Как вести журнал регистрации приказов: образец

Журнал регистрации приказов - важнейший документ внутреннего делопроизводства компании. От правильного ведения этого журнала зависит законность деятельности организации. В статье мы рассмотрим все аспекты работы с журналом регистрации приказов - от выбора формы до архивного хранения. Узнаете, какие приказы регистрировать, кто отвечает за ведение журнала, как исправлять ошибки. Получите готовый образец заполнения. Внедрив эти рекомендации, вы оптимизируете документооборот вашей компании.

Что такое журнал регистрации приказов и зачем он нужен

Журнал регистрации приказов - это специальная книга или реестр для учета всех приказов, издаваемых в организации. Основные цели ведения такого журнала:

• Учет и систематизация приказов руководителя.
• Контроль исполнения приказов сотрудниками.
• Придание юридической силы зарегистрированным документам.
• Упорядочение документооборота компании.

В журнале регистрации приказов могут учитываться:

1. Приказы по личному составу - касающиеся приема, увольнения, перевода, отпусков, поощрений сотрудников.
2. Приказы по основной деятельности - устанавливающие общие правила и нормы для всего коллектива.
3. Распоряжения по текущим вопросам деятельности организации.

Ведение журнала регистрации приказов является обязательным для всех организаций независимо от формы собственности и вида деятельности.

Какие приказы регистрировать в журнале

В журнале регистрации приказов учитываются следующие типы документов:

Приказы по личному составу

К таким приказам относятся:

• О приеме на работу, переводе, увольнении сотрудников.
• О предоставлении отпусков всех видов.
• Об установлении надбавок и премий.
• О применении дисциплинарных взысканий.
• О поощрении и награждении работников.

Приказы по основной деятельности

Это приказы, устанавливающие правила и нормы, обязательные для исполнения всеми или большинством сотрудников. К ним относятся:

• Утверждение штатного расписания.
• Утверждение правил внутреннего трудового распорядка.
• Утверждение должностных инструкций.
• Утверждение учетной политики и других нормативных документов.

Распорядительные приказы

Это приказы по текущим оперативным вопросам деятельности организации. К примеру:

• О проведении инвентаризации.
• О командировках сотрудников.
• Об установлении размера расценок и тарифов.

Таким образом, в журнал регистрации вносятся приказы, затрагивающие права и обязанности всего коллектива или отдельных сотрудников.

Как правильно оформить журнал регистрации приказов

Хотя унифицированная форма журнала законодательно не установлена, существует ряд общих требований к его оформлению:

Требования к внешнему виду

• Формат книги - А4.
• Журнал должен быть сброшюрован и иметь пронумерованные страницы.
• Обложка с указанием названия журнала.

Обязательные реквизиты

• Название организации.
• Период, за который ведется журнал.
• Должность и ФИО ответственного лица.
• Подпись ответственного лица.

Сам журнал представляет собой таблицу со следующими графами:

Также могут быть добавлены графы "Краткое содержание" и "Отметка об исполнении".

Правила нумерации и датирования

При заполнении журнала регистрации приказов необходимо соблюдать следующие правила:

• Сквозная нумерация приказов в пределах календарного года.
• Датой приказа является дата его подписания.
• Приказы располагаются в хронологическом порядке.

Таким образом, правильное оформление журнала позволит обеспечить учет и систематизацию всех приказов в организации.

В данной части статьи были рассмотрены общие требования к оформлению журнала регистрации приказов - структура, обязательные реквизиты, порядок заполнения. Эти рекомендации помогут организовать рациональный документооборот по учету приказов в компании.

Кто отвечает за ведение журнала регистрации приказов

Ответственность за правильное ведение журнала регистрации приказов несет специально назначенный для этого сотрудник организации.

Как правило, это может быть:

• Работник отдела кадров.
• Секретарь руководителя.
• Иной сотрудник, определенный приказом.

Лицо, отвечающее за журнал приказов, должно быть ознакомлено с порядком его заполнения и ведения. Целесообразно проводить периодический инструктаж и проверку качества ведения журнала со стороны руководителя организации.

Электронный вариант журнала регистрации приказов

В настоящее время журнал регистрации приказов может вестись не только на бумажном носителе, но и в электронном виде.

Преимущества электронного журнала:

• Автоматическая регистрация приказов при внесении в систему.
• Быстрый поиск и сортировка документов.
• Удобство хранения и резервного копирования.

При использовании электронного документооборота вести дублирующий бумажный журнал приказов не требуется.

Правила внесения записей в журнал регистрации приказов

При заполнении журнала регистрации приказов вручную необходимо соблюдать следующие правила:

1. Записи производятся аккуратно, разборчивым почерком.
2. Записи вносятся в хронологическом порядке по мере издания приказов.
3. Исправления ошибок производятся в установленном порядке.
4. Не допускаются неоговоренные исправления и подчистки.

Рекомендуется заводить журналы регистрации приказов на календарный год. Недопустимо наличие незаполненных и пустых страниц.

Порядок внесения записей в журнал приказов целесообразно прописать в инструкции по делопроизводству организации.

Как исправлять ошибки в журнале регистрации приказов

Если в процессе заполнения журнала была допущена ошибка, ее исправление производится следующим образом:

1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой.
2. Рядом вносится правильная запись с расшифровкой исправления.
3. Исправление заверяется подписью ответственного лица.

Важно: исправления необходимо вносить только документальными чернилами, не карандашом. Применение корректора для исправления ошибок недопустимо.

Такой порядок исправления ошибок в журнале регистрации приказов позволит обеспечить достоверность данных.

Образец заполнения журнала регистрации приказов

Для наглядности приведем пример заполнения журнала регистрации приказов.

Титульный лист содержит следующие сведения:

• Наименование организации
• Период ведения журнала (например, 2023 год)
• Должность и ФИО ответственного (специалист по кадрам Иванов И.И.)
• Подпись ответственного лица

Далее идет сам журнал со следующими графами:

В конце вносится расшифровка исправлений, если таковые были.

Такой образец наглядно демонстрирует порядок заполнения журнала и поможет избежать ошибок.

Как прошивать и хранить журнал регистрации приказов

По окончании календарного года журнал регистрации приказов должен быть прошит и сдан в архив организации.

Процедура прошивки:

1. Все листы журнала прошиваются специальной прошивкой или нитками.
2. На прошивку наклеивается ярлык с реквизитами.
3. Журнал сдается в архив и хранится установленный срок.

Срок хранения журнала регистрации приказов - постоянно, в течение всей деятельности организации.

При хранении следует соблюдать условия, установленные для архивных документов.

Ответственность за ведение журнала регистрации приказов

Ответственное лицо, ведущее журнал регистрации приказов, несет административную ответственность за нарушение установленного порядка.

Наиболее типичные нарушения:

• Неверное или неполное заполнение журнала.
• Несоблюдение сроков регистрации приказов.
• Утрата журнала.

Такие нарушения влекут наложение административных штрафов.

Кроме того, из-за ненадлежащего ведения журнала приказы могут быть признаны недействительными и не приняты к учету.

Проверка журнала регистрации приказов инспекциями

Журнал регистрации приказов может быть запрошен в ходе плановых или внеплановых проверок организации контрольно-надзорными органами.

Цель проверки журнала приказов:

• Подтверждение законности действий организации.
• Проверка соблюдения трудового законодательства.
• Контроль за документооборотом.

Типичные нарушения, выявляемые в ходе проверки:

• Отсутствие журнала регистрации приказов.
• Неправильное или неполное заполнение.
• Несоблюдение сроков регистрации приказов.

Последствия нарушений - штрафы, приостановка деятельности, а в отдельных случаях - уголовная ответственность.

Чтобы избежать нарушений, рекомендуется заблаговременно перед проверкой провести внутренний аудит журнала приказов.

Альтернативы журналу регистрации приказов

Помимо традиционного бумажного журнала, возможны следующие альтернативы для регистрации приказов:

• Электронный журнал в системе документооборота.
• Реестр приказов с последующей брошюровкой.
• Карточки регистрации отдельных приказов.

Каждый из вариантов имеет свои преимущества и недостатки по удобству использования, мобильности, юридической значимости.

При выборе оптимального решения следует учитывать особенности документооборота и технические возможности конкретной организации.

Основные правила ведения журнала приказов

Подводя итог, можно выделить следующие ключевые моменты по ведению журнала регистрации приказов:

• Соблюдать требования к оформлению и реквизитам.
• Регистрировать все приказы по личному составу и основной деятельности.
• Вносить записи аккуратно, без исправлений и помарок.
• Хранить прошитый журнал в течение всего срока деятельности организации.

Грамотное ведение журнала упорядочит документооборот, повысит исполнительскую дисциплину и исключит многие нарушения при проверках. Эти несложные правила помогут оптимизировать работу с внутренними распорядительными документами.