Ежемесячная форма СЗВ-М является важной отчетностью для работодателей. В ней содержатся данные о сотрудниках компании, на основе которых ведется их индивидуальный персонифицированный учет в ПФР. Поэтому очень важно правильно заполнить и своевременно сдать этот документ. Один из частых вопросов - можно ли отправить СЗВ-М обычной почтой или обязательно требуется электронная подача. Далее разберем этот и другие актуальные вопросы по теме.
1. СЗВ-М: общая информация
СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах) - это ежемесячный отчет для работодателей о каждом сотруднике компании. Он содержит такие персональные данные, как ФИО, дата рождения, ИНН, размер начисленной зарплаты. На основе СЗВ-М в Пенсионном фонде ведется индивидуальный учет пенсионных прав граждан.
Обязанность по сдаче СЗВ-М закреплена в Федеральном законе от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". Согласно закону, все работодатели без исключения должны ежемесячно сдавать в ПФР сведения о своих сотрудниках - как штатных, так и внештатных.
Срок сдачи СЗВ-М - не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, отчетность за январь 2022 года нужно сдать в ПФР до 15 февраля 2022 года. Если 15 число попадает на выходной, то срок переносится на следующий рабочий день.
2. Способы подачи СЗВ-М
Законодательство предусматривает два способа сдачи СЗВ-М в ПФР:
- В электронном виде
- На бумажном носителе
Электронная подача осуществляется с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП) по телекоммуникационным каналам связи. Это наиболее удобный способ, позволяющий автоматизировать процесс подготовки и отправки отчетности.
Бумажный вариант предполагает заполнение формы СЗВ-М от руки или в текстовом редакторе с последующей печатью и отправкой в ПФР по почте или с курьером. Этот способ менее удобен, но допускается для небольшого числа сотрудников.
Отправлять СЗВ-М на бумаге могут работодатели с числом сотрудников не более 25 человек. Если в компании работает 26 и более человек, то СЗВ-М нужно подавать обязательно в электронном виде. За нарушение установленного порядка предусмотрен штраф 1000 рублей за каждого сотрудника, сведения о котором поданы с нарушением.
3. Особенности отправки СЗВ-М по почте
Некоторые работодатели с небольшим количеством сотрудников предпочитают отправлять бумажную форму СЗВ-М обычной почтой, а не ехать лично в ПФР. Это удобно, но есть ряд нюансов.
Во-первых, почтовое отправление должно иметь опись вложения - это обязательное требование. Опись составляется в 2 экземплярах. В ней указываются:
- Адресат - Пенсионный фонд РФ
- Отправитель - наименование организации/ФИО ИП
- Перечень вложенных документов и их количество (например, СЗВ-М за январь 2022 - 1 шт.)
Также в описи проставляется ценность почтового отправления - условная сумма, например 1000 рублей.
Один экземпляр описи вкладывается в конверт, второй остается у отправителя как подтверждение сдачи отчетности. Образец описи для СЗВ-М можно скачать на сайте ПФР или составить в свободной форме, соблюдая обязательные требования.
Во-вторых, при почтовой отправке СЗВ-М крайне важно не нарушать сроки сдачи отчетности, о чем речь пойдет далее.
4. Соблюдение сроков при почтовой отправке СЗВ-М
Как отмечалось ранее, срок сдачи СЗВ-М - не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Это правило едино как для электронной, так и для почтовой подачи.
Однако есть нюанс: при отправке по почте важна не дата получения ПФР, а дата отправки на почте. То есть СЗВ-М нужно отправить по почте так, чтобы на отправлении стоял штемпель почты с датой не позднее 15 числа.
Например, отчетность за январь 2022 года должна иметь штемпель почты с датой не позднее 15 февраля 2022 года. Если штемпель почты будет более поздним, то это будет считаться нарушением срока.
За каждый день просрочки при сдаче СЗВ-М организация уплачивает штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, сведения о котором поданы с опозданием. Должностные лица организации могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 рублей.
Таким образом, при почтовой отправке СЗВ-М нужно учитывать сроки доставки, чтобы фактическая дата на штемпеле почты не выходила за предельный срок подачи отчетности.
5. Типичные ошибки при заполнении СЗВ-М
Помимо соблюдения сроков, важно правильно заполнить саму форму СЗВ-М, чтобы избежать отказа в приеме отчетности. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки при заполнении.
В реквизитах страхователя часто допускают опечатки в названии организации или ее ИНН/КПП. Это может привести к тому, что отчет не будет засчитан нужному страхователю.
Ошибки бывают в указании отчетного периода. Например, вместо кода месяца 01 (январь) указывают 1 (первый квартал). Или проставляют неверный год.
При заполнении раздела о застрахованных лицах встречаются опечатки в данных сотрудников, несоответствие табелю учета рабочего времени.
Неправильно выбирают код типа формы: вместо "исх" (исходная) указывают "кор" (корректирующая) и наоборот.
Тщательная проверка заполненной формы поможет избежать таких ошибок и повысит шансы на прием отчетности с первого раза.
6. Как избежать отказа в приеме почтовой СЗВ-М
Даже при правильном оформлении почтового отправления и соблюдении сроков возможен отказ ПФР в приеме СЗВ-М. Чтобы этого избежать, рекомендуется:
- Отслеживать прохождение почтового отправления (трек-номер)
- Получить уведомление о доставке письма адресату
- Сохранять опись вложения как подтверждение отправки
- При отказе обращаться в ПФР за разъяснениями
Если будет доказан факт своевременной подачи СЗВ-М, но почта его потеряла, ответственность ляжет на почтовую службу, и штраф к страхователю применен не будет.
7. Электронная отчетность как альтернатива
Лучшим решением проблем при почтовой подаче СЗВ-М является переход на электронную отчетность. Она имеет ряд преимуществ:
- Гарантированная доставка в установленный срок
- Отсутствие риска потери или порчи
- Автоматизация процесса формирования отчета
- Экономия времени и денег
Для начала работы потребуется получить сертификат ЭЦП в одном из удостоверяющих центров. Затем выбрать программное обеспечение для отправки отчетности через интернет.
Такой способ подачи СЗВ-М и другой отчетности уже активно применяют передовые компании. Он позволяет минимизировать риски, связанные с человеческим фактором.
8. Будущее подачи отчетности в ПФР
В перспективе электронный документооборот будет полностью вытеснять бумажный. Уже сейчас можно предположить, что в будущем почтовую подачу СЗВ-М могут запретить окончательно.
Постепенно и другие виды отчетности перейдут в электронный формат. Это повысит оперативность обработки данных и уменьшит нагрузку на бухгалтеров.
Новые возможности для автоматизации и облачных технологий сделают процесс подготовки и сдачи отчетности максимально простым и удобным.
Главное, чтобы компании и предприниматели успевали за технологическим прогрессом и своевременно внедряли современные решения в работу своих бухгалтерий.