Накладная на внутреннее перемещение - важный документ для учета движения товарно-материальных ценностей внутри организации. Правильное оформление такой накладной позволяет избежать ошибок и неточностей в учете. Давайте разберемся, как правильно заполнять эту форму.
Что такое внутреннее перемещение и зачем оно нужно
Внутреннее перемещение - это передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между структурными подразделениями одной организации. Оно может осуществляться между складами, отделами, цехами и другими подразделениями.
Основные цели внутреннего перемещения ТМЦ:
- Обеспечение производственного процесса сырьем, материалами, комплектующими
- Передача готовой продукции со склада в торговый зал или отдел сбыта
- Возврат товаров от покупателей обратно на склад
- Перераспределение ТМЦ между складами
К основным причинам внутреннего перемещения ТМЦ относятся:
- Необходимость обеспечить производство сырьем и материалами
- Потребность в перемещении готовой продукции в торговый зал
- Возврат товаров от покупателей
- Выравнивание остатков ТМЦ на разных складах
Таким образом, внутреннее перемещение позволяет оптимизировать использование запасов внутри предприятия.
Какие документы применяются при внутреннем перемещении
Основным документом, оформляющим внутреннее перемещение, является накладная ТОРГ-13. Она применяется в следующих случаях:
- Передача материалов со склада в производство
- Перемещение товаров между складами
- Передача готовой продукции в торговый зал
- Возврат товаров от покупателей
- Перевозка товаров между структурными подразделениями
- Другие случаи перемещения ТМЦ внутри организации
Для учета внутреннего перемещения основных средств используется отдельный документ - накладная по форме ОС-2.
Также могут применяться специальные формы документов для отдельных видов ТМЦ: продуктов, товаров в оборотной таре, строительных материалов и др.
Порядок заполнения накладной на внутреннее перемещение ТОРГ-13
При заполнении накладной ТОРГ-13 нужно соблюдать следующие общие требования:
- Указываются реквизиты организации, в которой происходит перемещение ТМЦ
- Заполняются данные о структурных подразделениях-отправителе и получателе
- Полностью перечисляются наименования и характеристики перемещаемых ТМЦ
- Указываются количество, цена и общая стоимость по каждому ТМЦ
- Проставляются подписи материально ответственных лиц
В верхней части формы указывается полное наименование организации, ее юридический адрес и прочие реквизиты. Затем заполняются графы о отправителе и получателе ТМЦ.
Далее перечисляются конкретные материальные ценности, по каждой из которых указываются наименование, характеристики, количество и стоимость. Итоговые суммы проставляются внизу на лицевой и оборотной стороне формы.
В завершение накладная подписывается материально ответственными лицами структурных подразделений, участвующих во внутреннем перемещении ТМЦ.
Правила хранения и передачи накладной ТОРГ-13
Накладная на внутреннее перемещение ТМЦ оформляется в 2 экземплярах, один из которых передается отправителю, а второй - получателю. Первый экземпляр накладной остается у подразделения, которое передало ТМЦ, и служит основанием для их списания.
Второй экземпляр передается подразделению-получателю и является основанием для оприходования ТМЦ. Оба экземпляра накладной в последующем сдаются в бухгалтерию организации, где на их основании вносятся соответствующие записи в регистры бухучета.
Бланк формы ТОРГ-13 должен храниться в бухгалтерии в течение срока, установленного в учетной политике организации (но не менее 3 лет).
Особенности составления накладной при разных видах перемещения ТМЦ
При оформлении накладной на внутреннее перемещение для разных операций могут быть определенные особенности:
- При передаче материалов в производство указывается цех или участок
- При возврате товаров от покупателя указывается его ФИО
- При перемещении скоропортящейся продукции указывается срок годности
- При передаче товаров в розничный магазин может указываться номер кассового аппарата
Таким образом, в зависимости от характера перемещения в накладную могут вноситься дополнительные сведения.
Рекомендации по заполнению накладной без ошибок
Чтобы избежать ошибок при заполнении накладной ТОРГ-13, рекомендуется:
- Проверять реквизиты организации
- Сверять наименования ТМЦ с фактически передаваемыми ценностями
- Аккуратно указывать количество передаваемых ТМЦ
- Убедиться в корректности указанных цен
- Следить за итоговыми суммами
Также после заполнения рекомендуется сверить данные в обоих экземплярах накладной.
Соблюдение этих простых рекомендаций позволит избежать многих ошибок при заполнении накладной и последующем учете внутреннего перемещения ТМЦ.
Автоматизация учета внутреннего перемещения ТМЦ
Для упрощения учета внутренних перемещений ТМЦ рекомендуется использовать специальные программы, например:
- 1С
- Галактика
- Корпоративный менеджер
Автоматизация позволяет:
- Быстро оформлять накладные
- Избегать ошибок при ручном заполнении
- Оперативно отражать движение ТМЦ в учете
Таким образом, использование специализированных программ значительно упрощает работу с документами по внутреннему перемещению ТМЦ.
Особенности учета внутреннего перемещения в разных организациях
Порядок учета внутреннего перемещения ТМЦ может отличаться в зависимости от специфики деятельности организации:
- В производственных компаниях основные перемещения происходят между складами и цехами
- В торговых организациях часты перемещения между складами и магазинами
- В медицинских учреждениях важно отражать сроки годности перемещаемых медикаментов
Также есть отраслевые особенности по перечню используемых документов и учетных регистров.
Ошибки при заполнении накладной ТОРГ-13 и их последствия
Типичные ошибки при оформлении накладной на внутреннее перемещение:
- Неверные или неточные наименования ТМЦ
- Неправильно указанное количество
- Неправильные цены или суммы
- Отсутствие подписей в накладной
Подобные ошибки приводят к искажениям в бухгалтерском и налоговом учете, что чревато штрафами при проверках.
Ответственность за нарушение правил учета внутреннего перемещения ТМЦ
За нарушения при учете внутреннего перемещения ТМЦ предусмотрена административная и уголовная ответственность.
К административным нарушениям относятся:
- Нарушение сроков хранения документов
- Несвоевременная сдача отчетности
Уголовная ответственность наступает в случаях умышленного искажения учетных данных, повлекшего крупный ущерб.
Рекомендации по предотвращению нарушений
Чтобы избежать нарушений при учете внутренних перемещений ТМЦ, рекомендуется:
- Использовать типовые формы документов
- Соблюдать порядок документооборота
- Регулярно проводить инвентаризацию
- Автоматизировать учетные процессы
- Повышать квалификацию бухгалтеров
Соблюдение этих несложных рекомендаций позволит минимизировать риск ошибок и нарушений в процессе учета внутреннего перемещения ТМЦ.
