Акты - неотъемлемая часть документооборота любой организации. От правильности их составления зависит юридическая сила многих операций. Но как написать акт в произвольной форме, если нет утвержденного образца? Об этом - в нашей статье.
Что такое акт и зачем он нужен
Акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения каких-либо фактов или событий. Он призван установить и зафиксировать реальное положение дел.
Основными целями составления актов являются:
- Подтверждение совершения операций или событий
- Фиксация результатов инвентаризации, ревизии, проверки
- Установление фактов нарушений, правонарушений
- Подтверждение выполнения работ, оказания услуг
Акты выполняют следующие основные функции:
- Доказательная - акты служат доказательством в суде
- Юридическая - на основании актов оформляются различные операции
- Информационная - акты содержат данные об операциях и событиях
Составление акта требуется в таких случаях:
- Проведение инвентаризации имущества
- Ввод в эксплуатацию объектов основных средств
- Выявление фактов хищений, порчи имущества
- Установление нарушений трудовой дисциплины
- Приемка результатов выполненных работ
Например, акт составляется при обнаружении недостачи товаров, выявленной в ходе инвентаризации. Акт будет подтверждать данный факт и служить основанием для списания недостающих товаров.
Виды актов и их назначение
Существует множество разновидностей актов. Их можно классифицировать следующим образом:
- Акты инвентаризации имущества
- Акты ввода в эксплуатацию объектов основных средств
- Акты о нарушениях и правонарушениях
- Акты по результатам проверок и ревизий
- Акты по договорам и сделкам
Акты инвентаризации имущества составляются по результатам инвентаризации и подтверждают фактическое наличие имущества.
Акты ввода в эксплуатацию основных средств оформляются при вводе объектов основных средств в эксплуатацию.
Акты о нарушениях и правонарушениях фиксируют различные нарушения - трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка, факты порчи имущества.
Акты по результатам проверок и ревизий составляются по итогам разного рода проверок и ревизий.
Акты по договорам и сделкам оформляют результаты исполнения договоров, приемку-передачу товаров, работ и услуг.
Таким образом, акты бывают самых разных видов в зависимости от целей их составления.
Требования к оформлению актов
При составлении любого вида акта необходимо соблюдать общие требования к его оформлению:
- Указание вида документа
- Дата составления
- Место составления
- Состав лиц, составивших акт
- Содержание - описание фактов, событий
- Подписи лиц, составивших акт
Обязательными реквизитами акта являются:
- Наименование организации
- Наименование вида документа
- Дата
- Место составления
- Подписи
Дата в акте может обозначать как дату составления, так и период, в течение которого проводились соответствующие действия.
Подписи в акте обязательно должны быть расшифрованы указанием фамилий и инициалов подписавших его лиц.
Оформление конкретных видов актов может иметь свои особенности. Например, в акте инвентаризации указывается состав инвентаризационной комиссии, в акте приемки работ - их наименование и объем.
Нарушение требований к оформлению актов влечет за собой их недействительность и невозможность использования таких актов в качестве доказательств.
Таким образом, составляя акт, важно точно следовать общим правилам оформления и требованиям к конкретному виду акта.
Порядок составления и утверждения актов
Инициатором составления акта обычно выступает руководитель организации, структурного подразделения или иное уполномоченное лицо.
Для составления акта формируется комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. В комиссию включают не менее 2-3 человек.
Работа комиссии включает следующие этапы:
- Изучение документов, относящихся к вопросу
- Проведение инвентаризации, проверки и т.п.
- Обсуждение результатов и выработка решения
- Составление текста акта
- Подписание акта
Для правомочности принимаемых комиссией решений требуется присутствие не менее 2/3 ее членов.
После подписания всеми членами комиссии акт передается на утверждение руководителю организации или иному уполномоченному лицу.
После утверждения в акте проставляется гриф утверждения, который включает слово "УТВЕРЖДАЮ", наименование должности, подпись, инициалы и фамилию.
Оформленные и утвержденные акты подлежат хранению в соответствии с номенклатурой дел организации. С ними могут ознакамливаться заинтересованные лица.
Таким образом, процедура подготовки и утверждения актов регламентирована рядом обязательных требований.
Акты играют важную роль в документообороте организаций. Их правильное оформление и составление - залог действительности фиксируемых фактов и возможности использования актов в качестве доказательств.
Оспаривание и обжалование актов
Акты могут быть оспорены или обжалованы по различным основаниям.
Основными причинами оспаривания актов являются:
- Нарушение порядка составления и утверждения акта
- Нарушение процедуры избрания комиссии
- Отсутствие кворума при принятии решения
- Нарушение требований к оформлению акта
- Несоответствие выводов комиссии фактическим обстоятельствам
Обжалование актов производится в судебном порядке. Исковое заявление подается в течение 3 месяцев со дня, когда лицу стало известно о нарушении его прав.
Типичными ошибками при обжаловании актов являются:
- Неправильное определение подсудности
- Неполное изложение обстоятельств дела
- Отсутствие доказательств обоснованности иска
Если суд признает акт недействительным, он теряет юридическую силу. Это влечет отмену всех решений и мер, принятых на его основании.
Для предотвращения оспаривания актов необходимо тщательно соблюдать все требования к их составлению и оформлению.
Ответственность за нарушения при составлении актов
Лица, допустившие нарушения при составлении актов, могут быть привлечены к различным видам ответственности.
К наиболее распространенным нарушениям относятся:
- Составление заведомо ложного акта
- Внесение в акт заведомо ложных сведений
- Подделка подписей в акте
За указанные правонарушения может наступать:
- Административная ответственность в виде штрафов
- Уголовная ответственность за мошенничество или подделку документов
- Гражданско-правовая ответственность в виде возмещения ущерба
Таким образом, за нарушения при работе с актами предусмотрены серьезные меры ответственности.
написать акт в произвольной форме
Если отсутствует утвержденная типовая форма акта, его можно составить в произвольной форме. Главное при этом – соблюсти общие требования к реквизитам и порядку составления актов.
Акт в произвольной форме должен содержать:
- Наименование организации
- Название документа
- Дату составления
- Место составления
- Состав комиссии
- Описание фактов и решение комиссии
- Подписи членов комиссии
Рекомендуется включить обстоятельства, послужившие основанием для составления акта, и ссылки на соответствующие нормативные акты.
Готовые формы актов в произвольной форме
Для облегчения работы можно воспользоваться готовыми формами актов в произвольной форме. Их можно найти:
- В справочной литературе по делопроизводству
- В сети Интернет на юридических сайтах
- У разработчиков систем электронного документооборота
При выборе формы следует обращать внимание на универсальность, возможность редактирования и соответствие требованиям действующих нормативных актов. При необходимости типовую форму можно адаптировать под нужды конкретной организации.
Если нужно написать акт в произвольной форме о затоплении
Акт о затоплении в произвольной форме может потребоваться, если возникла аварийная ситуация, нанесшая ущерб организации.
Такой акт должен содержать:
- Наименование организации
- Название документа
- Дату и место составления
- ФИО и должности членов комиссии
- Обстоятельства аварии
- Перечень повреждений от затопления
- Подписи членов комиссии
Акт будет являться основанием для принятия мер по устранению последствий затопления и возмещению ущерба.
Акт о результатах инвентаризации
Такой акт может потребоваться, если по результатам инвентаризации выявлены расхождения с данными учета. В акте указывается:
- Состав инвентаризационной комиссии
- Время проведения инвентаризации
- Выявленные расхождения по каждой позиции
Акт будет являться основанием для отражения результатов инвентаризации в учете.
Акт о выявленных нарушениях трудовой дисциплины
Такой акт составляется при выявлении серьезных нарушений трудовой дисциплины сотрудником. В акт включается:
- Описание нарушения
- Обстоятельства его совершения
- Ссылки на нормы трудового законодательства
Акт будет основанием для применения дисциплинарного взыскания.
Акт о порче имущества
Такой акт составляется при обнаружении факта умышленной порчи имущества. В него включают:
- Описание повреждений
- Обстоятельства и предполагаемые причины
- Ссылку на нормы законодательства
На основании акта будет решаться вопрос о возмещении ущерба.
Акт об отсутствии задолженности
Такой акт может быть составлен при увольнении сотрудника и включает:
- Подтверждение отсутствия задолженности по зарплате
- Подтверждение возврата имущества и документов
Акт будет основанием для окончательного расчета при увольнении.
Можно написать акт в произвольной форме
При отсутствии типовой формы акта его можно составить в произвольном виде, соблюдая общие требования.
В акте должны быть указаны:
- Наименование организации
- Название документа
- Дата и место составления
- Состав комиссии
- Описание фактов
- Выводы и решение комиссии
- Подписи членов комиссии
Такой акт будет являться надлежащим юридическим документом.
Если нужно написать акт в произвольной форме в детском саду
В детском саду может возникнуть необходимость в составлении акта в произвольной форме, например:
- О выявленных нарушениях санитарных норм
- О причинении материального ущерба
- О передаче del
Такой акт должен соответствовать общим требованиям и включать данные о составе комиссии, выявленных фактах и принятых решениях.
Если нужно написать акт в произвольной форме непроживании
Акт о непроживании в произвольной форме может потребоваться для подтверждения того, что конкретное лицо не проживает по определенному адресу.
В таком акте указываются:
- ФИО лица, не проживающего по адресу
- Сам адрес
- Данные опроса соседей
- Вывод об отсутствии факта проживания
Акт будет служить подтверждением непроживания.