Журналы учета проверок - важный документ для любой организации. Хотя он и не является обязательным, наличие такого журнала поможет защитить ваши интересы в случае конфликтов с проверяющими. Давайте разберемся, какие бывают журналы учета проверок и как правильно их заполнять.
Журнал учета проверок: общее описание
Журнал учета проверок - это документ, предназначенный для регистрации и учета проверок, проводимых в организации контролирующими органами. В журнал вносятся сведения о проведенных проверках, выявленных нарушениях, выданных предписаниях.
Ведение такого журнала регулируется Федеральным законом от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".
Основными целями ведения журнала учета проверок являются:
- Регистрация проверок контролирующих органов
- Контроль за частотой и продолжительностью проверок
- Фиксация выявленных нарушений и выданных предписаний
- Возможность обжалования результатов проверки
Наличие такого журнала дает ряд преимуществ:
- Позволяет отслеживать проверки и их результаты
- Является аргументом при обжаловании результатов проверок
- Помогает контролировать устранение выявленных нарушений
Вести журнал учета проверок должен специально назначенный ответственный сотрудник организации, как правило, это секретарь, бухгалтер, юрист.
Виды журналов учета проверок
Существует несколько разновидностей журналов учета проверок:
Журнал учета проверок юридического лица
Предназначен для компаний и организаций. Имеет типовую форму, установленную законодательством.
Журнал учета проверок ИП
Используется индивидуальными предпринимателями. По форме аналогичен журналу для юридических лиц.
Журнал учета налоговых проверок
Применяется для учета проверок налоговых органов. Может вестись отдельно от общего журнала.
Журнал учета проверок опасных объектов
Для предприятий, эксплуатирующих опасные производственные объекты. Фиксирует технические проверки.
Журнал учета проверки знаний по охране труда
Регистрирует проверки знаний работников по охране труда и технике безопасности.
Журнал учета проверок технического состояния транспортных средств
Ведется на предприятиях, использующих автотранспорт. Учитывает техосмотры.
Кроме перечисленных, существуют и другие разновидности журналов учета проверок для специфических целей.
Требования к оформлению журнала учета проверок
К оформлению журнала учета проверок предъявляются следующие требования:
Типовая форма журнала
Должна соответствовать установленному образцу согласно Приказу Минэкономразвития No 141.
Общие требования к оформлению
- Формат бумаги - А4
- Шрифт - четкий, разборчивый
- Записи - синей или черной пастой
- Без подчисток и помарок
Заполнение титульного листа
На титульном листе указываются реквизиты организации, ответственное лицо, руководитель организации, дата начала ведения.
Нумерация и прошивка страниц
Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью.
Заверение подписью и печатью
Журнал заверяется подписью руководителя и печатью организации.
Ответственный за ведение журнала
Должно быть назначено ответственное лицо за ведение журнала учета проверок.
Соблюдение всех перечисленных требований обязательно для придания журналу юридической значимости.
Порядок заполнения журнала учета проверок
Рассмотрим подробнее процесс заполнения журнала учета проверок:
Кто заполняет журнал учета проверок
Записи в журнал вносятся непосредственно представителями контролирующего органа, проводящими проверку. Ответственное лицо организации только готовит журнал к работе.
Правила заполнения полей журнала
При заполнении журнала указывается вся информация в соответствии с типовой формой. Записи должны быть разборчивыми и понятными.
Сроки внесения записей о проверке
Запись о начале проверки вносится непосредственно перед ее началом, о результатах - сразу после окончания.
Исправление ошибок в журнале учета проверок
Ошибки, допущенные в процессе заполнения журнала, должны быть аккуратно зачеркнуты и рядом внесены правильные данные.
Хранение журнала учета проверок
Хранится журнал в организации в течение 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Соблюдение этих правил при работе с журналом обеспечивает достоверность и юридическую значимость внесенных в него данных.
Образец заполнения журнала учета проверок
Рассмотрим на примере, как должен заполняться журнал учета проверок.
Титульный лист образца журнала
На титульном листе указываются реквизиты проверяемой организации, ответственное лицо, руководитель, дата начала ведения журнала.
Пример заполнения полей журнала учета проверок
При проведении проверки инспектор заполняет соответствующие поля журнала данными о сроках, целях, выявленных нарушениях и выданных предписаниях.
Типичные ошибки при заполнении журнала
Типичными ошибками являются:
- Нечитаемый почерк
- Неполное заполнение полей
- Неверные или неточные данные
Рекомендации по исправлению ошибок в журнале учета проверок
Для исправления ошибок рекомендуется:
- Аккуратно зачеркнуть неверные данные
- Рядом вписать верные данные
- Поставить подпись и дату исправления
Такой порядок позволяет сохранить читаемость и достоверность данных журнала.
Ответственность за нарушения при ведении журнала учета проверок
За нарушения правил ведения журнала учета проверок предусмотрена следующая ответственность:
Ответственность организации за отсутствие журнала
Отсутствие журнала учета проверок не влечет ответственности для организации, поскольку его ведение носит рекомендательный характер.
Ответственность за нарушение порядка ведения журнала
Организация несет ответственность, если журнал ведется с нарушениями требований к оформлению и порядку заполнения. Это может снизить юридическую значимость журнала.
Оспаривание записей в журнале учета проверок
Организация может оспорить в суде предписания и выводы проверки, если в журнал были внесены неверные или неполные данные.
Последствия ненадлежащего ведения журнала учета проверок
К последствиям можно отнести:
- Снижение доказательной базы при обжаловании результатов проверок
- Невозможность контролировать устранение нарушений
- Наказания за неисполнение предписаний из-за отсутствия записей о них
Журнал учета проверок в электронном виде
Согласно законодательству допускается ведение электронного журнала учета проверок.
Требования к электронному журналу учета проверок
К электронному журналу предъявляются те же требования по содержанию, что и к бумажному. Обязательны электронная подпись и регулярное резервное копирование.
Преимущества электронного журнала учета проверок
Преимущества электронного журнала:
- Быстрый поиск необходимых данных
- Удобство редактирования и дополнения записей
- Возможность удаленного доступа к журналу
- Экономия бумаги и места для хранения
Рекомендуемые сервисы для ведения электронного журнала
Для электронного журнала рекомендуются сервисы:
- МойСклад
- 1С
- Google Таблицы
- Microsoft Excel
Они позволяют гибко настроить электронный документооборот в организации.
Советы по работе с журналом учета проверок
Дадим несколько советов для эффективной работы с журналом учета проверок:
Рекомендации по выбору журнала учета проверок
Выбирайте журнал в твердой обложке с пронумерованными страницами. Лучше заказать изготовление в типографии.
Советы по хранению и архивированию журнала
Храните журнал в сейфе, после 5 лет перенесите данные в архив.
Как использовать данные журнала для защиты интересов организации
Анализируйте частоту проверок, обжалуйте необоснованные предписания.