Кассовый чек - электронный или напечатанный документ, являющийся подтверждением совершения покупки клиентом. В соответствие со ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ, КЧ – обязательный атрибут сделки купли-продажи при розничной или оптовой торговле. Кассовый чек - необходимый атрибут любой покупки. Но не все знают тонкости работы с этим документом. Давайте разберемся!
Что такое кассовый чек и зачем он нужен
Кассовый чек - это первичный учетный документ, который выдается покупателю после совершения покупки. Он подтверждает факт расчета между продавцом и покупателем.
Основные функции кассового чека:
- Подтверждение покупки
- Возможность обмена или возврата товара
- Контроль кассовой дисциплины
- Подтверждение расходов для бухучета
Кассовый чек должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Номер чека
- Дата и время покупки
- Наименование продавца
- ИНН продавца
- Признак фискального режима
По форме кассовый чек может быть на бумаге или в электронном виде.
Как правильно заполнить кассовый чек
При заполнении кассового чека важно соблюдать определенную последовательность. Сначала указывают наименование документа и его порядковый номер. Затем вписывают дату и время покупки, а также адрес места расчета.
Далее в чек вносятся реквизиты продавца:
- Полное наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя
- ИНН
- Режим налогообложения
После этого указываются наименование товара, его количество, цена и сумма к оплате. В конце ставится подпись кассира.
Для некоторых организаций предусмотрены особенности заполнения чеков. Например, для магазинов указывается номер отдела, а для такси - номер автомобиля.
Рассмотрим примеры правильно заполненных кассовых чеков.
| Чек No 1 от 10.01.2023 |
| Магазин "Семья" |
| ИНН 785632147 |
| Хлеб - 1 шт. - 50 руб. |
| Молоко - 1 л - 120 руб. |
| Итого: 170 руб. |
| Подпись кассира |
| Кассовый чек No 5 |
| ООО "Такси Еду-Еду" |
| ИНН 345278954 |
| Поездка по маршруту Вокзал - Ленина, 15 |
| Автомобиль AA111AA |
| Стоимость - 250 руб. |
| Подпись |
Электронная версия кассового чека
Помимо бумажного кассового чека, продавец может сформировать и передать покупателю электронный чек - его копию в электронном виде.
Чтобы получить электронный чек, покупатель должен предоставить продавцу свой электронный адрес или номер телефона. После оплаты продавец отправляет копию чека на указанные контакты.
Преимущества электронного чека:
- Удобство хранения
- Возможность быстрой пересылки
- Экономия бумаги
Электронный и бумажный чек имеют одинаковую юридическую силу.
Как исправить ошибку в кассовом чеке
Если в кассовом чеке обнаружена ошибка, ее можно исправить с помощью специального документа - чека коррекции. В нем указываются правильные данные.
Чаще всего приходится исправлять:
- Неверную сумму
- Неточное наименование товара
- Ошибки в реквизитах
Если ошибка допущена уже в чеке коррекции, можно составить новый исправленный чек коррекции.
Как проверить подлинность кассового чека
Чтобы убедиться, что чек подлинный, а не поддельный, можно воспользоваться несколькими способами.
Во-первых, на сайте ФНС есть сервис проверки чеков. Для этого нужно ввести фискальный номер чека и фискальный признак. Система сверит данные и выдаст результат.
Во-вторых, можно позвонить продавцу и уточнить, выдавался ли такой чек.
Кроме того, стоит обращать внимание на внешние признаки подделки: нечеткую печать, отсутствие логотипа, орфографические ошибки.
Товарный чек vs кассовый чек
Не стоит путать кассовый и товарный чеки. Это разные документы.
Товарный чек выписывается в произвольной форме и подтверждает покупку конкретного товара. Кассовый чек регламентирован законодательством и отражает расчет между сторонами.
В большинстве случаев требуется кассовый чек. Товарный чек без кассового действителен только для некоторых категорий продавцов.
Кассовый чек при возврате товара
Чтобы вернуть или обменять товар, нужно предъявить кассовый чек. Срок действия чека для возврата - до 14 дней с момента покупки.
Если чек утерян, продавец может его восстановить по запросу покупателя или предложить обмен без чека. Но это уже добрая воля продавца, а не его обязанность.
Штрафы за нарушения при работе с чеками
За нарушения правил работы с кассовыми чеками для продавца и покупателя предусмотрены штрафы.
На продавца налагаются взыскания в таких случаях:
- Невыдача чека - от 30 000 рублей
- Выдача чека с ошибкой - от 2000 рублей
- Нарушение порядка хранения чеков - от 5000 рублей
Покупатель может быть оштрафован на сумму от 2000 до 3000 рублей, если не потребовал кассовый чек.
Как восстановить утерянный кассовый чек
Иногда покупатели теряют выданный чек и просят восстановить его. Это возможно, если чек был передан в налоговые органы в электронном виде.
Чтобы получить дубликат чека, нужно обратиться к продавцу с просьбой напечатать копию электронного чека. Продавец может это сделать, но не обязан.
Также можно подать запрос в ФНС - там хранятся данные по всем выданным чекам.
Полезные советы по работе с чеками
В завершение - несколько полезных советов.
Покупателю рекомендуется:
- Всегда проверять чек после покупки
- Сохранять чек до окончания срока возврата
- Фотографировать или сканировать чек
Продавцу стоит:
- Проверять правильность заполнения реквизитов
- Следить за исправностью кассового аппарата
- Выдавать чеки без напоминания
Получив чек с ошибкой, не нужно спорить с продавцом, лучше спокойно указать на неточность. И конечно, не забывайте требовать чек при каждой покупке!
Кассовый чек при оплате наличными
Рассмотрим особенности кассового чека при оплате наличными. В этом случае в чеке обязательно должен быть указан признак "Наличная оплата". Также проставляется полученная от покупателя сумма и разменная монета, если она выдавалась.
Кассовый чек No 10
ООО "Книжный" ИНН 234556764 Товар: Книга "Приключения" 1 шт. - 250 руб. Наличная оплата - 500 руб. Сдача - 250 руб. Подпись кассира
При оплате крупной купюрой, например 5000 рублей, рекомендуется в чеке указывать ее номинал.
Кассовый чек при безналичном расчете
Если покупатель оплачивает покупку картой, в чеке указывают признак "Безналичный расчет", а также вид карты и данные транзакции.
Кассовый чек No 25 ЗАО "Одежда" ИНН 567438292 Пальто - 1 шт. Цена 5000 руб. Безналичный расчет Карта VISA ****4567 РРН 89095675 Подпись
При оплате по карте чек печатается в 2 экземплярах - для покупателя и для магазина.
Печать кассовых чеков
Кассовые чеки печатаются на специальной термохимической бумаге. Изображение на такой бумаге проявляется под воздействием нагревательного элемента.
Для печати чеков используются термопринтеры. Современные модели позволяют печатать до 180 мм в секунду в высоком качестве. Скорость печати зависит от разрешения и количества точек на дюйм.
Качество чеков зависит от принтера, поэтому при выборе модели стоит обращать внимание на разрешение, скорость печати и тип используемой бумаги.
Хранение кассовых чеков
Согласно 54-ФЗ, кассовые чеки должны храниться в течение 5 лет. Обычно для хранения используются специальные папки или короба.
Чеки можно систематизировать по датам, месяцам или годам. Это упростит последующий поиск нужного документа.
Для экономии места чеки можно сканировать и хранить в электронном архиве. Однако нужно помнить, что по требованию проверяющих оригиналы чеков должны быть предоставлены.
Товарно-кассовый чек
товарно кассовый чек содержит перечень приобретенных товаров с указанием их количества и стоимости, а также общие итоговые суммы. Этот документ сочетает в себе функции товарного и кассового чека.
товарно кассовый чек Магазин "Продукты" 01.02.2023 15:00 Хлеб - 1 шт. - 50 руб. Молоко - 2 л - 150 руб. Яйца - 10 шт. - 120 руб. Итого - 320 руб. Наличными - 500 руб. Сдача - 180 руб.
товарно кассовый чек удобен тем, что совмещает информацию о покупке и расчете. Это позволяет избежать оформления отдельных товарного и кассового чеков.
Образец кассового чека
Чтобы правильно заполнять кассовый чек, полезно изучить образец кассового чека. В нем отражена вся необходимая информация с примерными данными.
Образец кассового чека Кассовый чек No 123 12.05.2023 16:45 Магазин "Мебель", г. Москва ИНН 7856321457 Товар: Стол обеденный 1 шт. Цена 2500 руб. Итого к оплате: 2500 руб. Оплачено наличными: 3000 руб. Сдача: 500 руб.
Такой образец можно использовать для обучения сотрудников, отвечающих за оформление чеков, или в качестве шаблона при настройке кассового аппарата.
Приходно-кассовый чек
приходно кассовый чек выдается кассиром при приеме наличных денег от физических или юридических лиц. В нем указывается сумма полученных средств.
Приходно-кассовый чек От Иванова И.И. Получено денежных средств - 5000 руб. Дата: 13.06.2023 Кассир: Сидоров С.С.
Приходно-кассовый чек используется для оформления операций приема наличности и служит документом, подтверждающим движение денежных средств.