Корректировка СЗВ-М. Форма СЗВ-М: правила заполнения и сроки сдачи

СЗВ-М – важный документ для работодателей. От того, насколько правильно он заполнен, зависит корректность данных о трудовом стаже сотрудников. А значит – и размер будущей пенсии. К сожалению, ошибки тут нередки. Чтобы их исправить, приходится подавать корректирующую СЗВ-М. Давайте разберемся, как это сделать правильно и без штрафов.

Общие требования к заполнению формы СЗВ-М

СЗВ-М представляет собой формализованный отчет о каждом работающем. В него включают данные о начисленной зарплате, страховых взносах, специальном стаже.

СЗВ-М сдают:

Юрлица
ИП
Физлица, нанимающие работников
Адвокатские кабинеты
Нотариусы
Иные лица, производящие выплаты физлицам

Срок сдачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Например, СЗВ-М за январь 2023 года надо сдать до 15 февраля 2023 года.

Формат сдачи зависит от числа сотрудников:

До 25 человек	Можно на бумаге или в электронном виде
25 человек и больше	Только электронный формат

Обязательные реквизиты СЗВ-М:

Данные о страхователе
Отчетный период
Сведения о каждом работающем
Суммы начисленных выплат и взносов

В СЗВ-М отражаются данные о работниках, занятых по трудовому договору, членах колхозов, адвокатах, нотариусах и других категориях застрахованных лиц. Рассмотрим последовательно каждый раздел формы.

Данные о страхователе

Здесь указывают реквизиты организации: ИНН, КПП, ОГРН, код по ОКВЭД и другую информацию из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для ИП дополнительно нужен СНИЛС.

Отчетный период

В этом разделе указывается отчетный период, за который предоставляется СЗВ-М. Это может быть месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или календарный год.

Тип корректирующей формы

Если сдается первичная СЗВ-М, ставится прочерк. А вот при корректировке выбирается дополняющая или отменяющая форма. Подробнее об этом далее.

Сведения о застрахованных лицах

Основной раздел, в котором указываются данные по каждому сотруднику: ФИО, СНИЛС, суммы выплат и взносов. Строка на каждого человека.

При заполнении этого раздела стоит обращать внимание на такие моменты:

Нового сотрудника добавляют с даты приема на работу
Уволенного не включают, начиная с месяца, следующего за увольнением
Суммы округляют до целых рублей
Страховые взносы рассчитывают от выплат с начала года

Таким образом, при правильном заполнении СЗВ-М в Пенсионный фонд передаются полные сведения о каждом застрахованном лице у организации.

Корректировка СЗВ-М, если сотрудник уволен

Корректировка СЗВ-М может потребоваться по разным причинам. Рассмотрим типичную ситуацию, когда из отчета нужно исключить уже уволенного сотрудника.

Допустим, в январе в штате был Иванов Иван Иванович. Его данные вы включили в СЗВ-М. Но 1 февраля Иванов уволился. Что делать?

Подать СЗВ-М за февраль без Иванова
Затем откорректировать январский отчет: подать форму СЗВ-М с типом "Отменяющая"
В отменяющей форме повторить данные по Иванову

В итоге из январской СЗВ-М Иванов будет исключен. А это позволит избежать ошибок с персонифицированным учетом и начислением пенсии.

Таким образом, при увольнении сотрудника обязательно подавать корректирующую СЗВ-М. Иначе в ПФР останутся неверные данные.

Представление СЗВ-М в электронном виде

Электронную СЗВ-М можно подать:

Через портал госуслуг
С помощью специального программного обеспечения
Через сайт ПФР

При электронной сдаче обязательна усиленная квалифицированная электронная подпись. После приема документов ПФР высылает квитанцию.

Основные сложности при подаче электронной СЗВ-М:

Неподходящий формат файла
Ошибки электронной подписи
Нарушение целостности файлов

Чтобы их избежать:

Проверить файл на соответствие XSD-схеме
Получить квалифицированную ЭП
Создать электронный документ в специализированной программе

Следуя этим рекомендациям, можно без ошибок подать электронную СЗВ-М.

Представление СЗВ-М на бумажном носителе

Бумажную СЗВ-М сдают в двух экземплярах. Первый остается в ПФР, второй – с отметкой территориального органа фонда – возвращается страхователю.

Доставить документы можно:

Лично
Почтовым отправлением с описью вложения
Через представителя

Чтобы минимизировать ошибки при заполнении бумажной формы СЗВ-М, рекомендуется:

Использовать печатные бланки строгой отчетности
Заполнять разборчиво печатными буквами
Не допускать исправлений и подчисток

Также полезно заранее узнать часы приема СЗВ-М в территориальном органе ПФР, чтобы успеть сдать документы в срок.

Порядок корректировки СЗВ-М

При обнаружении ошибок в СЗВ-М необходимо внести исправления при помощи корректирующей формы.

Прежде чем ее заполнять, убедитесь, что исходный отчет уже принят ПФР. Для этого:

Проверьте наличие квитанции / протокола
Позвоните в ПФР и уточните статус
Посмотрите отчеты на сайте фонда в личном кабинете

Дальше определяете тип корректировки:

Дополняющая – добавить недостающие данные
Отменяющая – удалить ошибочные данные

Дополняющую СЗВ-М сдают в любое время. А вот отменяющую лучше подавать как можно быстрее, чтобы минимизировать ошибки в отчетности.

Заполняется корректирующая СЗВ-М по тем же правилам, что и обычная. Главное правильно отразить изменения в разделе 4.

После исправления и сдачи корректировки данные в ПФР будут актуальными.

Типичные ошибки в СЗВ-М и их последствия

Частые ошибки при заполнении СЗВ-М:

Опечатки в данных сотрудников
Неверная дата приема / увольнения
Несоответствие контрольных соотношений
Неправильное именование файлов

Они могут привести к таким проблемам:

Отказ в регистрации документов
Начисление штрафов
Некорректный расчет пенсии

Чтобы избежать ошибок, внимательно проверяйте СЗВ-М перед отправкой. И используйте специальные программы для кадрового учета – они помогут минимизировать риск опечаток при заполнении.