Образец выписки из штатного расписания. Образец заполнения штатного расписания

Порядок составления и выдачи выписок из кадровых документов регламентирован Трудовым кодексом. Но на практике возникает множество вопросов. Давайте разберемся, как правильно составить выписку из штатного расписания, заполнить ее и заверить.

1. Что такое штатное расписание и зачем оно нужно

Штатное расписание – это основной документ, регламентирующий организационную структуру и штатную численность персонала в организации. Он содержит перечень должностей, количество штатных единиц по каждой должности, размеры должностных окладов.

Штатное расписание позволяет:

• определить оптимальную структуру и численность персонала;
• рационально распределить обязанности между работниками;
• установить размер заработной платы;
• обеспечить эффективное использование фонда оплаты труда.

Порядок разработки и утверждения штатного расписания устанавливается Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации один раз в год, как правило, перед началом календарного года. В течение года в него могут вноситься изменения отдельными приказами.

2. Кто имеет право получить выписку из штатного расписания

Согласно Трудовому кодексу РФ, работник имеет право получить от работодателя выписку из любого документа, относящегося к его работе. Это касается и выписки из штатного расписания.

Кроме того, выписку из штатного расписания могут запросить:

• Налоговые органы
• Пенсионный фонд
• Фонд социального страхования
• Банки
• Аудиторские компании
• Организации, проводящие специальную оценку условий труда

Работодатель обязан предоставить заверенную выписку из штатного расписания по запросу этих организаций. При этом в выписке для внешних получателей можно не указывать размер заработной платы работников, поскольку эта информация относится к коммерческой тайне.

3. Какие сведения включают в выписку из штатного расписания

Состав информации, включаемой в выписку из штатного расписания, зависит от того, кто является получателем.

Для работника в выписке указывают:

• наименование его должности;
• количество штатных единиц по этой должности;
• размер должностного оклада.

Для внешних получателей в выписку обычно включают только наименование должностей и количество штатных единиц. Размер заработной платы можно не указывать.

При составлении выписки не рекомендуется включать:

• реквизиты и печать организации;
• номер и дату утверждения штатного расписания;
• подписи руководителей.

Эти данные относятся только к оригиналу штатного расписания.

4. Порядок оформления выписки из штатного расписания

Выписка из штатного расписания оформляется на основании письменного заявления работника или запроса внешней организации.

Согласно ТК РФ, работодатель обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней.

Выписка может быть оформлена:

• в свободной форме на фирменном бланке;
• с использованием унифицированной формы Т-3;
• машинописным способом или от руки.

В выписке обязательно указывают:

• наименование организации;
• дату составления выписки;
• должность и ФИО работника (для выписки по запросу сотрудника);
• сведения из штатного расписания в необходимом объеме.

После внесения данных выписка подлежит заверению руководителем организации или кадровой службой.

5. Правила заверения выписки из штатного расписания

Чтобы придать выписке юридическую силу, ее нужно заверить печатью организации и подписью уполномоченного лица.

Выписку может заверять:

• руководитель организации;
• руководитель кадровой службы;
• иной сотрудник, уполномоченный приказом.

При заверении указывают:

• должность лица, заверившего выписку;
• его подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
• дату заверения;
• оттиск печати организации (при наличии).

Если выписка состоит из нескольких листов, их нужно пронумеровать, прошить и заверить на месте сшивки.

6. Регистрация и выдача выписки из штатного расписания

Все выданные выписки регистрируются в журнале учета кадровых документов. В нем указывают:

• дату выдачи выписки;
• ФИО и должность работника, которому выдана выписка;
• цель получения выписки;
• должность и подпись лица, получившего выписку.

Работнику выписка выдается на руки под подпись в журнале учета. Выписка для сторонних организаций направляется по почте с уведомлением и описью вложения или передается курьеру под подпись.

Если выписка не была предоставлена в установленный срок, работник или организация-заявитель вправе обжаловать действия работодателя в инспекцию труда или суд.

Таким образом, были рассмотрены основные правила оформления и выдачи выписки из штатного расписания.

7. Срок действия и хранение выписки из штатного расписания

Выписка из штатного расписания действительна в течение календарного года, на который утверждено само штатное расписание. Это связано с тем, что штатное расписание пересматривается и утверждается заново каждый год.

Если в течение года в штатное расписание были внесены изменения, соответствующие выписки также теряют силу и при необходимости выдаются новые.

Оригиналы выписок из штатного расписания хранятся в отделе кадров организации вместе с личными делами работников, для которых они были оформлены. Срок хранения - не менее 75 лет.

8. Различия между выпиской и копией штатного расписания

Не стоит путать понятия "выписка из штатного расписания" и "копия штатного расписания". Это разные документы.

Копия штатного расписания в точности воспроизводит оригинал со всеми реквизитами и подписями. Выписка же содержит лишь часть сведений из штатного расписания.

Копия используется внутри организации, например передается в бухгалтерию. Выписка предоставляется по запросу работников и внешних организаций.

Таким образом, копия и выписка отличаются объемом информации и целями использования.

9. Типичные ошибки при составлении образца выписки из штатного расписания

Образец. Чтобы избежать проблем при работе с выпиской из штатного расписания, следует учитывать типичные ошибки:

• Нарушение сроков предоставления выписки (более 3 рабочих дней);
• Несоответствие данных выписки информации из штатного расписания;
• Отсутствие обязательных реквизитов: даты, подписи, печати;
• Выдача выписки без регистрации в журнале;
• Указание в выписке излишней информации (окладов, телефонов, печати).

Чтобы их избежать, рекомендуется использовать типовые формы выписок и проверять правильность заполнения.

10. Ответственность за нарушение порядка оформления выписки из штатного расписания

За нарушение порядка работы с выпиской из штатного расписания работодатель и виновные лица могут быть привлечены к ответственности.

Если выписка не была предоставлена в срок, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда. Тогда компании грозит штраф до 50 000 рублей.

Если в результате предоставления недостоверной выписки работнику был причинен моральный или материальный ущерб, он вправе требовать его возмещения.

Также работник, виновный в нарушении порядка оформления выписки, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения.

11. Полезные советы по оформлению образца выписки из штатного расписания

Образец. Чтобы обезопасить себя при работе с выписками из штатного расписания, рекомендуем:

• Использовать типовые формы выписок;
• Проверять соответствие данных выписки оригиналу ШР;
• Соблюдать сроки оформления выписки;
• Включать в выписку только необходимый объем данных;
• Правильно оформлять и регистрировать выписку.

Это позволит избежать ошибок и обеспечить законность оформления выписки.

12. Пошаговая инструкция по оформлению выписки из штатного расписания

Рассмотрим пошаговый алгоритм оформления выписки из штатного расписания:

1. Получить от работника письменное заявление на предоставление выписки или запрос от сторонней организации.
2. Определить необходимый объем данных для включения в выписку.
3. Взять бланк выписки или подготовить чистый лист с реквизитами.
4. Заполнить реквизиты: наименование организации, дату составления выписки.
5. Внести в выписку информацию из штатного расписания в необходимом объеме.
6. Проверить правильность внесенных данных путем сверки с оригиналом ШР.
7. Заверить выписку подписью уполномоченного лица и печатью организации.
8. Зарегистрировать выписку в журнале учета кадровых документов.
9. Передать заверенную выписку работнику или направить в стороннюю организацию.

Соблюдение этого алгоритма позволит правильно оформить выписку из штатного расписания.

13. Пример образца выписки из штатного расписания

Образец. Рассмотрим пример заполнения выписки из штатного расписания:

Подпись, печать организации

14. Проверка правильности оформления выписки из штатного расписания

Чтобы удостовериться в правильности оформления выписки, проверьте:

• Наличие всех обязательных реквизитов;
• Соответствие данных выписки информации в штатном расписании;
• Соблюдение сроков составления выписки;
• Правильность заверения выписки (подпись, печать);
• Регистрацию выписки в журнале учета.

Такая проверка позволит минимизировать риск ошибок и нарушений при работе с выпиской из штатного расписания.