом бухучета, все операции обязательно отражаются в нем
- Существуют определенные требования к реквизитам и порядку заполнения журнала
- Журнал может вестись как в бумажном, так и в электронном виде
- В 1С журнал формируется автоматически
- Особое внимание нужно уделить хранению и архивированию журнала
Грамотное ведение журнала - залог эффективного бухгалтерского учета в организации.