Личная карточка работника является одним из важнейших документов кадрового учета в организации. В ней содержится множество данных о сотруднике: общие сведения, информация об образовании и трудовой деятельности, семейное положение, воинский учет и так далее. В основе личной карточкой должна находиться типовая междуведомственная форма Т-2. Личная карточка оформляется при приеме человека на работу в соответствии с унифицированной формой Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России. Форма Т-2 2 позволяет вести полноценный учет кадров, отслеживать карьерный рост сотрудников, подтверждать их трудовой стаж. Правильное ведение кадрового делопроизводства, в том числе заполнение личных карточек, является обязанностью каждого работодателя.
Порядок заполнения формы Т-2
Рассмотрим подробнее порядок заполнения личной карточки работника форма Т-2 на примере.
Общие сведения
В разделе "Общие сведения" указываются паспортные данные работника, адрес регистрации и фактического проживания, контактная информация. Также в этом разделе отражаются сведения о полученном образовании с указанием наименования учебного заведения и реквизитов документа об образовании. Обязательно указывается общий трудовой стаж на момент приема на работу. В конце раздела отмечается семейное положение и состав семьи.
Воинский учет
Для лиц, состоящих на воинском учете, в личной карточке работника форма Т-2 заполняется раздел "Воинский учет". Сюда заносятся данные из военного билета: категория запаса, воинское звание, военно-учетная специальность. Это необходимо для обеспечения воинского учета работников.
Прием на работу
В раздел о приеме на работу вносятся дата и должность, на которую принят работник, подразделение, оклад, сведения о приказе о приеме на работу. Эти данные берутся из трудового договора и приказа о приеме на работу.
Изменения в трудовой деятельности
При изменении условий трудового договора в личную карточку работника форма Т-2 вносятся соответствующие записи. Это может быть перевод на другую должность или в другое подразделение, повышение разряда или класса, присвоение звания и так далее. Делаются записи на основании приказов.
Прекращение трудового договора
При увольнении работника в личной карточке заполняется раздел "Увольнение", куда вносятся дата, обоснование увольнения со ссылкой на статью ТК РФ, а также реквизиты приказа об увольнении. Это последние записи в карточке уволенного сотрудника.
Таким образом, личная карточка работника форма Т-2 позволяет вести полный учет кадров в организации. Образец заполнения этой типовой междуведомственной формы наглядно демонстрирует, какие данные в нее вносятся.
Аттестация работников
В некоторых организациях проводится аттестация работников с целью оценки уровня квалификации и соответствия занимаемой должности. Если сотрудник проходил аттестацию после приема на работу, в его личную карточку вносится соответствующая запись. Указываются дата аттестации, решение аттестационной комиссии, реквизиты протокола.
Повышение квалификации
Сведения о повышении квалификации также отражаются в личной карточке работника форма Т-2. Это могут быть краткосрочные курсы, тренинги, семинары, организованные работодателем или пройденные по инициативе самого сотрудника. В соответствующем разделе указывается наименование обучающей организации, тематика и сроки обучения, реквизиты полученного документа.
Таким образом, личная карточка работника (форма Т-2), образец заполнения которой можно найти в интернете в свободном доступе, содержит всю информацию о трудовой деятельности сотрудника в организации.
Оформление личной карточки
Личная карточка работника (форма Т-2) оформляется на стандартном бланке формы Т-2, состоящем из нескольких листов. Унифицированная форма Т-2 (бланк) продается в типографии, ее можно также распечатать самостоятельно. Все записи в карточке производятся четко и аккуратно, желательно с использованием печатных букв. Недопустимы помарки, подчистки и неоговоренные исправления.
Подписание карточки
Заполненная личная карточка работника (форма Т-2) подписывается сотрудником кадровой службы и самим работником. Подпись ставится в специально отведенном месте внизу каждого листа карточки. Это необходимо для удостоверения достоверности внесенных данных.
Хранение личных карточек
Личные карточки работающих и уволенных сотрудников хранятся раздельно в специально отведенном месте, исключающем доступ посторонних лиц. Карточки должны располагаться в алфавитном порядке для облегчения поиска. Срок хранения карточек уволенных - 75 лет.
Исправление данных в карточке
При изменении персональных данных работника (фамилии, адреса, образования и т.п.) в карточку вносятся соответствующие исправления. Все исправления должны быть тщательно оговорены и заверены подписями ответственных лиц.
Выдача копий карточки
По запросу сотрудника ему может быть выдана копия личной карточки или отдельных ее разделов. Копии заверяются подписью работника кадровой службы и печатью организации.
Таким образом, при работе с личными карточками сотрудников должны соблюдаться определенные правила, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность персональных данных.
Внесение изменений в личную карточку
При изменении условий трудового договора с работником в его личную карточку вносятся соответствующие записи. Например, при переводе на другую должность указывается новая должность, дата перевода, реквизиты приказа. При повышении разряда или класса квалификации делается отметка о новом разряде/классе и дате его присвоения.
Учет временных переводов
Если работник временно переведен на другую работу, в его личную карточку вносится запись о сроке временного перевода, новых обязанностях и основании перевода. Эти данные позволяют отслеживать все перемещения сотрудника по должностям.
Отражение поощрений
В раздел "Награды и поощрения" личной карточки заносятся сведения о поощрениях работника, полученных им за успехи в работе. Указывается дата поощрения, его форма (благодарность, премия и т.д.), номер соответствующего приказа.
Учет дисциплинарных взысканий
Отметки о дисциплинарных взысканиях, полученных работником, также делаются в личной карточке. Указывается дата и номер приказа о наложении взыскания, в качестве основания ссылка на статью ТК РФ.
Отражение периодов нетрудоспособности
В случае временной нетрудоспособности работника в его личную карточку вносят сведения о периодах нетрудоспособности: с какого по какое число, количество дней. Это необходимо для правильного оформления больничных листов.
Таким образом, личная карточка фиксирует все изменения трудовой деятельности работника в организации.