Материальный отчет: требования к оформлению

Ежемесячный учет материальных ценностей предприятия играет важную роль для любой организации с целью контроля их расходования. Статья расскажет о порядке составления первичного документа для бухгалтерского учета запасов - материального отчета по форме М-19.

Назначение и суть материального отчета

Материальный отчет по форме М-19 представляет собой первичный документ бухгалтерского учета, который составляется ежемесячно с целью отражения движения материальных ценностей предприятия. Он позволяет контролировать остатки и оборот запасов в натуральном и денежном выражении.

Целью составления материального отчета является получение достоверных данных о наличии и движении материальных запасов за отчетный период для их последующего отражения в бухгалтерском и налоговом учете организации.

Обязанность по составлению материального отчета возлагается на материально ответственных лиц организации, осуществляющих учет, хранение и выдачу материальных ценностей. Это может быть кладовщик, заведующий складом или иное ответственное лицо.

Периодичность составления материального отчета по форме М-19 - ежемесячно, по состоянию на 1 число месяца, следующего за отчетным.

Основными преимуществами использования формы М-19 являются:

• Контроль остатков материальных запасов
• Выявление расхождений фактического наличия и данных учета
• Оперативное отражение движения материалов
• Обеспечение достоверности бухгалтерской отчетности

Требования к оформлению материального отчета

Материальный отчет оформляется на специальном унифицированном бланке формы М-19, который состоит из титульного листа и таблицы.

На титульном листе отчета обязательно указываются:

• Наименование организации
• Наименование структурного подразделения или материально-ответственного лица
• Период, за который составлен отчет
• Дата составления
• Подписи материально-ответственного лица и проверяющего

В таблице материального отчета для каждого вида материальных ценностей указываются:

• Наименование и номенклатурный номер
• Единица измерения
• Цена
• Количество и сумма по каждому виду движения (остаток, поступление, расход)
• Остаток на конец месяца

Особенности указания материальных ценностей:

• Каждый вид ценностей указывается отдельной строкой
• Материалы одного вида с разной стоимостью указываются разными строками
• Итоговые суммы рассчитываются по каждой графе

Подписи в материальном отчете ставят:

• Материально-ответственное лицо, составившее отчет
• Бухгалтер или иное лицо, проверившее отчет
• Руководитель организации или структурного подразделения

Проверка и сдача материального отчета

После составления материальный отчет проверяется бухгалтером на соответствие данных аналитического и складского учета. Выявленные расхождения должны быть устранены.

Материально-ответственные лица несут дисциплинарную, административную и уголовную ответственность за искажение данных в материальном отчете.

Срок сдачи заполненного материального отчета в бухгалтерию устанавливается в учетной политике организации, но не позднее 2-го числа месяца, следующего за отчетным.

При использовании электронного документооборота материальный отчет может формироваться, подписываться и передаваться в бухгалтерию в электронном виде.

Срок хранения материального отчета - не менее 5 лет. Отчет хранится в бухгалтерии в отдельной папке или электронном архиве.

Автоматизация учета материальных ценностей

Использование специализированных программ для автоматизации учета позволяет существенно ускорить процесс составления материального отчета и снизить риск возникновения ошибок.

¹Как составить материальный отчет¹ в 1С?

В программе "1С:Бухгалтерия" реализован механизм автоматического формирования материального отчета на основе данных по остаткам и движению материалов. Пользователю достаточно выбрать период и нажать кнопку "Сформировать".

Существуют и другие отраслевые решения для автоматизации учета и отчетности на базе "1С", которые позволяют формировать отчет М-19 с учетом специфики деятельности предприятия.

Основные преимущества автоматического формирования материального отчета:

• Сокращение трудозатрат на составление отчета
• Повышение достоверности данных за счет исключения ошибок
• Возможность оперативного формирования отчетности
• Аналитические возможности для выявления расхождений

Однако при внедрении автоматизированных систем необходимо уделить внимание настройке параметров учета, вводу корректных первичных данных, обучению персонала и разграничению прав доступа.

Таким образом, автоматизация позволяет существенно упростить процесс составления и проверки материальных отчетов при условии грамотной организации учета на предприятии.

Пример автоматически сформированной таблицы материального отчета.