Введение к статье (100 слов): Ошибки в платежках случаются у всех. Чтобы избежать проблем с контролерами и контрагентами, важно своевременно все исправить. В нашей статье вы узнаете, как грамотно составить письмо об изменении назначения платежа с учетом всех требований законодательства. Получите пошаговую инструкцию и реальный образец документа. Примените на практике рекомендации экспертов и обезопасьте себя от рисков и штрафов!
Требования законодательства к назначению платежа в платежном поручении
Назначение платежа в платежном поручении регулируется следующими нормативными документами:
- Гражданский кодекс РФ
- Налоговый кодекс РФ
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете"
- Положение Банка России от 19.06.2012 No 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств"
Согласно этим документам, в назначении платежа должны быть указаны:
- наименование товаров, работ, услуг, за которые производится оплата;
- номера и даты договоров, счетов, счетов-фактур и т.п.;
- период, за который производится платеж;
- сведения об НДС, если платеж облагается этим налогом.
Например, правильное назначение платежа может выглядеть так:
Оплата по договору No 12345 от 01.02.2023 за поставку офисной мебели согласно счету No 98765 от 05.02.2023, в том числе НДС 20% - 5000 руб.
Типичными ошибками при заполнении назначения платежа являются:
- некорректные реквизиты договоров, счетов;
- неверные наименования товаров, работ, услуг;
- отсутствие выделенного НДС;
- общие формулировки вроде "за товары", "за услуги" без конкретики.
Что делать, если обнаружена ошибка в назначении платежа
Если вы обнаружили ошибку в назначении платежа, ее необходимо исправить. Это может сделать только плательщик, т.е. организация, перечислившая деньги. Получатель средств и банк не имеют права в одностороннем порядке вносить изменения в платежное поручение другого лица. Любые изменения назначения платежа должны быть оформлены письменно и подписаны теми лицами, которые подписывали первоначальный платежный документ.
Помимо уведомления контрагента, следует проинформировать об уточнении назначения платежа и банк, через который осуществлялся перевод денежных средств. Исправить ошибку рекомендуется как можно быстрее, пока это не повлекло негативных последствий. Если оставить некорректное назначение платежа без внимания, возможны следующие проблемы:
- риск отказа контрагента от выполнения своих обязательств из-за неправильных реквизитов;
- отказ в вычете НДС;
- доначисление налогов и пеней при налоговой проверке;
- разногласия и судебные разбирательства с контрагентами.
Как правильно составить письмо об изменении назначения платежа
Письмо об изменении назначения платежа должно содержать:
- наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты организации-плательщика;
- наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты организации-получателя;
- номер и дату платежного поручения с ошибкой;
- первоначальное назначение платежа;
- правильное назначение платежа;
- подписи лиц с расшифровкой, уполномоченных подписывать такие письма.
Образец письма контрагенту:
Исх. No 12345 от 14.03.2023 г.
ООО "Ромашка" ИНН 7707083893 КПП 770701001 г. Москва, ул. Летняя, д. 5 ООО "Лилия" ИНН 7707083555 КПП 770701002 г. Санкт-Петербург, пр. Весенний, д. 25 Уважаемые господа! Настоящим уведомляем Вас о том, что в платежном поручении No 12345 от 01.03.2023 была допущена ошибка в назначении платежа. Первоначальное назначение платежа: Оплата за товар по сч. No 123 от 01.01.2023 Правильное назначение платежа: Оплата по договору No 45678 от 01.01.2023 за поставку мебели согласно счету No 123 от 01.02.2023, в т.ч. НДС 20% - 5000 руб. Просим внести соответствующие изменения в Ваши документы. С уважением, Генеральный директор ООО "Ромашка" Иванов И.И.
В письме в банк указывают аналогичную информацию, а также прилагают копию платежки с ошибкой и согласие контрагента на внесение изменений. К письму необходимо приложить копии подтверждающих документов: договор, счета, счета-фактуры и т.п.
Образец заполненного письма поможет избежать ошибок при составлении документа о назначении платежа в платежном поручении.
Порядок согласования и подписания письма
Письмо об изменении назначения платежа подписывается руководителем организации или лицом, имеющим доверенность на подписание таких документов. Перед подписанием рекомендуется согласовать письмо с контрагентом, чтобы избежать возможных разногласий.
Для согласования письмо можно отправить:
- по электронной почте;
- заказным письмом;
- курьерской службой с уведомлением о вручении;
- передать лично под расписку.
После получения согласия контрагента письмо регистрируют в журнале исходящей корреспонденции. Подписывая письмо, руководитель берет на себя ответственность за достоверность указанных в нем сведений.
Отправка и хранение письма об изменении назначения платежа
Письмо об изменении назначения платежа готовится в четырех экземплярах:
- Для контрагента;
- Для банка;
- Для бухгалтерии;
- Для архива организации.
Отправить письмо контрагенту можно:
- Почтой с уведомлением о вручении;
- Курьером с подписью о получении;
- Передать лично под расписку.
Банк уведомляют заказным письмом с уведомлением или передают письмо в отделение банка под подпись уполномоченного сотрудника. Письмо регистрируют в журнале исходящей корреспонденции организации. Срок хранения письма об изменении назначения платежа - не менее 5 лет.
Ответственность и риски при изменении назначения платежа
Если изменение назначения платежа приведет к уменьшению налоговой базы, возможно доначисление налогов и пеней. Также есть риск претензий со стороны контрагента, если он не согласится с внесенными изменениями. В случае спорной ситуации, возможно судебное разбирательство.
Чтобы минимизировать риски, важно:
- Согласовывать изменения с контрагентом;
- Уведомлять банк о внесенных исправлениях;
- Хранить подтверждающие документы.
Особенности изменения назначения платежа по НДС
Если изменение назначения платежа касается суммы НДС, следует учесть:
- НДС должен быть выделен отдельной строкой;
- Сумма НДС должна соответствовать документам;
- Необходимо уведомить налоговую инспекцию.
Как написать письмо изменении назначения платежа
Чтобы правильно написать письмо об изменении назначения платежа, необходимо:
- Указать реквизиты сторон;
- Описать первоначальное и новое назначение;
- Сослаться на подтверждающие документы;
- Получить подпись уполномоченного лица.
Текст должен быть максимально конкретным, содержать даты, номера, суммы.
Письмо пишется от первого лица и подписывается руководителем.
Оформление письма об изменении назначения платежа
Письмо об изменении назначения платежа можно оформить как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
Рекомендуется использовать бланк организации с реквизитами. Текст печатается через 1-1,5 интервала, 14 размером шрифта.
Поля документа:
- Левое - 30 мм
- Правое - 10-15 мм
- Верхнее - 20 мм
- Нижнее - 20 мм
Электронный вариант заверяется электронной подписью руководителя.
Язык и стиль письма об изменении назначения платежа
Язык письма должен быть официально-деловым:
- Без эмоциональных и разговорных выражений;
- Максимально точный и лаконичный;
- С использованием устоявшихся клише.
Рекомендуется использовать типовые фразы:
- "Настоящим уведомляем об изменении..."
- "В связи с допущенной ошибкой..."
- "Просим внести соответствующие корректировки..."
Варианты уточнения назначения платежа
Назначение платежа можно уточнить различными способами:
- Указать правильный номер счета-фактуры;
- Добавить отсутствующую сумму НДС;
- Уточнить наименование товаров/услуг;
- Исправить период, за который производится оплата.
Главное - четко сформулировать первоначальное назначение и внесенные изменения.
Последствия отказа от уточнения назначения платежа
Если не уточнить ошибочное назначение платежа, возможны последствия:
- Штрафы от налоговой;
- Отказ контрагента от выполнения обязательств;
- Нарушение правил бухучета;
- Негативные последствия для налогового учета.
Поэтому крайне важно оперативно внести исправления в назначение платежа.
Способы предотвращения ошибок в назначении платежа
Чтобы избежать ошибок при заполнении назначения платежа, рекомендуется:
- Проверять реквизиты договоров, счетов перед составлением платежки;
- Сверять назначение платежа с первичными документами;
- Поручать заполнение назначения опытному сотруднику;
- Использовать типовые формулировки назначения платежа;
- Проводить взаимные сверки с контрагентами.
Корректировка назначения платежа по инициативе контрагента
Контрагент может обратиться с просьбой исправить назначение платежа. В таком случае необходимо:
- Рассмотреть обращение и приложенные документы;
- При наличии ошибки - составить письмо об уточнении;
- Согласовать письмо с контрагентом;
- Уведомить банк о внесенных изменениях.
Нельзя игнорировать обоснованные претензии контрагента по назначению платежа.
Нюансы уточнения назначения платежа для ИП
Для индивидуальных предпринимателей есть особенности:
- Письмо подписывает сам ИП;
- Указываются паспортные данные ИП;
- Можно не указывать банковские реквизиты.
В остальном процедура не отличается от юридических лиц.
Уточнение назначения платежа при возврате денег
При возврате денег также требуется письмо об уточнении назначения платежа:
- Указать изначально ошибочное назначение;
- Правильное назначение - возврат денежных средств;
- Причина возврата.
Это позволит избежать налоговых рисков при возврате денежных средств контрагенту.
Актуальные формы для уточнения назначения платежа
Стандартных форм для письма об изменении назначения платежа нет. Но можно использовать:
- Уведомление об уточнении платежа;
- Заявление о внесении изменений;
- Служебную записку о корректировке назначения.
Главное - четко обозначить суть исправления и заверить подписью уполномоченного лица.