Мемориальный ордер - один из важнейших документов в бухгалтерском учете. Давайте разберемся, что это за документ, для чего он нужен и как правильно его заполнять.
Понятие мемориального ордера
Мемориальный ордер - это первичный учетный документ, который содержит данные об операциях с расчетными и другими счетами организации.
Основное назначение мемориального ордера - отразить корреспонденцию счетов по проведенной операции. Мемориальный ордер служит основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.
Отличие мемориального ордера от других бухгалтерских документов состоит в том, что в нем фиксируется не сама операция, а ее отражение в учете. Мемориальный ордер составляется на основании первичных документов по фактически совершенным операциям.
Правовые основы применения мемориальных ордеров закреплены в нормативных актах по бухгалтерскому учету. Ключевой документ - Приказ Минфина РФ N 94н от 31.10.2000 г.
Виды мемориальных ордеров
Существуют различные виды мемориальных ордеров. Рассмотрим основные из них.
По назначению:
- Приходные
- Расходные
- Сальдовые
- Исправительные
По охвату операций:
- Общие
- Специальные
- Разовые
По периодичности составления:
- Ежедневные
- Накопительные
Также выделяют специальные виды мемориальных ордеров - например, используемые в банковской сфере.
Обязательные реквизиты мемориального ордера
У мемориального ордера есть ряд обязательных реквизитов, без которых документ считается недействительным. Давайте рассмотрим основные из них.
Номер мемориального ордера
Каждому мемориальному ордеру присваивается порядковый номер записи в регистрационном журнале. Этот номер должен быть уникальным, чтобы можно было однозначно идентифицировать ордер.
Дата составления
Указывается дата заполнения мемориального ордера, как правило, это дата отражения операции в бухучете. Формат даты - дд.мм.гггг.
Содержание операции
В этом реквизите кратко указывается суть операции, например: "Поступление товаров от поставщика".
Сумма
Здесь проставляется общая сумма по дебету и кредиту проводки в валюте операции. Суммы по дебету и кредиту должны быть равны.
Корреспондирующие счета
Главный реквизит - указание счетов бухучета, по дебету и кредиту которых делается проводка. Например:
Дебет 60 Кредит 51
Подписи ответственных лиц
Мемориальный ордер подписывается главным бухгалтером или его заместителем, а также сотрудником, составившим документ.
Порядок заполнения мемориального ордера
При заполнении мемориального ордера нужно следовать определенным правилам. Рассмотрим их подробнее.
- Заполнять реквизиты следует четко и разборчиво, желательно от руки или с использованием печатных символов.
- Не допускаются помарки, подчистки, неоговоренные исправления.
- Суммы указываются в валюте операции и копейках.
- Корреспонденция счетов записывается в формате "Дт XX Кт XX".
- После заполнения мемориальный ордер обязательно подписывается.
Также есть особенности по отдельным реквизитам. Например, номер ордера должен быть уникален в пределах отчетного года.
Отдельного внимания требует правильное определение корреспондирующих счетов. Здесь часто допускаются ошибки из-за незнания правил учета той или иной операции.
В программах автоматизации, таких как "1С: Бухгалтерия", процесс заполнения мемориальных ордеров максимально упрощен. Реквизиты формируются автоматически на основе первичных документов.
Порядок регистрации и хранения мемориальных ордеров
После заполнения мемориальные ордера подлежат обязательной регистрации и хранению.
Регистрация производится в специальном журнале операций в хронологическом порядке. При электронном документообороте регистрация ведется в базе данных программы.
На бумажном носителе мемориальные ордера хранятся в отдельных папках в хронологическом и/или нумерационном порядке. Срок хранения составляет не менее 5 лет.
Ответственность за регистрацию и хранение мемориальных ордеров несет главный бухгалтер организации.
Использование мемориальных ордеров в аудите
Мемориальные ордера играют важную роль при проведении аудита. Аудитор анализирует ордера, чтобы убедиться в правильности бухгалтерских записей.
При проверке аудитор контролирует:
- Правильность оформления реквизитов
- Соответствие данных первичным документам
- Корректность корреспонденции счетов
- Наличие всех необходимых подписей
Выявленные ошибки и искажения данных в мемориальных ордерах могут указывать на проблемы в организации бухучета.
Автоматизация работы с мемориальными ордерами
Современные программы автоматизации, такие как "1С:Бухгалтерия", позволяют максимально упростить работу с мемориальными ордерами.
Основные возможности таких программ:
- Формирование ордеров на основе первички
- Автоматическое заполнение реквизитов
- Проверка корреспонденции счетов
- Хранение в электронном архиве
Использование специализированного ПО позволяет минимизировать ручной труд, ускорить обработку документов и снизить количество ошибок при работе с мемориальными ордерами.
Типичные ошибки при работе с мемориальными ордерами
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при работе с мемориальными ордерами и как их можно избежать.
- Неверное определение корреспонденции счетов - решается дополнительным обучением бухгалтера.
- Неправильное заполнение реквизитов - внимательная проверка перед подписанием.
- Дублирование номеров ордеров - аккуратное ведение регистрационного журнала.
- Несоответствие данных первичным документам - тщательная сверка документов.
Как видно, многие ошибки можно предотвратить, если тщательно подходить к заполнению и проверке мемориальных ордеров перед их подписанием и регистрацией.