Бухгалтерский учет - важнейшая часть работы любой организации. От того, насколько правильно ведется учет, зависит финансовое благополучие компании. Один из ключевых документов в бухучете - мемориальный ордер. Давайте разберемся, как правильно его заполнять.
Что такое мемориальный ордер и зачем он нужен
Мемориальный ордер - это первичный учетный документ, который отражает хозяйственные операции организации в хронологическом порядке с указанием корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.
Основными целями использования мемориального ордера являются:
- Систематизация информации о хозяйственных операциях организации
- Группировка однотипных фактов хозяйственной жизни
- Обобщение данных аналитического учета по счетам синтетического учета
Мемориальный ордер применяется организациями для оформления бухгалтерских записей по любым операциям, если первичные учетные документы по ним не содержат реквизитов для формирования бухгалтерской проводки.
Основные функции мемориального ордера:
- Группировка однородных хозяйственных операций
- Хронологическая систематизация данных
- Обеспечение взаимосвязи между синтетическим и аналитическим учетом
- Контроль за совершением хозяйственных операций
Использование мемориальных ордеров имеет ряд преимуществ:
- Повышается оперативность учета
- Облегчается составление отчетности
- Ускоряется обобщение данных в регистрах бухучета
- Появляется возможность автоматизировать процессы учета и отчетности
Нормативно-правовое регулирование мемориальных ордеров
Порядок применения мемориальных ордеров регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ
- Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"
- Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения бухгалтерского учета производных финансовых инструментов"
- Внутренние регламенты организации по ведению бухучета и документооборота
Виды мемориальных ордеров
Существует несколько разновидностей мемориальных ордеров, которые применяются в зависимости от вида учитываемых операций:
- По видам хозяйственных операций: на оплату труда, выдачу подотчетных сумм, списание материалов и т.д.
- По структурным подразделениям организации
- В разрезе синтетических счетов бухучета
- Для учета операций по расчетному счету
- Для отражения кассовых операций
- Для учета расчетов с подотчетными лицами
- С раздельным учетом НДС
Также могут применяться сводные и специализированные мемориальные ордера.
Форма мемориального ордера и обязательные реквизиты
Мемориальный ордер заполняется по унифицированной форме No 0401108, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 No 88.
Обязательными реквизитами мемориального ордера являются:
- Наименование документа (мемориальный ордер)
- Дата составления
- Номер документа
- Содержание хозяйственной операции
- Сумма операции
- Корреспондирующие счета бухучета (дебет/кредит)
- Подпись главного бухгалтера
Номер мемориального ордера должен быть сквозным с начала года.
Для удобства заполнения на бланке мемориального ордера предусмотрены графы для всех обязательных реквизитов.
Порядок заполнения мемориального ордера
Рассмотрим подробную пошаговую инструкцию по заполнению мемориального ордера.
- В поле "Наименование документа" пишем "Мемориальный ордер"
- Указываем дату составления мемориального ордера
- Присваиваем порядковый номер мемориального ордера.
Нумерация сквозная с начала года. - В поле "Содержание хозяйственной операции" кратко указываем суть операции. Например, "Списание материалов на производство продукции".
- Указываем сумму мемориального ордера. Сумма должна быть равна обороту по дебетуемому счету.
- Заполняем реквизиты дебетуемого и кредитуемого счетов бухучета. Например: Дебет сч. 10 "Материалы" Кредит сч. 20 "Основное производство"
- Мемориальный ордер подписывает главный бухгалтер или его заместитель.
При заполнении мемориального ордера следует избегать типичных ошибок:
- Некорректное отражение корреспонденции счетов
- Несоответствие сумм в графах дебет/кредит
- Отсутствие подписи главного бухгалтера
- Неправильная нумерация ордеров
Таким образом, при соблюдении всех правил мемориальный ордер будет заполнен корректно.
Приложения к мемориальному ордеру
К мемориальному ордеру в обязательном порядке прилагаются следующие документы:
- Первичные учетные документы, которые послужили основанием для составления мемориального ордера (накладные, акты, счета и т.д.)
- Расчетно-платежные документы при их наличии (платежные поручения, объявления на взнос наличными)
Приложенные документы должны быть заверены подписью главного бухгалтера.
Для электронных документов вместо подписи указываются реквизиты, позволяющие их идентифицировать.
Если на основании одного первичного документа составляется несколько мемориальных ордеров, то этот документ прилагается только к одному из них, а в остальных указывается номер того мемориального ордера, к которому приложен документ.
Порядок регистрации мемориальных ордеров
Все оформленные мемориальные ордера подлежат обязательной регистрации в специальном журнале регистрации в хронологическом порядке по датам составления.
В журнале регистрации указываются:
- Порядковый номер записи
- Дата составления мемориального ордера
- Номер мемориального ордера
- Краткое содержание операции
- Сумма по дебету
- Сумма по кредиту
Нумерация мемориальных ордеров и записей в журнале регистрации должна быть сквозной с начала года.
Регистрация мемориальных ордеров нужна для контроля их выписки и отражения в учете. Также по журналу регистрации можно выявить возможные ошибки в нумерации и проведении операций.
Если в процессе регистрации выявлены ошибки, то мемориальный ордер подлежит замене. При этом в журнале делается запись "Ордер No... аннулирован, составлен новый ордер No..."
Использование мемориальных ордеров для учета отдельных операций
Рассмотрим особенности применения мемориальных ордеров для учета некоторых хозяйственных операций.
Учет операций с подотчетными лицами
При выдаче денежных средств под отчет работнику организации составляется мемориальный ордер:
Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса"
При предоставлении работником авансового отчета составляется мемориальный ордер:
Дебет счета затрат Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Отражение внутрихозяйственных расчетов
При подразделениями организации составляется мемориальный ордер:
Дебет счета подразделения-получателя Кредит счета подразделения-отправителя
Такой порядок позволяет отразить движение активов внутри организации и сохранить сальдо по этим счетам на отчетную дату.
Учет кассовых операций
При поступлении денежных средств в кассу отражается дебет счета 50 "Касса" и кредит соответствующих счетов доходов, расчетов и т.п.
Например, при оплате от покупателя:
Дебет 50 "Касса" Кредит 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
Аналогично оформляется мемориальный ордер при выдаче денег из кассы - кредит счета 50 "Касса".
Учет расчетов с бюджетом
Начисление НДС отражается проводкой:
Дебет счета затрат/расходов Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"
Перечисление НДС в бюджет:
Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 51 "Расчетные счета"
Аналогичным образом учитываются другие налоги и взносы.
Начисление амортизации
Ежемесячное начисление амортизации основных средств:
Дебет счетов затрат/расходов Кредит 02 "Амортизация основных средств"
Таким образом, мемориальный ордер позволяет систематизировать и группировать учет однотипных операций.
Особенности составления мемориального ордера при разных формах бухучета
Порядок применения мемориальных ордеров может отличаться в зависимости от выбранной организацией формы бухгалтерского учета.
Мемориальный ордер при журнально-ордерной форме учета
При журнально-ордерной форме бухучета мемориальный ордер является основным учетным регистром. В нем хронологически систематизируется вся информация об операциях организации.
Мемориальный ордер в данном случае выполняет функции как первичного учетного документа, так и учетного регистра.
Мемориальный ордер при автоматизированной форме учета
При автоматизированной форме бухучета мемориальный ордер составляется в электронном виде на основе данных из программы.
В этом случае мемориальный ордер выполняет контрольную функцию - позволяет проверить правильность отражения операций в программе.
Мемориальный ордер при упрощенной форме учета
Для организаций и ИП на упрощенной системе налогообложения применение мемориальных ордеров не является обязательным.
Тем не менее, мемориальные ордера могут использоваться для систематизации данных о хозяйственных операциях.
Особенности составления мемориального ордера для отдельных организаций
Рассмотрим особенности заполнения мемориальных ордеров для некоторых организаций:
- Мемориальные ордера в банках. В банках для мемориальных ордеров предусмотрена специальная форма No 0401107. Обязательными реквизитами являются счета корреспондентов.
- Мемориальные ордера в бюджетных учреждениях. В бюджетных учреждениях мемориальный ордер составляется с применением бюджетной классификации. Обязательно указываются коды КОСГУ в графах аналитического учета.
- Мемориальные ордера на малых предприятиях. На малых предприятиях мемориальные ордера могут заполняться в произвольной форме, главное - содержать обязательные реквизиты.