Многие работодатели задаются вопросом, нужно ли учитывать районный коэффициент при начислении разовых премий сотрудникам. Этот нюанс расчета заработной платы в регионах с особыми климатическими условиями часто вызывает споры при проведении налоговых проверок. Давайте разберемся, как правильно начислять районный коэффициент на разовые премии.
Что такое районный коэффициент и на что он начисляется
Районный коэффициент - это повышающий коэффициент к заработной плате, который устанавливается для компенсации неблагоприятных климатических условий в определенных регионах России. Он позволяет увеличить размер заработной платы для привлечения рабочей силы в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности.
В соответствии со статьей 148 Трудового кодекса РФ, районный коэффициент начисляется на фактический месячный заработок работника, включая:
- тарифную ставку или оклад;
- компенсационные доплаты;
- стимулирующие выплаты.
Таким образом, если в трудовом или коллективном договоре установлена какая-либо доплата или надбавка, но не указано, что она начисляется с учетом районного коэффициента, то ее необходимо дополнительно увеличить на соответствующий коэффициент.
Районный коэффициент устанавливается в размере от 1,15 до 2,0 для конкретного субъекта РФ. Чтобы получить заработную плату с учетом районного коэффициента, нужно умножить ее величину на значение данного коэффициента.
Например, если размер оклада составляет 30 000 рублей, а значение районного коэффициента равно 1,5, то заработная плата с учетом коэффициента будет равна 30 000 * 1,5 = 45 000 рублей.
Виды премий и их правовой статус
Различают стимулирующие и разовые премии. Стимулирующие премии начисляются регулярно при выполнении определенных критериев и условий, установленных в положении об оплате труда. Разовые премии обычно выплачиваются единовременно к праздничным датам, профессиональным праздникам, юбилеям.
Премии могут входить в состав заработной платы работника и не входить в ее состав.
Премии, которые входят в структуру зарплаты:
- Премии за производственные результаты;
- Премии за выслугу лет;
- Премии по итогам работы за месяц, квартал, год.
Такие премии облагаются НДФЛ и страховыми взносами и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.
Премии, которые не входят в состав зарплаты:
- Премии к юбилеям;
- Премии к праздникам;
- Премии за стаж работы при увольнении.
Такие премии облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Для правильного начисления премий организация должна разработать Положение о премировании, в котором будут прописаны все виды премий и условия их начисления.
Начисление районного коэффициента на премию, входящую в состав зарплаты
Если премия входит в состав заработной платы согласно Положению о премировании, то на нее обязательно начисляется районный коэффициент. Это прямо следует из положений Трудового кодекса РФ.
В Письме Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 No 169-13 указано, что районный коэффициент начисляется на все виды выплат, которые входят в заработную плату, в том числе премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Порядок расчета такой премии следующий:
- Рассчитывается сумма премии в соответствии с условиями, установленными в Положении о премировании;
- Полученная сумма умножается на размер районного коэффициента, установленного для данного региона;
- Результатом является сумма премии с учетом районного коэффициента, подлежащая выплате работнику.
Таким образом, районный коэффициент обязательно применяется ко всем видам премий, которые входят в состав заработной платы согласно законодательству и локальным нормативным актам организации.
На районный коэффициент начисляется ли на премию районный коэффициент 4 раза.
Начисление коэффициента на премии в неполном размере
В некоторых случаях премии могут начисляться работникам не в полном, а в уменьшенном размере. Это может быть связано с невыполнением плановых показателей, нарушением трудовой дисциплины и другими факторами.
Согласно разъяснениям Минтруда России, при начислении неполной премии также необходимо применять районный коэффициент (Письмо Минтруда России от 27.09.2022 No ПГ/23987-6-1).
Порядок расчета премии в неполном размере с учетом районного коэффициента:
- Определяется неполный размер премии исходя из установленных в организации правил ее начисления;
- Полученная сумма умножается на районный коэффициент;
- Результатом является сумма премии к выплате с учетом коэффициента.
Таким образом, даже если премия начисляется не в полном объеме, на нее распространяется действие районного коэффициента.
Особенности применения коэффициента к единовременным премиям
В отношении единовременных премий к праздникам и юбилеям порядок применения районного коэффициента законодательно не урегулирован.
С одной стороны, такие премии не относятся к системе оплаты труда и стимулированию работников. С другой стороны, они все же являются доходом сотрудников, получаемым в районах Крайнего Севера.
В Постановлении Минтруда РФ от 12 сентября 2019 г. No 625 указано, что единовременное премирование, не предусмотренное системой оплаты труда, не образует заработную плату и не включает районный коэффициент.
Однако работодатели вправе принять решение о применении коэффициента и к таким премиям в целях социальной поддержки работников. Это не противоречит трудовому законодательству.
Особенности начисления коэффициента на годовую премию
Годовая премия относится к системе оплаты труда и стимулирования работников. Соответственно, на нее в обязательном порядке начисляется районный коэффициент.
При этом возможны два варианта начисления коэффициента на годовую премию:
- Единовременное начисление после расчета всей суммы годовой премии;
- Ежемесячное начисление исходя из месячной доли годовой премии.
Второй вариант позволяет равномерно распределить начисление районного коэффициента на премию в течение всего года.
Порядок начисления коэффициента целесообразно закрепить в локальном нормативном акте организации, регулирующем премирование сотрудников.
Особенности начисления коэффициента на единовременную премию
Единовременные премии могут начисляться работникам в связи с юбилеями, профессиональными праздниками, выходом на пенсию и другими событиями.
Как отмечалось ранее, к таким премиям законодательство не обязывает применять районный коэффициент, однако работодатель вправе это сделать по своему усмотрению.
При начислении коэффициента на единовременную премию рекомендуется закрепить соответствующий порядок расчета в локальном нормативном акте организации.
Особенности применения коэффициента к премиям в бюджетных учреждениях
В бюджетных учреждениях на премии работников также начисляется районный коэффициент в обязательном порядке. Это касается как регулярных, так и разовых премий.
Однако в бюджетных организациях существуют ограничения на размер премий - они не могут превышать определенного процента от оклада (например, 100%).
Чтобы не нарушать эти ограничения при применении районного коэффициента, рекомендуется закладывать максимальный размер премии без учета коэффициента.
Особенности начисления коэффициента на премии по итогам работы за месяц
Премии по итогам работы за месяц являются составной частью заработной платы работника. Соответственно, на них в обязательном порядке распространяется действие районного коэффициента.
Порядок расчета такой премии с коэффициентом:
- Рассчитывается сумма месячной премии в соответствии с положением об оплате труда;
- Эта сумма умножается на размер районного коэффициента;
- Полученный результат и будет итоговой суммой к выплате.
Важно, чтобы в положении о премировании был закреплен расчет месячной премии без учета коэффициента, а его начисление производилось отдельно.
Начисление коэффициента на премии работающим по совместительству
На работников, занятых по совместительству, также распространяется действие районного коэффициента. Он начисляется на все виды выплат, которые входят в состав заработной платы по совместительству.
Особенности применения коэффициента к премиям совместителей:
- Коэффициент начисляется в полном размере, без учета неполного рабочего времени;
- Применяется ко всем видам премий, предусмотренных в трудовом договоре;
- Учитываются ограничения на размер премий совместителей в процентах от оклада.
Таким образом, статус совместителя не является основанием для отказа в начислении или снижения размера районного коэффициента.
Порядок учета премий с коэффициентом в бухгалтерском и налоговом учете
В бухгалтерском учете премии отражаются в составе расходов на оплату труда. При этом районный коэффициент выделяется отдельной строкой.
В налоговом учете премии, на которые начисляется коэффициент, уменьшают базу по налогу на прибыль. НДФЛ и страховые взносы рассчитываются от общей суммы премии с коэффициентом.
Для удобства учета рекомендуется в первичных документах по начислению премий разделять:
- Сумму самой премии;
- Сумму районного коэффициента.
Отражение районного коэффициента в справках о доходах
Сумма районного коэффициента, начисленного на премии работника, подлежит включению в его общий годовой доход.
В справках 2-НДФЛ и по форме Банка России о доходах работника за год указывается общая сумма премий с коэффициентом. При этом разделение на премию и коэффициент не производится.
Такой порядок отражения доходов установлен в письме ФНС России от 04.03.2022 No БС-4-11/3402@ «О заполнении справок о доходах физических лиц».
