Чековая книжка - это ценный финансовый документ, позволяющий организациям снимать наличные деньги со своего расчетного счета в банке. Однако далеко не все знают, как правильно заполнять чековую книжку и денежный чек, чтобы избежать ошибок. Давайте разберемся с особенностями оформления чековой книжки по последним правилам ЦБ РФ.
Что такое чековая книжка и зачем она нужна
Чековая книжка - это сброшюрованная книжка, содержащая определенное количество бланков денежного чека. Каждый такой бланк представляет собой распоряжение владельца счета банку о выдаче указанной суммы наличных предъявителю этого документа.
Компании используют чековые книжки для получения наличных денег со своих расчетных счетов на различные хозяйственные нужды: выплату зарплат сотрудникам, возмещение командировочных расходов, оплату товаров и услуг поставщикам и т.д.
Чтобы начать пользоваться чековой книжкой, организация должна направить заявление в обслуживающий банк с просьбой выдать чековую книжку. Банк предоставляет такую книжку после рассмотрения заявления.
Основное преимущество расчетов посредством чеков - возможность оперативно получать наличные деньги, не дожидаясь сроков исполнения платежных поручений.
Так выглядит чековая книжка, содержащая бланки денежного чека.
Кто может пользоваться чековой книжкой в компании
Чековой книжкой могут пользоваться только определенные должностные лица компании:
- Руководитель организации
- Главный бухгалтер
- Иные сотрудники, уполномоченные отдельным приказом или доверенностью руководителя
Обычным кассирам или другим работникам категорически запрещено самостоятельно заполнять и использовать чеки из чековой книжки компании.
Саму чековую книжку рекомендуется хранить в сейфе организации или ином надежно защищенном месте, исключающем доступ посторонних лиц.
Обязательные реквизиты заполнения чека
При заполнении бланка денежного чека нужно следовать определенному порядку:
- Сначала заполняется корешок чека (левая часть бланка)
- Затем заполняется отрывная часть чека (правая часть бланка)
В корешке обязательно указываются:
- ФИО лица, получающего деньги
- Дата получения денег
- Сумма выданных средств
В отрывной части чека обязательны следующие реквизиты:
- Наименование чекодателя (организации)
- Номер расчетного счета чекодателя
- Сумма цифрами
- Город выписки чека
- Дата выписки
- Наименование обслуживающего банка
- ФИО получателя полностью
- Сумма прописью
- Подписи уполномоченных лиц банка
Особое внимание следует уделить правильному написанию суммы прописью во избежание ошибок и неточностей.
Правила заполнения второй стороны чека
На оборотной стороне чека указываются следующие обязательные реквизиты:
- Подпись получателя наличных
- Паспортные данные получателя (серия, номер, кем и когда выдан)
- Номер и дата ордера КО по приходу денег в кассу компании
- Разбивка суммы чека по целям расходования средств
Для обозначения направлений расходования наличности используются специальные цифровые коды-символы:
- 40 - на зарплату и выплаты сотрудникам
- 42 - на командировочные расходы
- 50 - на страховые выплаты
- 53 - на хозяйственные нужды
Типичные ошибки при заполнении чека
Часто встречаются следующие типичные ошибки:
- Исправления и помарки
- Нарушение последовательности использования бланков
- Некорректное указание обязательных реквизитов
- Отсутствие необходимых подписей на чеке
Любая из этих ошибок может привести к отказу банка в выдаче денег по чеку.
Срок действия и правила хранения чеков
Выписанный чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки. После окончания этого срока по чеку уже нельзя получить деньги.
Использованные чековые книжки хранятся в компании в течение 5 лет в специально отведенном месте.
Таким образом, соблюдая все правила заполнения чековой книжки и денежного чека, можно избежать типичных ошибок и проблем с получением наличных средств. Главное - внимательность и аккуратность!
Порядок получения чековой книжки
Чтобы получить чековую книжку, организация должна подать заявление в банк по установленной форме. В заявлении указываются:
- полное наименование организации;
- номер расчетного счета, открытого в банке;
- количество бланков чеков, необходимых организации.
К заявлению прилагается карточка с образцами подписей должностных лиц организации, которые будут подписывать чеки и корешки.
Банк рассматривает заявление и в течение 5 рабочих дней уведомляет организацию о готовности выдать запрошенную чековую книжку. Получить чековую книжку может руководитель организации или иное должностное лицо по доверенности.
Порядок использования чековой книжки
Чтобы использовать чековую книжку для получения наличных средств, организация должна предварительно перечислить необходимую сумму на специальный счет в банке (счет депонирования средств). Это делается для того, чтобы при предъявлении чека в банк деньги уже были зарезервированы на счете организации.
После депонирования средств уполномоченное лицо заполняет чек, указывая в нем сумму, получателя, дату и другие обязательные реквизиты. Заполненный чек предъявляется в банк, после чего наличные выдаются предъявителю.
Неиспользованные в течение 10 дней чеки и остаток депонированных средств возвращаются в банк. Срок действия чековой книжки не ограничен.
Бухгалтерский учет операций с чековой книжкой
В бухгалтерском учете операции с чеками отражаются следующим образом:
- Приход чековой книжки на забалансовый учет: Дебет 006 Кредит -
- Перечисление средств на депонирование: Дебет 55.2 Кредит 51
- Выдача денег по чеку: Дебет 60 Кредит 55.2
- Возврат остатка депонированных средств: Дебет 51 Кредит 55.2
Таким образом, операции по депонированию и использованию средств чековой книжки находят отражение в бухгалтерском учете организации.
Особенности чековой книжки Сбербанка
Бланк чековой книжки Сбербанка ничем принципиально не отличается от чековых книжек других банков. Он также состоит из корешка и отрывной части. Обязательные реквизиты чека Сбербанка те же, что и у других банков.
Однако Сбербанк устанавливает минимальную сумму денежного чека - 15000 рублей. Также в Сбербанке чек действителен 5 рабочих дней, а не 10 календарных. В остальном порядок оформления и использования чеков Сбербанка не отличается от общих правил.
Электронная чековая книжка
С развитием электронных технологий появилась возможность использования электронной чековой книжки. Она представляет собой электронное хранилище бланков чеков, доступ к которому осуществляется через интернет-банк.
Электронная чековая книжка имеет ряд преимуществ:
- Удобство и оперативность оформления чеков
- Отсутствие риска утери или кражи книжки
- Экономия времени на получение бумажной книжки
Однако электронные чеки пока не получили широкого распространения. Бумажные чековые книжки по-прежнему используются чаще.
Причины отказа банка в выдаче денег по чеку
Даже при правильном оформлении чека банк может отказать в выдаче денег. Основные причины отказа:
- Недостаточность или отсутствие депонированных средств
- Истечение срока действия чека
- Несоответствие подписей на чеке и в карточке с образцами подписей
- Наличие подчисток, помарок, исправлений на чеке
- Несоответствие номера предъявленного чека и очередности использования в книжке
Поэтому при оформлении чека нужно тщательно проверять все его реквизиты, чтобы избежать отказа в выдаче средств.
Риски при работе с чековой книжкой
Работа с чековой книжкой связана с определенными рисками:
- Риск хищения или подделки чека
- Риск неправомерного использования чековой книжки работниками
- Риск утраты неиспользованных чеков
Чтобы минимизировать эти риски, следует:
- Хранить книжку в недоступном для посторонних месте
- Выдавать доверенности на право использования чековой книжки только проверенным сотрудникам
- Тщательно контролировать очередность использования чеков в книжке
Штрафы за нарушение порядка работы с чеками
За нарушение порядка работы с чеками и чековыми книжками предусмотрена административная ответственность.
Чековая книжка, образец заполнения которой регулируется ЦБ РФ, относится к документам строгой отчетности. Нарушение порядка ее ведения и хранения влечет наложение административного штрафа:
- На должностных лиц - от 1 тыс. до 2 тыс. рублей
- На юридических лиц - от 10 тыс. до 20 тыс. рублей
Также предусмотрена уголовная ответственность за мошенничество с использованием чеков.
Чековая книжка в эпоху цифровизации
Несмотря на развитие электронных платежных систем, чековая книжка, образец заполнения которой устанавливает ЦБ РФ, до сих пор не утратила актуальности. У нее есть ряд преимуществ:
- Простота и наглядность оформления
- Юридическая значимость чека как документа
- Возможность контроля очередности использования чеков
Поэтому в ближайшее время отказ от бумажных чеков в пользу электронных вряд ли произойдет. Чековая книжка еще долго будет использоваться наравне с другими способами расчетов.
